予実管理の重要性や進め方とは？課題を解決して企業成長につなげる

更新日：2024.02.19　/　営業管理のコツ

予実管理を行うことで、目標に対しての実態が把握でき、分析や改善ができます。予実管理の概要と具体的な手順、予実管理で注意したいポイントを解説します。

予実管理は、あらかじめ設定した予算と実績を比較することで、原因の分析や改善を行う予算管理手法のひとつです。多くの企業では期初に事業計画を立てて、目標に応じた予算を組むでしょう。予実管理を行うことで、目標に対しての実態が把握でき、分析や改善が可能です。

ここでは、予実管理の概要と具体的な手順のほか、予実管理で注意したいポイントについて解説します。

予実管理とは予算と実績を管理すること

予算とは業績の数値目標であり、予実管理とは予算と実績を管理することです。予算と実績の差異の原因は何なのかを分析し、差異が生まれた原因や解決策を検討して、目標に向かって柔軟に軌道修正するための手法です。

予実管理が必要な理由

予実管理を行うことで、自社の状況が定量的に把握できます。目標だけを立てて、途中段階で実際の売上や経費・達成率の差異を評価しなければ、達成に近づけているのかどうかがわかりません。途中段階の目標をクリアできているのであれば、その要因を分析することで今後の目標達成に活かせます。

クリアできていない場合、例えばある部署が赤字を計上していたとして、内訳がわかれば売上が低迷しているのか、売上に対してコストが大きすぎるのかがわかるでしょう。何がどれだけ足りていないのかが数値で把握でき、課題解決のためにすべきことがわかって、目標達成に近づくことができます。

また、上場企業の場合は、業績予想開示を行う必要があり、証券取引所に予算実績比較表を提出する必要があります。事業運営の中で予算を修正しなければならないケースもありますが、その際もどの程度修正するか検討するために、予実管理が役立つでしょう。

予実管理と前年対比の違い

経営状態を確認する際に、指標として「前年対比（昨対）」が使われることがよくあります。前年対比は前期の数字との比較で今期の業績を確認するもので、予実管理と同様に目標管理の手法のひとつです。しかし、前年対比の場合、前期と今期の状況が大きく異なる場合、業績を正しく評価することができません。

例えば、新型コロナウイルス感染症の流行によって、多くの企業の売上や人件費が前期とは大きく変わったでしょう。たまたま自社の商品がSNSでトレンドになった、ライバル企業が新店舗をオープンさせたなど、企業の努力とは無関係に売上が大きく変わるケースもあります。

環境の変化を受けていない場合は前年対比でも問題ありませんが、そうでないものは予実管理のほうが迅速な判断が可能です。

予実管理の手順

実際に予実管理を行う場合は、どのように進めて行けばいいのでしょうか。具体的な手順について解説します。

1.予算の目標を立てる

予実管理は、予算の目標を立てることから始まります。このとき重要なのは、企業が成長を目指しつつ、現実的に達成可能な目標を立てることです。

実績が届かないことが明確な高すぎる理想を掲げても、比較や分析を行う意味がありません。かといって、楽々と達成できる目標では、企業が成長できないでしょう。過去の数字も参考にしながら、経営目標や戦略にもとづいて努力すれば達成できる、実現可能な目標を立ててください。

2.KPI（中間目標）と実施スケジュールを考える

立てた予算に対し、部門やプロジェクトに落とし込んだKPI（中間目標）を設定します。できるだけ部門やプロジェクトごとに明確なKPI（中間目標）を設定しましょう。どのくらいでKPIを達成するのか、スケジュールも決めておいてください。

3.予算と実績を比較する

予算と実績の差異を比較・分析し、課題を見つけます。このとき、経常利益ではなく、販管費を引いた営業利益に注目することが重要です。売上が多くても、経費がそれより多くかかっていれば赤字になってしまいます。予算と実績に乖離があれば、この時点で対策を考えましょう。

なお、予算と実績は月次で比較してください。毎月確認することで予算と実績の乖離を発見しやすく、管理精度が上がります。確認期間が短ければ詳細な分析も可能で、予算と実績に乖離があるときに素早く軌道修正することも可能です。

予実管理のポイント

予実管理と聞くと、難しく感じる人もいるかもしれません。しかし、実際に行う場合は複雑な計算などは必要なく、ポイントさえ押さえておけば難しいことはないでしょう。

ここでは、予実管理を行う上で、知っておきたい4つのポイントをご紹介します。

適切な予算を設定する

予実管理を行う上で、最も重要なことは適切な予算の設定です。従業員の能力や環境に応じて、ギリギリ達成できる予算を組むことが必要です。

前述のように、高すぎる目標は管理する意味がありませんし、達成しようと無理をすれば従業員が疲弊してしまいます。反対に、低すぎる目標は企業成長につながらず、企業としての課題も見つけられません。

また、新型コロナウイルス感染症の流行のように、社会環境が明らかに変わるような出来事があった場合は、予算の修正も考えるべきでしょう。

素早くPDCAを回す

素早くPDCAを回すことも予実管理のポイントです。定期的、かつ頻繁にチェックして、予実の乖離があった場合は原因を究明し、課題を把握して改善策を考えてください。

予算の設定が「Plan」、営業活動を行うことが「Do」であり、比較分析し、原因究明して課題を把握することが「Check」、それにもとづいて対策を立てて実行することが「Action」です。

細かい数字を追いすぎない

予実管理を行うと、予算と実績の細かい差異が気になりますが、それに気を取られて本来注力すべき業務が疎かになるようでは、予実管理の本質を見失ってしまいます。

予実管理は、現状を把握して経営改善の計画を立て、それを実行することが目的です。予算と実績の比較や分析は単なる手段ですから、それを行うことが目的にならないように注意してください。

集計を自動化する

予実管理のためのデータ集計に手間がかかったり、入力ミスのおそれがあったりすれば、管理の精度が低くなります。予実管理に必要なデータを一元管理すれば、データ集計の工数が削減でき、人的ミスを抑えられます。それにはさまざまな方法がありますが、SFAやCRMの活用がひとつの手段となるでしょう。リアルタイムで予実を可視化できる環境を整えてください。

予実管理を効率的に行うためのシステムとツール

予実管理は、Excelを利用したり、手作業で紙に書き込んだりしている企業もまだたくさんあるでしょう。ただし、入力にかかる手間や、人為的なミスのリスクを考えると、システムやツールの導入が効率的です。最後に、予実管理を行える予実管理システムとSFAを紹介します。

予実管理システム

予実管理システムは予算管理システムとも呼ばれ、予算と実績を管理するための専用システムです。予算の作成や進捗管理、データ分析、業績予測、レポート作成などが効率的に行えます。

会計システムやERPなどと連携できる製品なら、入力しなくても自動で必要なデータを取り込んで処理できる場合もあります。帳票やグラフなどの作成機能を備えた製品が多く、利用することで担当者の業務負荷が軽減できるでしょう。

SFA

SFAは「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」の略語で営業支援システムとも呼ばれます。営業活動に関する顧客情報、案件の進捗状況、商談事例などは、個人の営業担当者が管理することが一般的です。SFAはこれらをデータとして蓄積し、共有することで、営業の生産性を向上させ、業務の効率化を目指したシステムとして作られました。

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