2018.03.16 / SFA 

SFAとSlackの連携で、業務価値を上げる!

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SFA(Sales Force Automation/営業支援システム)は、情報入力と同時に集計が行われ、必要な情報をリアルタイムで取得できます。さらに、チャットツールと連携させれば、業務がよりスピーディーになります。

ここではSFAとチャットツールの連携で、業務の高速化ができるのか?そして、代表的なチャットツール「Slack(スラック)」と私たちが提供するSFA/CRM「ちきゅう」との連携についてお話しします。

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SFA(営業支援システム)の基本知識

営業生産性の向上や業務改善を支援するために、最近では多くの企業がSFAツールを導入している傾向があります。ここでは、SFAの基本情報についてご紹介します。

 

SFA(営業支援システム)とは?

SFAとは、営業部隊に情報通信技術を活用して営業活動支援することで、業務を効率化させるシステムです。具体的には、営業部門における情報や業務工程を自動化させ、管理する情報をデータ化して分析することができる機能を持っています。

 

SFA(営業支援システム)の導入で期待できる効果

SFAには、営業活動を支援するための機能が豊富に備わっています。ここでは、代表的な機能を3つピックアップしてご説明します。

1つ目は、顧客管理機能です。SFAの中心的な機能で、顧客ごとに電話番号や担当者などの基本情報を蓄積し、瞬時に活用することができます。顧客情報のデータ化を徹底することで、対応時のトラブルを防ぐことも可能です。

2つ目は、案件管理機能です。見込み客に対しアプローチして成約に繋がるまでの過程を管理する機能になります。案件で管理される項目としては、見込み度合いや営業の進捗状況、受注予定日などが含まれます。営業部門のマネジメントを行う営業マネージャーにとって案件管理機能は、各担当者の進捗状況を確認し、的確なアドバイスができるため便利な機能です。

3つ目は、売上予測機能です。顧客や商品によって営業担当者ごとの売上情報の把握ができます。売上情報の分析をすることで、より高精度な売上予測を算出することが可能です。また、売上予測から成約する見込みが高い案件に対しては人員を多く割くなど、将来を見据えた営業活動が可能になります。

SFAを導入することで一体どんな効果が期待できるのか、以下では3つの得られる効果について説明していきます。

 

営業活動の効率化

今までは、Excelを活用して情報の入力や管理をするのが一般的でした。しかし、Excelでは情報の入力が複数人で同時に実施できず、最新版を何らかの形で共有する必要があるなど、管理するのに手間と時間がかかっていました。

一方、SFAは情報を一元管理することが可能です。SFAを導入することで、進捗状況をメンバー間で共有できるので、リアルタイムで適切な指示を出すことができます。また、管理している情報から顧客の過去の履歴やアポイントのスケジュールなどが画面に一覧で表示されるので、画面を確認するだけで瞬時に顧客情報を把握することが可能です。

さらに、スマホやタブレットからでも利用でき、移動中の空いた時間に場所を問わず情報入力が可能になります。日報作成機能があるツールであれば、Excelで作成するよりも簡単で時間をかけることなく作成できます。わざわざ帰社して状況報告をしていた時間を節約することができ、浮いた時間は営業本来の顧客とのコミュニケーションによる関係性の強化や、新規顧客の開拓に充てることが可能です。

 

営業活動の可視化

営業活動は、結果さえ出せていれば良い業務として、結果に至るプロセスは「ブラックボックス化」しやすいものでした。しかし、SFAでは営業活動のすべてを可視化することができます。そのため、リアルタイムでの顧客状況の把握や営業活動における課題の分析などが容易になるのです。

また、営業活動を可視化するメリットには、各営業担当者が自身の営業活動の振り返りや、営業メンバー間での情報共有が実施しやすくなるという効果もあります。今まで自身の経験や勘を頼りにしていた営業活動とは異なり、SFAでは担当中の案件の進捗を瞬時に可視化。課題が浮き彫りとなり、アプローチ方法の改善がしやすくなるうえに、先輩や上司に適切なフィードバックをしてもらいやすくなるでしょう。

さらに、SFAで情報共有をすることにより、担当者が不在の場合や異動による担当者の変更時にもスムーズに対応可能です。同じ顧客に重複して営業をかけるミスを防止することもできるうえに、受注率の向上や失注リスクの軽減が期待できます。

 

営業ナレッジの共有

営業活動に関する情報を記録することができるSFAは、営業成績上位者の活動パターンをメンバー間で共有して参考にできます。営業手法や顧客情報を営業担当者に一任している、いわゆる属人的な営業活動は、担当者の異動や退職によって企業の資産となるノウハウや情報が消失してしまうデメリットがありました。また、新たな人材を雇うにしても、営業スキルを教育するコストは膨大なものになります。

SFAによって営業活動を記録しておけば、担当者が異動・退職になったとしても成功事例は保管され続けます。さらに、蓄積された成功事例は新たな人材を育成するための教育的な参考資料にもなるため、教育に係るコストを削減して人材を育成することが可能です。

 

Slackを使えば現場の変化に素早く対応出来る

ビジネスの現場は常に動いています。1つの行動によって何らかの変化が起こり、その結果が次の変化の呼び水となります。その様な動きの中で最善の価値を提供するには、「変化にどう対応するか」を検討する、チーム内コミュニケーションが欠かせません。

そして、質が高くスピーディーなコミュニケーションを実現するには、Slackに代表されるチャットツールが最適です。変化に対してメンバー間で頻繁に対話を重ね、より洗練された結論へと短時間で到達できるからです。 顧客からの要望・問い合わせや、商談の内容を共有し、短時間で洗練された回答や提案をする。これは、提案価値を高める事にほかなりません。

 

Slack連携すれば、SFAの情報が瞬時に飛んでくる

私たちが提供するSFA「ちきゅう」では、簡単にSlackとの連携を設定できます。こうしておくと、わざわざ「ちきゅう」にログインしたり、メンバーに電話やメールで確認したりしなくても、営業現場の出来事が即座にSlackのチャンネルに流れてきます。

営業マネージャーや経営者は、自分がどこにいようと、リアルタイムで現場を知ることができ、必要なら即座にメンバーにアドバイスをしたり、ディスカッションしたりできます。
この迅速さは、SFAとチャットツールを連携して初めて実現出来るものです。そして、迅速さがあってこそ、顧客に対して「対応の早さ」という価値も提供する事が出来ます。それは、「課題や問題解決のための検討は、週に1度の営業会議で」というやり方とは、比較にならない結果を生み出すでしょう。

 

様々な立場のメンバーからの知見が得られる

顧客が抱えている課題や問題は多種多様です。それらを解決出来れば、相互の信頼は増すはずですが、担当営業の知識や経験だけで対応できるものばかりではありません。
普通のプロセスだと、一度持ち帰り、経営や開発、サポートなど、問題解決に適した知見と経験を持つメンバーからの助言を仰ぎ、その上で解決策を構築して顧客に提案する…という段取りになります。

ですが、Slack連携を使ってみたらどうでしょう?A社に商談に行った営業担当が、「ちきゅう」に「活動履歴」として商談内容や活動内容を登録。「活動履歴」が投稿されるとすぐに、Slack上にも投稿内容が流れるため、上長はもちろん、様々な立場のメンバーから有益なアドバイスを得られるようになります。即座に課題の解決策を提案できれば、顧客からの心象も良くなり、そのスピード感が要因となって商談成立につながるかもしれません。

 

Slackと簡単に連携でき、相性もいい「ちきゅう」

ちきゅう Slack連携

SFAは、コミュニケーションツールとの連携が出来るように設計されているものもあります。設定方法はそれぞれ違いますが、私たちが提供するSFA/CRM「ちきゅう」の場合は実にシンプルです。特にシステムに詳しくなくても、使用者が「ちきゅう」の画面上から何度かクリックするだけで完了します。

すでに多くのビジネスパーソンに使われているSlackですが、ユーザーは今後もどんどん増えていくでしょう。ストック情報を蓄積する「ちきゅう」に対して、Slackはフロー情報を扱うもの、つまり相互に補完し合うツールですので、その意味でも相性が良いといえます。また、「ちきゅう」導入の成功事例を検証してみると、多くのケースでSlack連携が有効活用されていることが分かります。

様々なデータや情報をリアルタイムで集計・抽出・共有できる「ちきゅう」にSlackを組み合わせて活用すれば、ビジネスにさらなる迅速さが上乗せされるでしょう。

 

<Slackと「ちきゅう」の大まかな連携設定方法>

①「設定」のプルダウンから「外部サービス連携」を選択
②「Slack」をクリックし、「接続チェック」
③最後に「有効化」をクリックして完了!

※詳細は上記キャプチャをご覧ください

 

Slackと「ちきゅう」を連携して活用した事例

ここでは、株式会社ダーウィンズでのちきゅうの活用例を見てみましょう。ダーウィンズは、コールセンターや広告代理店、通信販売などの総合支援を行っています。 

ちきゅうを導入する以前は、4つの営業チームがそれぞれの情報をExcelを使って集計・管理していました。しかし、20人以上で入力作業をしているため、気付かないうちに集計ミスが起こっていました。また、情報管理側もそれぞれの情報を集計してまとめなければならないため、即座に欲しい情報が得られません。そこで、情報通信技術を活用したツールを導入することでチーム同士が互いの情報を確認でき、コミュニケーションを図れるのではないかと考えたことがきっかけで導入に至りました。

ちきゅうを導入したことで、リアルタイムに業務を可視化できるので「この項目は入力したか」「情報は最新か」などの確認をとる必要がなくなり、作業効率が向上しました。また、会社全体の進捗状況が把握できることで、社員の意識も全体を意識する行動になり、率先してグラフやレポートの作成を行うように変化。より細かな進捗状況を導き出す取り組みを実現できました。

 

「ちきゅう」の無料トライアル

ちきゅうは、ユーザーの要望に合わせ4つの料金プランを提供しています。

まず、SFAをシンプルに活用したい方におすすめなのがライトプランです。ライトプランは、もっとも低価格で月額1,480円でご利用可能です。

次に営業分析を瞬時に行いたい方には、スタンダードプランがおすすめです。月額2,980円で利用できます。

3つ目は、ツールの情報を一括に管理したい方におすすめのプロプランです。月額4,980円で利用できます。 

最後に、細かくカスタマイズし自社に最適なものを作り出したい方は、エンタープライズプランがおすすめです。月額9,800円で利用できます。

ちきゅうは、30日間の無料トライアルで使用感を確かめることが可能です。導入を検討している企業は、事前にトライアルで自社の課題が解決できそうか、問題なく使用できそうか確認しておくのがおすすめです。ぜひお気軽にお試しください。

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SFA/CRMちきゅう

 

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