SFA（営業支援システム）で営業効率を上げるポイントとは？

営業の生産性を上げるために、ITの活用は欠かせないものになってきています。営業支援システムの導入を検討されている方も多いのではないでしょうか。ここでは、SFA（営業支援システム）を導入するのメリットや注意点をご紹介します。

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エクセルはもう限界！システム導入で解決できる6つの課題

顧客管理や営業活動状況をエクセルで管理している方もいらっしゃるでしょう。そんな場合は、営業支援システムを導入することで、エクセル管理における以下の4つのストレスを解消できます。

顧客情報が部署ごとにバラバラ

顧客情報を各部署で管理している場合は、社内で情報が分散している状態。その為、類似した顧客にアプローチする際のヒントや新しい顧客に繋がる人脈を探したくても、情報収集に時間がかかってしまいます。

商談の進捗状況を確認しにくい

エクセル入力して進捗管理をしている際、営業が直帰してしまったり書き方がバラバラだったりと、商談の進捗をリアルタイムで把握することは難しいもの。営業部長や経営陣がマネジメントしにくい状態にあります。

売り上げ予測が立てづらい

売上実績を記入した数字の羅列のみを記載していても、今月の傾向や先月との比較は困難。様々な状況を踏まえて売り上げ予測を立てるのは難しいでしょう。

最新情報が正しく把握できない

帰社しないと営業活動や日報を入力できない、パソコンでないと作業できない状態は、移動の多い営業担当者にとっては面倒なもの。その結果、入力すべき情報を後回しにしてしまいがちです。

また、グラフや表組みにして分析するのには時間を要します。最新情報が正しく把握できず、失注リスクに繋がる恐れもあります。

データ消失の恐れがある

顧客情報や案件情報をエクセルで管理している企業では、多くの場合、個人のパソコンのハードディスク上にデータを保存しています。パソコンを長年使っている方なら、ある日突然データが消えてしまったという経験をお持ちではないでしょうか。

データ消失の原因として3つのことが考えられます。
1つ目は人的ミスです。ついうっかりして重要なデータを消去してしまったり、データを古いもので上書きしてしまったりといったミスはよく見られます。ミスでなくとも、パソコンのメンテナンスのためにハードディスクをフォーマットしてしまったというケースもあります。

2つ目はハードウェアのトラブルです。ハードディスクは経年劣化や落下の衝撃などにより、物理障害を発生することがあります。ハードディスクは構造上、不良セクタが発生したり磁気ヘッドが損傷したりトラブルと隣り合わせなので、取り扱いには十分注意する必要があります。

3つ目はソフトウェアによるトラブルです。ソフトウェアの不具合が原因でパソコンがフリーズし、強制的にOSを再起動させた結果、データが破損して開けなくなってしまうことがあります。

情報漏洩のリスクがある

パソコンやタブレットといった端末が広く行き渡り、社内外のネットワークが日常的に広く使われるようになったことで、データの保存や管理が手軽にできるようになり、扱う情報の量や扱う人が増え、情報漏洩のリスクが増加しています。

日本ネットワークセキュリティ協会が発表した調査報告書では、情報漏洩の原因として最も多いのが管理ミス、次いで誤操作、不正アクセス、紛失・置き忘れの順に発生していると報告されています。情報漏洩はデータ消失のトラブルと同様に人的ミスによるものが多く、データを適切なセキュリティーの元に管理していなかったり、データを誤ってメールで送信してしまったりというケースが見られます。

また、データをネットワーク上に保管している場合は、外部からの不正アクセスによって情報が漏洩するリスクに晒されています。特に近年はマルウェアによる被害が増えており、ある調査では統計を取った3ヶ月の間だけでも5億近いマルウェアが検出されています。

エクセルでの案件管理のデメリットって？ 

ビジネスの質を上げるSFA（営業支援システム）

エクセル管理における様々なストレスを解消してくれるのが、近年多くの日本企業が導入している「SFA（営業支援システム）」です。それでは、SFAにはどのような特徴があるのでしょうか。

SFAとは

「SFA」とは「Sales Force Automation」の略。直訳すると自動化された営業部隊、つまり営業活動をシステムで支援する「営業支援システム」のことを指します。
SFAには、ビジネスの質を向上させる様々なメリットがあります。

SFA(営業支援システム)とは？意味や導入メリット、事例から活用法まで徹底解説 

SFA（営業支援システム）でできること

一口にSFAと言っても、さまざまなSFAが市場に出回っています。それぞれ特徴は異なりますが、営業支援のツールとして基礎的な機能は共通しています。それは「案件管理機能」「活動管理機能」「顧客管理機能」です。 

案件管理機能は営業が担当している案件の状況の進度・成約確度といった情報を管理する機能です。案件管理機能によって業務の進み具合を管理し、個々のスピードに合わせた行動を起こすことで、成約確度を高められます。また、商談ではプロセスごとに見合うアクションを行う必要がありますが、SFAの管理機能を使うことで、ネクストアクションが明確化しやすくなります。 

活動管理機能は、スマートな営業活動を可能にするための機能です。メンバーの活動を記録するだけでなく、営業のどの行為が売上に結びついたかを正確に把握することが可能です。SFAを使い、記録を案件や顧客情報と連携させて見ることができます。 

顧客管理機能は業務効率化に役立つ機能です。システムにもよりますが、この機能では特定の条件に応じて顧客を抽出したり、グルーピングして分類したりすることができます。そのため、この機能を活用すれば特定層に向けて一斉に施策を実施することも可能です。近年は既存顧客へのアプローチが特に重要視されており、自社への貢献度が高い層を洗い出す取り組みが多くの業界で実施されています。イタリアの著名な経済学者・パレートが提唱した法則によると、全体の内の2割が8割の売上を占めることが分かっています。また、既存顧客にかかるコストは新規顧客獲得の1/6ほどとも言われており、より少ないコストで売上を伸ばすことが可能です。SFAはこうした顧客を発掘するためにも欠かせないものなのです。

SFA（営業支援システム）を導入するメリット

ここでは、SFAを導入するメリットに関してご紹介します。

自社の課題が見える

SFAを利用することで、分散化していた情報を1つのシステム内に集めることができます。
過去の商談の実績や、アポ率、成約率をグラフ等でわかりやすく見える化することで、自社課題を特定することが可能。

成約率が高く相性の良い営業を差配したり、商談の進捗が悪い傾向を分析したりすることでビジネスの質は格段に上がるはず。費用対効果を把握しやすくなり、営業に注力すべき顧客を絞り込みやすくなるでしょう。

顧客のニーズを把握できる

顧客情報を集めることで業界の傾向や分析、ニーズの把握が可能となります。過去の成功事例や提案内容、顧客の反応の記録から、先んじて顧客のニーズに合わせた情報を提供することができます。
また、勝ちパターンを属人化させずに分析・ナレッジ化できるので、精度の高い営業活動を行うことができます。

営業タイミングを逃さない

失注後、顧客を放置してしまうことがなくなります。

失注からどのくらいの期間が経過したのか、直近の商談以外も網羅的に把握できるので、忘れずに再度営業をかけたり、アプローチ先を長期スパンで把握することができます。
また、マネジメント層は全体の営業状況をリアルタイムで確認することが可能。そのため営業状況を瞬時に把握、指示をスムーズに行うことができます。

ライフタイムバリュー（LTV・顧客障害価値）を向上できる

市場が成熟し、新規顧客を獲得することが難しくなった現在、既存顧客の維持が注目されています。例え一度失注したとしても、顧客といかに長く付き合い続けるかは重要なポイント。
顧客との関係を良好に保つことで利益を向上させるSFAは、ライフタイムバリュー（LTV)を向上させるのに相性が良いツールとされています。営業担当の退職や変更によって顧客との関係が途切れたり、引継ぎ時に情報がなくなってしまったりすることがありません。時間が経過しても、担当者が変更しても、顧客に長くアプローチできます。

営業の作業効率がUP

いちいちエクセルで自己流の表を作ったり、過去の資料を探したりする必要がなくなるので無駄な作業時間を削ることができます。出先からの入力が可能となるので、入力のためだけに帰社したり、上司が空く時間を待って報告したりする必要もありません。

マネジメント層にとっても、各営業メンバーからヒアリングしたり、エクセル資料や日報から情報を探したりする必要がなくなり、業績報告や各メンバーの進捗状況の把握にも役立ちます。進捗が遅れている案件を確認し、メンバーのサポートや原因特定などの対応をスピードアップできます。

営業力を強化できる

SFA（営業支援システム）では、営業活動の可視化、営業活動の標準化、そして営業効率の向上を達成して営業力の強化ができます。口伝えで営業活動の報告をしていると、細かい営業プロセスの情報が共有できず、タイムリーに情報を更新できません。

しかし、SFAを導入すれば営業プロセス全般に渡る情報を蓄積・保存でき、社内で営業情報を共有することで、営業の可視化が実現します。訪問記録や商談情報を共有することで、個々の顧客に合った営業アプローチが効率良くできるようになります。
また、過去の成功事例から営業のコツを学ぶことができるため、営業活動の強化が期待できます。

さらに、SFAはスマホやタブレットで情報の入力が可能なので、管理者は常に最新の情報を見ることができ、営業担当者に適宜助言やサポートを行うことで営業活動の質向上ができます。

教育コストを削減できる

営業部門で避けて通れないのが、新人の教育にかかるコストの問題です。営業活動はそれぞれの個人の裁量によるところが大きく、ノウハウや知識を教育することが難しいとされています。
また、顧客とのコミュニケーションが主たる業務内容の営業部は、日頃の業務に多くの時間を取られ、新人教育の時間が十分に取れないという課題を抱える企業も多いでしょう。このように、教育コストをかけても個人の裁量のばらつきによって、教育がうまくいかないということが多いようです。

そういった課題に対してSFAは有効です。SFAシステムに蓄積された営業担当者の商談経験情報を元に営業技術を体系的に整理してパターン化すれば、ノウハウやナレッジを共有することで営業部隊全体の底上げにもつながり、結果として教育コストが削減できます。SFAを活用することで新入社員は先輩や上司の成功パターンを学ぶことができ、効率的な学習ができます。

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なぜSFAの導入が必要なのか？ 

営業支援システム導入時に気をつけたいこと

それでは、いざ営業システムを導入しようと考えた際、どのような観点でシステムを選べば良いのでしょうか。気をつけておくべき2つの観点をご紹介します。

導入目的を明確にする

導入目的を明確にしないままSFAを導入した企業の多くが、導入効果を実感できず不満を持っているようです。

SFAは営業情報を記録・管理・共有・分析するツールであり、導入しただけで売上が上がるような魔法のツールではありません。しかしながら、SFAは営業効率を向上させ、売上を上げるという目的の達成のためのツールであることを取り違え、導入すること自体が目的になってしまって失敗するケースが多く見られます。

導入を成功させるためには、SFAを導入して「営業の進捗を可視化して、効率的に情報を管理する」「営業情報（ナレッジ）を共有して、教育コストを低減する」などいった明確な目的の設定と、導入によって解決すべき問題や課題の把握を客観的に分析しておく必要があります。

運用体制を整える

いくら優れたシステムでも、現場の営業担当者が正しく使ってくれなければ導入しても意味がありません。日本企業では、システム導入にあたって決裁権を持っているのは、中小企業の場合は社長や役員の経営陣、大企業ではITシステム部や経営企画部であることが多く、営業現場から離れたところでシステムの導入が決定されがちです。現場の声を十分に反映せずにシステムが選ばれ、社内で十分な認知を得ずに導入し、営業担当者から反感を受けることが多くあります。

導入にあたっては、営業案件を可視化することでチームでフォローすることができるようになるということや、先輩営業社員のノウハウやナレッジを新人教育に役立てることができるといったメリットがあることを理解してもらい、運用体制を整えてから導入する必要があります。また、社員の意見を取り入れシステム選びを行うべきでしょう。

使いやすい仕様かどうか

業界によって必要な情報は異なります。無駄な項目や入力数が多いと結局社内で浸透せず、コストを無駄遣いしてしまうことに。社員にとって見やすく、使いやすい仕様かどうか、お試し期間等を利用して確かめておきましょう。事前に社員のI Tリテラシーを確認し、導入当初は勉強会等でサポートすることも必要です。

セキュリティは万全か

顧客情報や営業進捗が一気に集約するので情報の機密レベルが高まります。また、全社員が全ての情報を見られることで機密情報が流出する危険性も。セキリュティ対策が万全であるかどうか、閲覧権限を設定可能であるかをチェックしておくと良いでしょう。

サポートサービスは受けられるか

SFAは導入して終わるのでなく、導入がスタートです。どのように運用していくかで成果につながるか否かが決まってきます。安定して運用していくためには導入後の手厚いサポートが必要でしょう。

導入時に機能の説明や初期設定の仕方をしてくれるユーザートレーニングはあるのか、トラブルが発生した時はいつでも対応してくれる保守サポート体制はあるか、機能の追加や変更をしたい時にフレキシブルに対応してくれるかなど、運用状況に応じて適切にサポートが受けられるかを事前に確認しておく必要があります。

SFAツールはソフトウェアをユーザーが導入するのではなく、サービスを提供するツールベンダーがサーバー上で稼働しているソフトウェアをインターネット経由で提供するSaaS型の製品が多いため、サポート体制がきちんと整っているものを選びましょう。

他システムと連携できるか

SFAは、営業において大きく手助けになるツールです。とはいえ、見込み客を獲得する際にはMAなど他の取り組みが必要です。しかし、各プロセスの連携が上手くいくと、それぞれの効果をより高めることができます。

例えば、MAツールとの連携が可能であれば、MAで得た見込み顧客の情報をそのままSFAに送って管理することが可能です。また、CRMツールと紐づければより顧客の状況を把握しやすくなり、提案確度や商材のズレを無くすことができます。シナジー効果がより見込めるシステムを選定することで、既存のシステムを無駄にすることなく、データ収集においても幅を広げられるのです。せっかく導入するSFAを最大限活用し、さらなる業務効率化を図りたい方は、ぜひ他ツールとの連携可否も確認しておきましょう。

導入実績は豊富か

搭載されている機能やサポートの有無なども大切な要素ですが、導入実績が豊富にあるかどうかも確認しておきましょう。導入実績が多いということは、ノウハウを沢山持っているという裏付けにもなります。実績豊富なベンダーであれば、SFA導入時に生じる課題や悩みにも広く対応できるでしょう。

ただ、だからといって機能をしっかり確認せずに、導入実績のみを見て検討するのはおすすめできません。あくまで検討する際の一つの指標として考えておきましょう。

国産営業管理ツール「GENIEE SFA/CRM」

商談管理や名刺管理をシンプルに、わかりやすく入力・分析できる営業管理ツール「GENIEE SFA/CRM」ならITが苦手な担当者がいる場合でも安心。専任の担当者がいなくても社内で運用できる、日本の中小企業でも使いやすいような設計になっています。

また、業界トップクラスのAWS環境を採用しており最新のセキュリティ状態を保持。操作権限や閲覧権限を自由に設定・管理することもできます。

「GENIEE SFA/CRM」のサイトでは、機能や導入事例、料金プランをチェックできる資料を無料でダウンロードすることができます。ぜひ、下記よりチェックしてみてください。

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「GENIEE SFA/CRM」の導入事例

最後に、「GENIEE SFA/CRM」の導入事例を2つご紹介します。

 

関東鉄工株式会社

関東鉄工株式会社はタイヤーローラーやロードローラーなど、道路機械の販売や組み立て製造事業を展開している企業です。社員の年齢層が高いこともあり、システム化が思うように進まなかったり、管理を各自Excelで行っていて効率が悪かったりする課題を抱えていました。SFAツールの導入は、そうした状況を改善するために検討されたとのことです。 

まず、導入の条件として決めていたことは、現在使っているExcelよりも操作が簡単なツールという観点だったそうです。いくつかSFAを比較検討したところ、最も使いやすいツールとして評価が高かった「GENIEE SFA/CRM」に目がとまり、最初はトライアルを試しました。トライアル実施後は、年齢層の高いスタッフでも扱うことができたほか、コストパフォーマンスにも優れていたため、導入することを決定したとのことです。 

株式会社ダーウィンズ

株式会社ダーウィンズは、通信販売に特化したコールセンター業務を素地としたマーケティング支援を行う企業です。

従来から「使用するツールでは応用が効かない」「進捗確認会議に時間を取られる」といった課題を感じていました。解決のため、まずは「GENIEE SFA/CRM」のトライアルから始められ、ハンディな印象を持ったことが導入へのきっかけだったそうです。特別な知識も必要なく、直感的に操作できることが好印象だったとのことです。

「GENIEE SFA/CRM」導入後は、部署ごとに分かれていたデータの一元化を行われました。業務工数が大幅に削減され、各所管理や活動も可視化されたそうです。また、活動履歴など議事録を活用したり、「GENIEE SFA/CRM」とSlackを連携したりして業務活動の効率化も叶えられました。従来では1時間以上かかっていたミーティングが30分で終わるようになり、他の業務に時間を使えるようになったそうです。

まとめ

今回はSFAと営業効率をテーマに、よくある課題やSFA導入のメリットについてご紹介しました。ツール費をかけたくないなどの理由から、何か専用のシステムを導入することなくExcelで業務管理をしている企業は多いでしょう。

しかし、Excelはリアルタイムでの情報共有に向かず、ファイルが破損してしまうなどのデメリットもあります。特に営業業務はリアルタイムでの情報共有が欠かせません。今後売上を着実に伸ばしていきたいのであれば、なるべく早く取り入れるべきでしょう。

今回ご紹介した課題を感じている企業や、SFAのメリットを求めている企業はぜひこれを気に導入することをおすすめします。SFAツールを選ぶときには、操作性の有無やコストパフォーマンスなどを総合的に加味して決めるのがいいでしょう。中でも弊社が提供している「GENIEE SFA/CRM」は使いやすさに重視したツールです。機能も高性能で汎用性が高いものに絞っているため、シンプルにお使いいただけます。

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