2020.03.06 / SFA 

SFA(営業支援システム)で
営業効率を上げるポイントとは?

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営業の生産性を上げるために、ITの活用は欠かせないものになってきています。営業支援システムの導入を検討されている方も多いのではないでしょうか。ここでは、SFA(営業支援システム)を導入するのメリットや注意点をご紹介します。

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エクセルはもう限界!システム導入で解決できる6つの課題

顧客管理や営業活動状況をエクセルで管理している方もいらっしゃるでしょう。そんな場合は、営業支援システムを導入することで、エクセル管理における以下の4つのストレスを解消できます。

 

顧客情報が部署ごとにバラバラ

顧客情報を各部署で管理している場合は、社内で情報が分散している状態。その為、類似した顧客にアプローチする際のヒントや新しい顧客に繋がる人脈を探したくても、情報収集に時間がかかってしまいます。

 

商談の進捗状況を確認しにくい

エクセル入力して進捗管理をしている際、営業が直帰してしまったり書き方がバラバラだったりと、商談の進捗をリアルタイムで把握することは難しいもの。営業部長や経営陣がマネジメントしにくい状態にあります。

 

売り上げ予測が立てづらい

売上実績を記入した数字の羅列のみを記載していても、今月の傾向や先月との比較は困難。様々な状況を踏まえて売り上げ予測を立てるのは難しいでしょう。

 

最新情報が正しく把握できない

帰社しないと営業活動や日報を入力できない、パソコンでないと作業できない状態は、移動の多い営業担当者にとっては面倒なもの。その結果、入力すべき情報を後回しにしてしまいがちです。

また、グラフや表組みにして分析するのには時間を要します。最新情報が正しく把握できず、失注リスクに繋がる恐れもあります。

 

データ消失の恐れがある

顧客情報や案件情報をエクセルで管理している企業では、多くの場合、個人のパソコンのハードディスク上にデータを保存しています。パソコンを長年使っている方なら、ある日突然データが消えてしまったという経験をお持ちではないでしょうか。

データ消失の原因として3つのことが考えられます。
1つ目は人的ミスです。ついうっかりして重要なデータを消去してしまったり、データを古いもので上書きしてしまったりといったミスはよく見られます。ミスでなくとも、パソコンのメンテナンスのためにハードディスクをフォーマットしてしまったというケースもあります。

2つ目はハードウェアのトラブルです。ハードディスクは経年劣化や落下の衝撃などにより、物理障害を発生することがあります。ハードディスクは構造上、不良セクタが発生したり磁気ヘッドが損傷したりトラブルと隣り合わせなので、取り扱いには十分注意する必要があります。

3つ目はソフトウェアによるトラブルです。ソフトウェアの不具合が原因でパソコンがフリーズし、強制的にOSを再起動させた結果、データが破損して開けなくなってしまうことがあります。

 

情報漏洩のリスクがある

パソコンやタブレットといった端末が広く行き渡り、社内外のネットワークが日常的に広く使われるようになったことで、データの保存や管理が手軽にできるようになり、扱う情報の量や扱う人が増え、情報漏洩のリスクが増加しています。

日本ネットワークセキュリティ協会が発表した調査報告書では、情報漏洩の原因として最も多いのが管理ミス、次いで誤操作、不正アクセス、紛失・置き忘れの順に発生していると報告されています。情報漏洩はデータ消失のトラブルと同様に人的ミスによるものが多く、データを適切なセキュリティーの元に管理していなかったり、データを誤ってメールで送信してしまったりというケースが見られます。

また、データをネットワーク上に保管している場合は、外部からの不正アクセスによって情報が漏洩するリスクに晒されています。特に近年はマルウェアによる被害が増えており、ある調査では統計を取った3ヶ月の間だけでも5億近いマルウェアが検出されています。

 

ビジネスの質を上げるSFA(営業支援システム)

エクセル管理における様々なストレスを解消してくれるのが、近年多くの日本企業が導入している「SFA(営業支援システム)」です。それでは、SFAにはどのような特徴があるのでしょうか。

 

SFAとは

「SFA」とは「Sales Force Automation」の略。直訳すると自動化された営業部隊、つまり営業活動をシステムで支援する「営業支援システム」のことを指します。
SFAには、ビジネスの質を向上させる様々なメリットがあります。

 

SFA(営業支援システム)を導入するメリット

ここでは、SFAを導入するメリットに関してご紹介します。

 

自社の課題が見える

SFAを利用することで、分散化していた情報を1つのシステム内に集めることができます。
過去の商談の実績や、アポ率、成約率をグラフ等でわかりやすく見える化することで、自社課題を特定することが可能。

成約率が高く相性の良い営業を差配したり、商談の進捗が悪い傾向を分析したりすることでビジネスの質は格段に上がるはず。費用対効果を把握しやすくなり、営業に注力すべき顧客を絞り込みやすくなるでしょう。

 

顧客のニーズを把握できる

顧客情報を集めることで業界の傾向や分析、ニーズの把握が可能となります。過去の成功事例や提案内容、顧客の反応の記録から、先んじて顧客のニーズに合わせた情報を提供することができます。
また、勝ちパターンを属人化させずに分析・ナレッジ化できるので、精度の高い営業活動を行うことができます。

 

営業タイミングを逃さない

失注後、顧客を放置してしまうことがなくなります。

失注からどのくらいの期間が経過したのか、直近の商談以外も網羅的に把握できるので、忘れずに再度営業をかけたり、アプローチ先を長期スパンで把握することができます。
また、マネジメント層は全体の営業状況をリアルタイムで確認することが可能。そのため営業状況を瞬時に把握、指示をスムーズに行うことができます。

 

ライフタイムバリュー(LTV・顧客障害価値)を向上できる

市場が成熟し、新規顧客を獲得することが難しくなった現在、既存顧客の維持が注目されています。例え一度失注したとしても、顧客といかに長く付き合い続けるかは重要なポイント。
顧客との関係を良好に保つことで利益を向上させるSFAは、ライフタイムバリュー(LTV)を向上させるのに相性が良いツールとされています。営業担当の退職や変更によって顧客との関係が途切れたり、引継ぎ時に情報がなくなってしまったりすることがありません。時間が経過しても、担当者が変更しても、顧客に長くアプローチできます。

 

営業の作業効率がUP

いちいちエクセルで自己流の表を作ったり、過去の資料を探したりする必要がなくなるので無駄な作業時間を削ることができます。出先からの入力が可能となるので、入力のためだけに帰社したり、上司が空く時間を待って報告したりする必要もありません。

マネジメント層にとっても、各営業メンバーからヒアリングしたり、エクセル資料や日報から情報を探したりする必要がなくなり、業績報告や各メンバーの進捗状況の把握にも役立ちます。進捗が遅れている案件を確認し、メンバーのサポートや原因特定などの対応をスピードアップできます。

 

営業力を強化できる

SFA(営業支援システム)では、営業活動の可視化、営業活動の標準化、そして営業効率の向上を達成して営業力の強化ができます。口伝えで営業活動の報告をしていると、細かい営業プロセスの情報が共有できず、タイムリーに情報を更新できません。

しかし、SFAを導入すれば営業プロセス全般に渡る情報を蓄積・保存でき、社内で営業情報を共有することで、営業の可視化が実現します。訪問記録や商談情報を共有することで、個々の顧客に合った営業アプローチが効率良くできるようになります。
また、過去の成功事例から営業のコツを学ぶことができるため、営業活動の強化が期待できます。

さらに、SFAはスマホやタブレットで情報の入力が可能なので、管理者は常に最新の情報を見ることができ、営業担当者に適宜助言やサポートを行うことで営業活動の質向上ができます。

 

教育コストを削減できる

営業部門で避けて通れないのが、新人の教育にかかるコストの問題です。営業活動はそれぞれの個人の裁量によるところが大きく、ノウハウや知識を教育することが難しいとされています。
また、顧客とのコミュニケーションが主たる業務内容の営業部は、日頃の業務に多くの時間を取られ、新人教育の時間が十分に取れないという課題を抱える企業も多いでしょう。このように、教育コストをかけても個人の裁量のばらつきによって、教育がうまくいかないということが多いようです。

そういった課題に対してSFAは有効です。SFAシステムに蓄積された営業担当者の商談経験情報を元に営業技術を体系的に整理してパターン化すれば、ノウハウやナレッジを共有することで営業部隊全体の底上げにもつながり、結果として教育コストが削減できます。SFAを活用することで新入社員は先輩や上司の成功パターンを学ぶことができ、効率的な学習ができます。

 

営業支援システム導入時に気をつけたいこと

それでは、いざ営業システムを導入しようと考えた際、どのような観点でシステムを選べば良いのでしょうか。気をつけておくべき2つの観点をご紹介します。

 

導入目的を明確にする

導入目的を明確にしないままSFAを導入した企業の多くが、導入効果を実感できず不満を持っているようです。

SFAは営業情報を記録・管理・共有・分析するツールであり、導入しただけで売上が上がるような魔法のツールではありません。しかしながら、SFAは営業効率を向上させ、売上を上げるという目的の達成のためのツールであることを取り違え、導入すること自体が目的になってしまって失敗するケースが多く見られます。

導入を成功させるためには、SFAを導入して「営業の進捗を可視化して、効率的に情報を管理する」「営業情報(ナレッジ)を共有して、教育コストを低減する」などいった明確な目的の設定と、導入によって解決すべき問題や課題の把握を客観的に分析しておく必要があります。

 

運用体制を整える

いくら優れたシステムでも、現場の営業担当者が正しく使ってくれなければ導入しても意味がありません。日本企業では、システム導入にあたって決裁権を持っているのは、中小企業の場合は社長や役員の経営陣、大企業ではITシステム部や経営企画部であることが多く、営業現場から離れたところでシステムの導入が決定されがちです。現場の声を十分に反映せずにシステムが選ばれ、社内で十分な認知を得ずに導入し、営業担当者から反感を受けることが多くあります。

導入にあたっては、営業案件を可視化することでチームでフォローすることができるようになるということや、先輩営業社員のノウハウやナレッジを新人教育に役立てることができるといったメリットがあることを理解してもらい、運用体制を整えてから導入する必要があります。また、社員の意見を取り入れシステム選びを行うべきでしょう。

 

使いやすい仕様かどうか

業界によって必要な情報は異なります。無駄な項目や入力数が多いと結局社内で浸透せず、コストを無駄遣いしてしまうことに。社員にとって見やすく、使いやすい仕様かどうか、お試し期間等を利用して確かめておきましょう。事前に社員のI Tリテラシーを確認し、導入当初は勉強会等でサポートすることも必要です。

 

セキュリティは万全か

顧客情報や営業進捗が一気に集約するので情報の機密レベルが高まります。また、全社員が全ての情報を見られることで機密情報が流出する危険性も。セキリュティ対策が万全であるかどうか、閲覧権限を設定可能であるかをチェックしておくと良いでしょう。

 

サポートサービスは受けられるか

SFAは導入して終わるのでなく、導入がスタートです。どのように運用していくかで成果につながるか否かが決まってきます。安定して運用していくためには導入後の手厚いサポートが必要でしょう。

導入時に機能の説明や初期設定の仕方をしてくれるユーザートレーニングはあるのか、トラブルが発生した時はいつでも対応してくれる保守サポート体制はあるか、機能の追加や変更をしたい時にフレキシブルに対応してくれるかなど、運用状況に応じて適切にサポートが受けられるかを事前に確認しておく必要があります。

SFAツールはソフトウェアをユーザーが導入するのではなく、サービスを提供するツールベンダーがサーバー上で稼働しているソフトウェアをインターネット経由で提供するSaaS型の製品が多いため、サポート体制がきちんと整っているものを選びましょう。

 

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