BtoB企業におけるSFAの必要性と活用ポイントとは？より良い営業活動を実施するためのヒント

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近年、多くの企業でSFAなどのITシステムが導入されるようになりました。SFAなどのシステムは正しく活用すれば、業務効率化や生産性向上などが期待できます。

しかし自社に合わないSFAを導入してしまうと、コストだけがかさんでしまう可能性があります。そのため、自社がSFAを必要としている目的や解決したい課題によって適切なSFAシステムを選ぶことが重要です。

本記事では、BtoB企業におけるSFAの必要性や活用ポイントをご紹介します。

SFAシステムとは？

SFAとは「Sales Force Automation」の略称です。日本では「営業支援システム」と呼ばれることが多いです。営業の案件管理や商談の進捗状況、成約状況などを蓄積・管理・共有するために使用されます。

SFAが多くの企業に導入される理由の1つが効率化です。顧客情報や営業活動を一元管理して共有することができれば、業務効率化や生産性向上が期待できるでしょう。

また、商談の際にも役立ちます。営業マンが常に最新の顧客情報をチェックできれば、その情報をベースに商談することが可能です。

CRMとの違い

SFAと似たシステムに、CRM（Customer Relationship Management）があります。日本では、「顧客管理システム」などと呼ばれています。 

顧客の氏名や年齢、属性などの基本的な情報や購入履歴や継続利用履歴、アクセス解析など、顧客に関するさまざまな情報を一元管理して共有できるのが特徴です。

SFAとCRMの主な違いは、管理の対象です。

SFAは「営業活動」、CRMは「顧客管理」に特化しています。そのため、多くの場合、管理したい対象が「顧客」であればCRM、「営業活動」ならSFAが選ばれています。

近年は、SFAとCRMどちらの機能も併せ持つツールも登場していますので、そちらを選ぶ企業も増えています。

BtoB企業におけるSFAの必要性とは？

近年、BtoB企業を始めとして多くの企業で、SFAが導入されています。

その要因の一つに、サブスクリプションビジネスを導入する企業が増えていることが挙げられます。

従来のビジネスは「売り切り型」が主流でした。そのため「売ったらそれで終わり」という認識だったのです。

しかしサブスクリプションビジネスは、契約してもらってからがスタートです。顧客にいかに継続してもらうかが重要になります。

そのため継続後も、顧客に信頼や愛着を感じてもらう必要があるのです。

SFAは、こうした既存顧客の維持にも役立ちます。SFAでは顧客のサービス利用状況などを把握できます。逆に解約する顧客の動きも確認可能です。これらのデータを蓄積・分析することで、今後どう顧客にサービスを継続してもらうかの施策を考える際に利用できます。

BtoB企業がSFAを活用するときのポイント

SFAは導入するだけでなく、「いかに活用するか」が重要です。ここでは、BtoB企業がSFAを活用する際のポイントを紹介します。

入力して終わりにしない

SFAは情報を入力して終わりというものではありません。その情報を今後どのようにマーケティングに活かしていくかが重要となるのです。

導入することを目的化してしまうと、このような失敗が起きてしまいます。

「何のためにSFAを導入するのか」「どのような課題を解決したいのか」など目的を明確にできていないと、そのためにSFAが使えず、コストが無駄になるだけになってしまいます。

そのため導入時には、自社の課題やSFAを導入する目的を明確化しておきましょう。

また、入力する際にはルールを決めておくのがおすすめです。「せっかくITシステムを導入したのだから、あらゆるデータを入力しよう」と考えたくなる企業も多いでしょう。しかし、最初から多くのデータを入力してしまうと、現場社員の負担になってしまいます。

まだ慣れていないうちから大量のデータを入力すると、分析するのが難しくなってしまうでしょう。

そのため、まずは営業活動に必要な情報だけを入力するのがおすすめです。現場の社員の負担を減らし、SFAを活用する癖をつければ、定着しやすくなるでしょう。

また入力項目が多かったり、入力方法が複雑だったりするツールはなかなか継続使用されません。そのため、少なくとも最初に導入するシステムは、できるだけ簡単に入力ができるものを選びましょう。

商談管理にメリハリをつける

BtoB企業の営業活動では、目標を達成するための質と量のバランスを取ることが大切とされています。そのためには商談管理にメリハリをつけましょう。

まずSFAに入力する前に、商談をどのレベルで管理するかの話し合いを行います。

新規顧客の獲得を目的とした商談と、継続的な利用が見込める商談を一緒に管理するのは非効率的です。この2種類の商談は、入力項目や進捗管理が別物になります。そのため、それぞれに適した管理方法や入力方法を話し合い、SFAに組み込む必要があります。

こうした商談管理方法について、きちんと話し合わないままSFAを導入すると、システムを活かしきれない可能性があります。また、入力された情報をどう営業活動やマネジメントに活かせばいいかわからず、ただ負担だけが増えてしまう状態になります。

そのため、まずは自社の目的に沿った商談に関する情報を入力するようにしましょう。

他部門と情報を共有する

SFAの情報は営業部門だけでなく、他部門とも共有しましょう。マーケティング部門などと連携するなどして、情報を活かしていく必要があります。

たとえば、販売した商品のアフターサービスが必要だとします。実際にアフターサービスを行う部署に、契約・販売にまで至った経緯などが共有されることで、より顧客目線のアフターサービスが行えるようになるでしょう。顧客目線のサービスができれば、顧客満足度の向上も期待できます。

さらに顧客の反応などの情報も共有することで、マーケティング部門や販促を担当している部門は、より顧客目線に立ったサービスを提供できるようになるでしょう。

BtoB企業のSFA活用法

SFAを営業活動で活用するには、主に以下の方法があります。

休眠顧客の掘り起こし

休眠顧客とは、過去に取引があったけれど、今は取引のない放置された見込み顧客のことです。BtoB企業が扱う商材の場合、「次に必要になるまでのスパンが長い」、「取引金額が高い」などの特徴があるため、休眠顧客が増える傾向にあります。

近年、こうした休眠顧客の掘り起こしが注目されています。インターネットの普及により、必要な情報がいつでも手に入るようになりました。顧客側もさまざまな製品の情報を手に入れやすくなったため、より多くの製品と比較検討を行うようになったのです。その結果、新規顧客の獲得競争がより熾烈になってきました。

そうした背景から注目されているのが、休眠顧客の掘り起こしです。休眠顧客は一度は取引があった顧客のため、ある程度自社に興味を持ってくれている状態です。そのため適切なアプローチが行えれば、再び顧客となる可能性が高いでしょう。

休眠顧客の掘り起こしを効果的に行うには、適切な顧客情報管理が欠かせません。顧客に合わせた適切なアプローチを行うためには、最新かつ蓄積された顧客情報が必要となるためです。

そのために便利なのが、SFAです。SFAには顧客の基本情報や購買履歴、行動プロセス営業活動の状況などが蓄積されているため、休眠顧客の掘り起こしには欠かせないツールといえるでしょう。

掘り起こしを行うには、まず最近営業アクションを起こしていない顧客をリスト化しましょう。そして「どのくらいの期間製品を購入していないのか」「なぜ休眠化しているのか」「もともとなぜ自社製品を選んだのか」などを分析します。分析結果から、顧客ごとに適した効率的なアプローチ方法を選びましょう。

データを分析して営業活動に活かす

営業活動をより効率的に行うには、データ分析が欠かせません。SFAは営業活動に必要なデータを分析するのに適したツールです。SFAは分析機能が搭載されているため、より精度の高い分析が行えます。

営業活動に活かすためには「何を知りたいのか」「そのためにはどんな条件が必要か」がポイントです。いくつもの条件を指定して分析を行うことも可能ですが、条件が多すぎるとそれぞれの重要性が下がってしまいます。

また条件が多いとそれだけ結果が読みにくくなってしまうでしょう。最初は営業メンバーがわかりやすい条件を設定し、シンプルな分析から始めるのがおすすめです。

代表的な分析手法に「逆トーナメント手法」があります。これはデータの階層を細分化しながら問題点を検証する手法です。この手法では「どこに課題があるのか」を特定できるでしょう。

たとえば「本社の成績が上がらないのは支社の成績が悪いから」「支社全体の中で特に〇〇支店の成績が落ち気味」など具体的な問題の所在を明らかにできます。問題の所在がわかれば、より施策を立てやすくなるでしょう。

またSFAの多くには「グラフ化」機能が搭載されています。データ分析を行なっても、現場が納得しなければ、なかなか実行までは至りません。そこで現場の人にも納得できるように、わかりやすくデータを見せる必要があるのです。

そこで活躍するのがグラフ化機能です。わかりやすいようにデータをグラフ化することにより、視覚的に効果を伝えられるでしょう。

施策に納得感を得てもらうことにより、モチベーション向上にもつながります。

リードナーチャリングに活かす

リードナーチャリングとは、見込み顧客の育成のことを指します。リードナーチャリングではまず、メール配信、展示会やイベント、web広告などで集めた見込み顧客に対して継続的なアプローチを行います。そして見込み顧客の興味や検討度が上がったタイミングを見極めて商談を持ちかけることで、成約につなげやすくするという試みです。

従来は電話やメール、web広告などを用いて、見込み顧客情報を獲得したらアプローチしようという営業手法が一般的でした。

これに対しリードナーチャリングは、潜在的なニーズを持った見込み顧客や休眠顧客に対して、「中長期的」にアプローチを行うのが特徴です。メール配信やセミナー、ウェビナー、webコンテンツなど複数の方法の中からそれぞれの顧客に合った方法を選び、有益な情報を届け続けます。継続的に行えば、顧客にとって適切なタイミングで必要な情報が届くでしょう。購買意欲が高まった状態で商談を持ちかけることで契約へとつなげていくのです。

こうしたリードナーチャリングを効率的・効果的に行うには、SFAのようなITツールが欠かせません。最新の顧客情報や商談状況、購買履歴などが蓄積されたデータベースがあってこそ、リードナーチャリングは効果的に行えるのです。

＜BtoB企業向け＞SFAの選び方

BtoB企業は営業の相手が法人です。そのため、契約や決裁までの時間が長いなど、BtoBならではの特徴があることから、自社の目的に沿ったSFA選びが重要となってきます。

ここでは、BtoB企業向けのSFAの選び方を紹介します。

商談管理機能に優れるか

BtoB企業向けのSFAシステムは、商談管理機能が充実しているものを選ぶのがおすすめです。営業活動の目的は、企業と契約し売上を上げることです。

他の機能がいくら充実していても、契約につながらなくては意味がありません。

そのため、まず商談管理機能について確認しましょう。SFAは製品によって搭載されている機能が異なります。商談管理に関する機能が多いものもあればそうでないものあるため、事前リサーチが必要です。

具体的な項目としては以下のようなものがあります。

・過去の商談履歴
・商談目的
・商談相手
・決裁者
・商談の進捗状況　
・次回のアクション予定

こうした情報を社内で共有できれば、商談の進捗状況がすぐ把握できます。また他部門と連携することで、提案金額の調整や次回のアクションに関する提案などのフォローも可能になるでしょう。

また、BtoB企業の営業マンは、出張や訪問営業などの外回りも多いのではないでしょうか。そのため、外出先でも利用できるものを選ぶのがおすすめです。移動中や出張先でも利用できれば、すき間時間で顧客情報の確認や入力が可能になります。

本来の営業活動に集中するためにも、使い勝手の良いものを選びましょう。

案件管理機能に優れるか

案件管理機能についてもチェックしておきましょう。一般的にBtoB企業は商談から受注まで時間がかかる傾向にあります。

そこで、新規・継続・保留など確度別に管理できれば、今どのような状態にあるのかがすぐに確認できます。そのため、案件ごとに優先順位をつけやすくなるでしょう。

具体的な項目には以下のようなものがあります。

・営業先企業
・営業担当
・進捗状況
・受注見込み
・受注予定日
・受注見込額

こうした案件管理ができていれば、営業マネージャーが営業マンに対して適切なアドバイスや指示を出せるようになります。

また、会議による情報の報告もスムーズになるでしょう。SFAを見れば、すぐに状況がわかるので「今どうなっているのか確認に時間がかかる」という事態がなくなります。

SFAによっては、案件の全貌や進捗状況などを一目見てわかりやすいようなレイアウトを採用しているものも多数あります。直感的に把握できるシステムを選べば、営業活動の効率化にもつながるでしょう。

分析機能に優れるか

BtoB企業向けのSFAでは、分析機能に優れているかにも注目しましょう。顧客情報を一元管理できれば、分析にも役立ちます。そうした情報は営業活動だけでなく、販促やマーケティングにも役立つでしょう。

たとえば、売上予測や予実管理などができる機能があります。営業マン個人や部署ごとの売上予測だけでなく、顧客別、商品別などさまざまな角度からの分析が可能になります。

また、BtoBは契約して終わりではなく、リピーターや継続利用者を獲得することが大切です。顧客情報を蓄積して分析すれば、リピーター獲得のための施策にも利用できるでしょう。

操作性に優れるか

新しいツールを導入する際は機能だけでなく、画面デザインや操作性も重要なポイントです。

SFAツールは営業に関わるすべての社員が利用することを前提としたツールです。特に中小企業であれば、ほとんどの社員が利用することもあるでしょう。しかし中にはITツールの操作に慣れたメンバーがいないという企業もあるかと思います。

管理画面が見づらかったり、操作がしにくかったりするツールを選んでしまうと、社員が使いこなせず失敗に終わってしまう可能性があります。

大手企業ならSFAの担当チームなどを設けて、社員などにレクチャーするなどリソースを割くことも可能でしょう。しかし中小企業はそこまでリソースを割く余力がないことも多くあります。そのため直感的にだれでも操作できるようなSFAを選ぶことが大切です。

また自社の社員のITリテラシーを把握し、そのレベルに合わせたツールを導入することが大切です。

導入前には無料トライアルなどで実際にツールを触ってみましょう。実際の業務手順に沿って試しに入力してみると、使い勝手がわかりやすく、自社に適しているかどうか判断もしやすいでしょう。

CRMの機能もあわせ持つか

SFAが主に営業活動を支援するツールであるのに対し、CRMは顧客との関係を維持するためのツールです。この2つは相性が良く、同時に使用したほうが便利なことから、CRMの機能をあわせ持つSFAツールが主流になっています。

そのためCRMの機能をあわせ持っているかも判断基準にしましょう。

BtoB企業向けSFA

BtoB企業におすすめのSFAとして「GENIEE SFA/CRM」をご紹介します。

GENIEE SFA/CRM

GENIEE SFA/CRMは、誰でも親しみやすいシンプルな画面が特徴の国産営業管理ツールです。

直感的に設定、入力、分析が可能なので、本来の業務に集中することができます。

GENIEE SFA/CRMの特長

GENIEE SFA/CRMの特長を簡単にご紹介します。

見やすいインターフェース

「GENIEE SFA/CRM」は親しみやすいシンプルな画面を目指しており、見やすいインターフェースを採用しています。設定や入力、分析などが直感的に行えるので、ストレスなく運用できます。ITツールに詳しい人だけでなく、あまり得意ではない人でも使いやすいシステムを目指しています。

短期間で運用開始できる

「GENIEE SFA/CRM」はすぐに運用開始できるのが特徴です。平均1～2ヶ月でほとんどの企業で運用開始ができます。

さらに項目設定やデータ移行などの設定は、ドラッグ＆ドロップで簡単に実行できます。データを蓄積するほど、受注に必要な行動が分析できるので、早めの運用がおすすめです。

どんなBtoB企業におすすめ？

GENIEE SFA/CRMは、特に以下のような企業におすすめです。

中小企業

中小企業が最初にSFAを導入する場合、搭載機能がシンプルなものを選ぶのがおすすめです。大手企業向けのSFAだと多くの機能が搭載されていたり、カスタマイズ性に優れていたりするものも数多くあります。

こうしたSFAはできることも多いものですが、コストもかかります。また、機能が多すぎても使いこなせない可能性があります。コストがかかってもったいないなどの問題が起こる可能性もあるでしょう。

GENIEE SFA/CRMは、誰でも親しみやすくシンプルな管理画面を採用しています。直感的に入力できるので、システムに慣れていない人でも使いやすいでしょう。

また、GENIEE SFA/CRMでは利用用途や目的などに合わせて、4種類のプランを用意しております。1,480～9,000円まで、企業様に合わせたプランをお選びいただけます。

ITツールの操作に不慣れな社員が多い企業

SFAは社内全体で使うことで、大きな効果を発揮します。そのため、基本的には社員全員が使うことが想定されます。しかし、なかにはITツールに慣れておらず、ITリテラシーがあまり高くない方もいます。 

そのため、管理画面がわかりづらかったり、操作が難しかったりすると、使いこなせず失敗に終わってしまう可能性もあるでしょう。

大手企業ならSFAの担当チームを設けて、社員などにレクチャーするなどもできます。しかし、中小企業などはそこまでリソースを割くことができないことも多いでしょう。

GENIEE SFA/CRMは、直感的に誰でも操作できるようなSFAを目指して作成しております。

直感的に情報を入力したり、変更したりすることが可能です。また、見たいデータを簡単にグラフ化することも可能なので、一目見てデータが分かりやすい仕様となっています。

GENIEE SFA/CRMのサイトでは、無料でサービス資料をダウンロードできます。ぜひ、ご活用ください。

GENIEE SFA/CRMの資料ダウンロードはこちら 

まとめ

ビジネス環境が大きく変わっている昨今、ITツールを導入している企業も増えています。SFAを導入すれば、社内全体で情報共有することが可能になり営業活動の効率化や生産性の向上などが期待できます。

特にSFAに搭載されている顧客管理機能や案件管理機能などは、BtoB企業にとって重要な機能です。

しかし「他の企業が導入しているから」「導入したほうがいいといわれたから」と目的が曖昧なうちに導入するのは避けましょう。目的が不明瞭なまま導入してしまうと、機能を活かせない可能性があるためです。

自社の目的を明確にすることで、自社に合ったSFAを選べます。

「GENIEE SFA/CRM」は、誰でも使いやすいツールを目指しております。資料請求なども受け付けておりますので、ぜひ一度お問い合わせください。

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GENIEE’s library編集部

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