意思決定を効果的でスピーディーにする方法とは

公開日:2015.12.16 / 更新日:2021.04.16 / ビジネス戦略 

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経営者にとって、会社の成長は喜ばしいものです。急成長を望まない経営者はいないのではないでしょうか。

しかし、創業当初は志を同じくするメンバーと直接協議して簡単に意思決定できていたものが、組織の拡大によって考えるべき要素が増え、次第に意思決定は難しいものとなっていきます。しかし、トップの意思判断にはスピードも求められます。

「意思決定をもっと効果的でスピーディーにするためにはどうしたらいいのだろうか?」とお悩みの経営者の方も多いのではないでしょうか。そこで、経営者や部門責任者のために、効果的かつスピーディーな意思決定に役立つ方法をご提案したいと思います。

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意思決定の有効性を高めるポイント

意思決定の有効性を高めるポイント

経営者に求められる意思決定を、次のように「経営全般」と、特に企業のために重要な「営業戦略」とに分けて話を進めます。

 

経営全般

経営全般の意思決定の効果を高めるためには、

・経営情報がリアルタイムかつ簡単に自分に集中する「しくみ」をつくる
・データを重視し、断片的な情報や思い込みによる意思決定を排除する
・システムシンキングによって課題の本質を抽出し、解決する

といった方法が有効です。

具体的な「しくみ」としては、後述するCRMツールやグループウエアなど、ITツールを活用して、社内で発生した経営に影響を及ぼす可能性のあるインシデントをひとつに集約するといった方法が挙げられます。多くの情報をリアルタイムで集約・共有でき、意思判断をスピーディーにすることに役立ちます。

ただし、ツールを導入しただけで意思決定が効率化するわけではありません。

インシデントが発生した段階で、担当社員がそれをデータ化して入力し、それを誰が閲覧できるようにするかといった組織的なしくみづくりも重要です。このような総合的なしくみづくりによって、組織全体の「見える化」が進み、瞬時に会社の今の状況を把握できるようになるでしょう。

また、経営情報が俯瞰できるようになると、データという動かしがたい事実を中心に物事を考えられるようになります。

もちろん、経営者には経験や勘が必要な場合もあります。しかし、経営情報を分析してみると、ベテランの分析者でも思わぬ勘違いや見落としをしていることが少なくありません。

データを駆使することによって、経営判断の精度を高めるとともに、データに裏付けられた強い説得力を判断に添えられるようになります。

システムシンキングについては後述しますが、要は、「事象の要因をあきらかにし、その関係性や流れをシステム図として図式化することにより、「経営」という多くの要素が複雑に絡み合う事柄をひとつの「系」として捉えることができるようになります。システムシンキングによって、経営判断の際に考慮すべき各要素の関係性や重要性が「見える化」され、思考が整理され、方向性を見つけやすくなるといったメリットがあります。

 

営業戦略

営業戦略を策定することは経営者の重大な役割ですが、戦略の策定にあたっては顧客情報の管理と分析が欠かせません。

・顧客のトレンドを知り、どの層の顧客を今後のメインターゲットとするべきかを決める
・受注時期や売上達成率などの予測を、データに基づき高い精度で行う
・営業活動の進捗状況をリアルタイムに把握し、戦略・戦術の見直しを行う

顧客情報を適切に管理・分析することでこのように意思決定に役立ちます。

また、限られたリソースで最大の業績をあげるためには、リソースを「自社の強み」に集中し、強みがもっとも有効に発揮できる見込み顧客層に集中投下するべきです。

顧客データの分析により、「自社の強み」が何か、「もっとも成果が望めるターゲット」はどこかを、素早く抽出できれば、効果的かつスピーディーな意思決定に大きく役立つでしょう。

 

システムシンキングのすすめ

どんな企業にも、多くの課題があるはずです。

アイデアひとつで解決できるような課題は少なく、さまざまな要素が複雑に絡み合って解決を困難にしているケースが大半でしょう。

こうした複雑な課題に取り組むために、システムシンキングは非常に有効な思考法です。

「ちきゅう」の代表・浅井が書いている「ちきゅうのブログ」(https://chikyu.net/chikyu_blog/)では、「四角のなかに短い言葉が書かれ(要素)、各要素が矢印で結ばれている」というシンプルな図をよく使っていることをご存じの方も多いでしょう。あれがシステムシンキングのシステム図です。

マインドマップとも似ていますが、システム図はよりロジカルで、「思考の流れ」を表現しやすいという特徴があります。また、マインドマップは思考を整理するためのツールですが、システムシンキングは「課題を根本的に解決する」ことを目的としています。

また、矢印によって各要素に「こうすることによって、こうなる」という流れを与え、すべての要素が最終的に「循環する系」としてまとまるという点にシステムシンキングの大きな魅力があります。

たとえば、「商品の差別化」→「市場シェアの向上」→「売上増」→「スケールメリットによるコスト減」→「開発費の増加」→「商品の差別化」といった、好循環の流れを生むための要素をうまくシステム図に表すことができます。

ただし、実際の経営課題はもっと複雑で、構成要素が数十あるいはそれ以上になり、それらを循環する系にまとめるためにはかなりの試行錯誤が必要となるかもしれません。

しかし、経営課題を「見える化」して思考を整理するには極めて効率的な方法です。

 

PDCAサイクルを短くする

PDCAサイクルを短くする

意思決定を効果的かつスピーディーにするためには、さまざまなPDCAサイクルの周期を縮めることも非常に重要です。

計画(plan)→実行(do)→評価(check)→改善(act)の循環であるPDCAサイクルは、周期が短ければ短いほど価値や精度が高くなります。

たとえば、資金計画を立てる際、年に1回の本決算のデータだけで経営状況を評価し、改善策を考えていたのでは、1年に1回しかPDCAサイクルを回せません。

上場企業では四半期決算が義務づけられ、実質的には月次決算が必要不可欠となっています。これはPDCAサイクルを短くすることで、経営上の問題点を素早く発見して対策を立てたり、最新の経営情報を営業戦略に反映して戦略の精度を高めたりすることに大いに役立ちます。

財務や経理方面では、こうしたPDCAサイクルを短縮するための財務・経理ソフトを導入している企業が数多くみられますが、営業面では、顧客管理・商談の進捗管理などにPDCAが欠かせないにもかかわらず、サイクルを短縮するために役立つCRMツールやSFAツールを導入する企業がまだまだ少ないようです。

経営者が意思決定に割ける時間は限られているのですから、時間を最大限に活用するために、こうしたツールの導入も考えてみるべきかもしれません。

 

CRMツールの基本知識と導入メリット

CRMとは(Customer Relationship Management)の略語であり、日本語に訳すと「顧客関係管理」です。その名の通り、顧客との関係性を構築・管理するマネージメントシステムです。

顧客の関係性を構築・管理するシステムとは、顧客の立場から製品・サービスやビジネスモデル、マーケティング、情報を整理することで、顧客にとって絶妙なタイミングで求めているものを提供し、継続的な製品やサービスの利用を促すことを目指すものです。 

CRMは、1990年代に米国で誕生しました。その後、1998年に総合コンサルティング会社アクセンチュア(当時はアンダーセン・コンサルティング)による著書「CRM-顧客はそこにいる」で広く知られるようになりました。

CRM導入で得られるメリットは、 顧客情報を一元的に管理可能なことです。従来の営業は、担当者に任せっきりで属人化してしまうのが当たり前でした。しかし、現代のビジネスでは、営業全体が1つのチームとして活動することが求められています。そのため、CRMを導入すれば、登録した顧客情報は瞬時に共有され、アクセスすれば誰でも確認することができます。

また、顧客の段階に合わせたアプローチが可能になります。BtoB企業が商品やサービスの購入を行う際は、窓口となる担当者だけではなく、複数の社員による検証会議や経営者の承認を得るなど、多くのプロセスを行う必要があります。その際、顧客がどの階段にいるのか把握することは非常に重要です。CRMによって蓄積された成功事例を分析したデータを活用すれば、顧客の状況に合ったアプローチが可能になります。 

さらに、顧客管理を徹底することで売上予測を立てやすくなるため、長期的な戦略を練りやすくなり、意思決定スピードが早くなるでしょう。 

加えて、CRMツールは営業部門のみで管理するのではなく、他部門をまたいで共有することで全社一体となって顧客の対応にあたることができるようになります。そして、適切な対応によって顧客満足度が向上するという新たなメリットが生まれます。

 

SFAツールの基本知識と導入メリット

SFAとは(Sales Force Automation)の略語で、日本では「営業支援システム」と呼ばれるシステムのことです。SFAツールは、営業プロセスの効率化を図るためのICT(Information and Communication Technology)のひとつです。

SFAツールを導入することで、営業活動全体の生産性向上を実現することができます。具体的には、営業部の社員が各自で持っている顧客情報や営業アプローチ進捗状況をデーターベース化して共有していきます。これにより、営業活動の効率化を図り、売上や利益の向上につなげる役割を果たすことができます。 

口頭や紙ベースでの報告だけでは、プロセスまで含んだ細かな情報の共有やリアルタイムの更新ができません。しかし、SFAを導入することで日々の営業情報を蓄積し、細かなプロセスを含む多様なデータを効率的に保存できるので、営業活動を可視化して一目で理解しやすいものにすることができます。また、営業担当者の活動を可視化することで、成功事例の再現性を持たせる組織を作り出すひとつのヒントとなるでしょう。 

さらに、ナレッジやノウハウが共有できて情報資産を有効活用できるため、組織内での営業活動を標準化することができます。現代の営業活動ではどの会社でも情報収集と活用が大きな鍵であるため、「顧客情報」「人脈」「商談事例」などをナレッジとして収集、活用することは重要です。SFAを導入すればそれらすべてを共有できるので、担当者が部署替えや退職したとしても別の担当者にスムーズに引き継ぐことができます。

 

意志決定を組織に共有・浸透させるスピードにも配慮を

経営者の意思決定を効果的かつスピーディーにするためには、上記で掲げたように、

・経営データを重視すること
・必要な経営データを経営者にリアルタイムで集中させること
・ロジカルシンキングにより、課題の本質を抽出してその解決策を見つけること
・あらゆるPDCAサイクルを短縮させること
・CRMツールなどの情報システムの導入も検討すること
・ツールの導入に際しては組織的なしくみづくりも必要であること

などが役立つと考えられます。

なお、経営データに関しては、経営者だけでなく各部門の部門長、責任者といったキーマンともある程度共有するといいでしょう。そうすることによって「データ・数値の意識づけ」が組織のメンバーに徹底され、トップの意思決定の背景や決定理由などが理解しやすくなり、組織全体の行動がスピーディーかつ高精度になるというメリットも得られるようになります。

 

意思決定に役立つ「ちきゅう」

ちきゅう」は、業務を効率化させ可視化し、業務の効率化に役立つSFA/CRMツールです。ここでは、ちきゅうの特徴と機能について詳しくご紹介していきます。

 

「ちきゅう」の特徴

ちきゅうには、3つの特徴があります。 

1つ目の特徴は、インターフェイスがシンプルで分かりやすく、都度マニュアルなどを見て操作する必要がない点です。国産システムとして誕生したちきゅうは、日本企業が使いやすいような仕様となっています。 

2つ目の特徴は、最小限の入力作業で営業効率を上げられることです。ちきゅうは、日々多くの業務をこなさなければならない営業マンの負担を減らすことを考えて設計。多くの画面を開かなくても良いように、GoogleやSlackなどビジネスシーンで多く使われるツールと連携させることで、データの一元管理を簡単に行うことができます。 

3つ目の特徴は、SFAとして最低限必要な機能に絞っているため、ITリテラシーを気にすることなく導入することができる点です。また、もっとも手軽な「ライト」プランは月額1,480円というリーズナブルな料金で利用できるので、気軽に導入しやすいことも特徴です。

 

「ちきゅう」の機能

ちきゅうには、便利でシンプルな機能が付いています。

 

・商談管理ビュー
商談をかんばん方式で一覧表示しているため、全商談の進行状況が一目で分かるようになっています。各商談はドラッグ&ドロップでフェーズを移動させられて、1つの画面で簡単に全商談の管理が可能です。

 

・キャンバス(グラフ作成機能)
売上実績や着地見込み、予算に対する達成率などをわりやすくするために、棒グラフや円グラフを用いています。予実管理、リードソースや営業メンバー別の進捗率、受注率などの分析もしやすい操作性です。

 

・レポート機能
ちきゅうに登録したデータは、任意項目と条件で抽出しエクスポートすることができます。また、確定した項目や条件を保存しておくことができるため、定期的に確認したい項目や条件を瞬時に表示し、確認することができます。

 

・名刺管理機能
アプリで名刺をスキャンすることができます。見込み客や取引先のデータを自動で登録することができ、営業担当者が直接入力する手間を省けます。また、SFAと名刺管理ツールを別々に導入したケースと比較してみると、1ユーザあたり約4分の1のコストで利用可能です。見やすさを重視したデザインになっているため、直感的に利用することができます。

 

ちきゅうの公式サイトでは、製品資料を無料でダウンロードすることができます。ぜひ、チェックしてみてください。

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