【2021年最新版】インサイドセールスに必要なツールやその選び方とは?

2021.01.28 / ツール紹介 

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近年、直接対面せずに電話やメールなどのやりとりを行うインサイドセールスが注目されています。営業活動の負担を減らし、より効率的に行えることから取り入れる企業も増えてきました。

そのようなインサイドセールスに必要不可欠とされているのが、さまざまなITツールです。

本記事では、インサイドセールスに必要なITツールの種類や選び方についてご紹介します。

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インサイドセールスとは?

インサイドセールスとは、顧客と直接対面せずに行う営業スタイルのことです。

「内勤型営業」とも呼ばれており、電話、メール、Web会議ツールなどを使って営業活動を行います。

インサイドセールスは、以前から取り入れている企業もありましたが、2020年の新型コロナウイルスの感染拡大によって、さらに注目されるようになりました。顧客先を訪ねるという従来の営業スタイルが難しくなり、インサイドセールスが導入されるようになったのです。

また、リモートワークと相性が良いことも、普及の理由のひとつとして挙げられています。

 

インサイドセールスの実施メリット

インサイドセールスの実施には、いくつかのメリットがあります。

しかし、従来の営業手法しか行ったことのない営業マンだと想像しにくいこともあるかもしれません。

ここでは、一般的に考えられるインサイドセールスのメリットについてご紹介します。

 

営業効率化の実現

インサイドセールスの実施メリットでまず考えられるのが、営業活動の効率化および売上向上です。従来のフィールドセールスだと、1日に多くても3~4件の商談が限界でしょう。
インサイドセールスは、移動する時間が不要です。よって、1日あたりの商談数を増やせるため、4件以上をこなすことも珍しくありません。

またフィールドセールスでは、営業活動の範囲が近隣に絞られてしまいます。大型の案件や大企業を相手にした営業であれば、時間やコストをかければ回収できることもあります。しかし、確度の高くない顧客まではカバーできないことも多いです。

インサイドセールスではどこでも営業活動が可能であり、活動範囲が限定されません。Web会議ツールなどを使えば、全国の企業と商談が可能です。

またインターネットがつながる国であれば、海外の企業と商談することもできるため、国内だけでなく海外とも取引をする企業も増加しています。

このように、インサイドセールスは広範囲の営業活動をより効率的に行えるようになります。そうすれば、さらに多くの顧客獲得が期待できるでしょう。

 

BCP対策につながる

インサイドセールスはBCP(事業継続計画)対策にもつながるとされています。日本はもともと、地震や台風などの天災が多く、社員が出社できないこともあります。また2020年には新型コロナウイルスによって、働き方が一変しました。

リモートワークやインサイドセールスなどの新しい働き方の環境が整っていない企業は、整っている企業に比べて事業を継続しづらい状況になっています。

今後も天災などでBCPが必要になる時は必ず来ると予想されています。万が一の時、問題なく営業活動を継続するためにもインサイドセールスに取り組むことが大切とされているのです。

 

人手不足の解消につながる

インサイドセールスは、労働人口減少によって起こる人手不足解消も期待されています。
近年、少子高齢化なども相まって、労働人口はどんどん減り、人手不足が叫ばれています。いくら企業が人材確保に奔走しても、働ける年代の人間そのものが減少しているため、営業職の人手も不足してきています。
先述した通り、インサイドセールスを実施すれば、移動時間などが削減できます。削減した時間を他の業務に使うことができれば、より効率的に業務がすすめられ、人手不足もカバーできるのです。

 

営業の属人化防止につながる

従来の営業活動は属人化しやすいともいわれていました。これは従来の飛び込み営業のような営業手法は、経験やコツ、モチベーションなど個人のスキルが重要視されており、それを他の人に教えるということをあまりしなかったためです。これは自分の成績を上げるために仕方がないことではありますが、せっかくの良いノウハウが会社の財産として残りません。

また営業ノウハウが属人化してしまうと、引き継ぎがしにくかったり、営業マン同士にスキル格差が生じたりしてしまいます。

インサイドセールスを導入すれば、営業活動の履歴が残ります。顧客とのやり取りなどが丸ごと残るので属人化を防止できるのです。

さらに、従来の方法と比べて新人教育も効率的に行えるでしょう。従来の営業手法の場合では、社員が一定レベルまで育たないと顧客との対面営業は難しいです。

一方でインサイドセールスは、社内で業務を行います。指導社員や他の社員の業務を間近で見られるため、新人教育を含めた他の教育も行いやすいでしょう。加えて、1日に多くの商談をこなせることからも、新入社員が数多くの商談に同席し学べるため、成長も早いといえます。

商談に挑戦する場合でも、ベテラン社員がすぐ隣でサポートしてくれます。従来の営業手法よりも多くの商談が可能なので、たとえば確度の低い顧客に対して、訓練として商談を申し込んでみるなどの挑戦もできます。

このような教育関係のやり取りもすべて履歴に残るので、ノウハウとして会社に残しやすいのもメリットでしょう。

 

コスト削減につながる

インサイドセールスは、移動の時間が不要なため、移動や宿泊のコストを削減できます。

さらに従来のフィールドセールスとの組み合わせも、コスト削減につながるとされています。

たとえば、見込み顧客の段階でインサイドセールスによってフォローを行います。そして顧客の興味・関心が高まった時点でフィールドセールスへと引き継げば、より契約の可能性が上がるでしょう。

 

インサイドセールスに必要なツール

インサイドセールスを円滑に行うには、ITツールの導入が欠かせません。

ここでは、インサイドセールスを行う際に導入されることの多いツールについてご紹介します。

 

MAツール

MAは、Marketing Automationの略称です。マーケティング業務の効率化や、自動化に役立つツールです。MAツールで顧客情報の管理や分析を行うことにより、確度の高い見込み顧客を見極められるようになるでしょう。

確度の高い見込み顧客を選んで積極的にアプローチすることで、営業活動をより効率化できます。

また、マーケティングに関するさまざまな施策を自動(Automation)で行えます。

たとえば、自社ホームページに、お問い合わせフォームなどや申し込みフォームを設置する際もMAツールが役立ちます。MAツールでフォーム作成を行えば、インサイドセールスでアプローチする顧客情報をMAに獲得できます。

さらに、Webサイトの閲覧やイベントの参加状況などに合わせて、顧客の興味の度合いなどを図る機能なども搭載されています。

 

MAの機能の一例

以下は、MAに搭載されている一部の機能です。

・セグメントメール送信機能
見込み顧客をセグメント化して、それぞれに合わせたメールを送ることができます。

・トラッキング機能
見込み顧客のデータを、IPアドレスを紐づけることで、どのような行動をとっているか把握できます。

・パーソナライズ機能
見込み顧客一人ひとりに合わせたコンテンツを表示できます。たとえば、Webサイトで、初見の顧客と再訪した顧客で異なるイメージを表示させるなどです。

 

MAJIN

MAJINは、顧客一人ひとりの興味や関心に応じた施策を自動化・効率化できるMAツールです。直感的に使いやすいインターフェースを採用しており、ツールを初めて導入する方でも使いやすくなっています。

また多彩な配信チャネルが用意されているのが特徴です。メール、LINE、Webプッシュ通知、ポップアップ、SMSなど、顧客ごとに適したチャネルを選んで配信できます。

さらに新規顧客の獲得から営業までワンストップで可能です。サイトの訪問状況やメールの開封状況から顧客をスコアリングします。

見込み顧客が、製品情報をクリックしたり、資料をダウンロードしたりなど、アクションが増えてきたら自動で営業担当者にメールで通知されます。顧客の行動をすぐに営業活動に反映できるので、効率的な営業活動が可能です。

 

CRMツール

CRM(Customer Relationship Management)の略称です。「顧客管理システム」や「顧客関係管理システム」とも呼ばれています。

顧客の氏名、年齢、属性などの基本情報だけでなく、購入履歴や興味関心など顧客に関する情報を一元管理でき、顧客に合ったサービスを提供できるようになります。その結果、顧客との良好な関係性を継続して築けるでしょう。

また、情報を社内で共有することにより、業務効率化も期待できます。

CRMの最終的な目的は、顧客を継続的な購買へと導くことです。そのためには、既存顧客との関係強化が欠かせません。

見込み顧客へのアプローチだけでなく、アップセル、クロスセルを狙ったアプローチをインサイドセールスが狙うこともあります。そうした際も、CRMがあることにより、効率的な営業活動ができるでしょう。

 

CRMの機能の一例

ここでは。CRMに搭載されている機能を一部ご紹介します。

・顧客情報管理機能
顧客の情報を管理する機能です。企業名、担当者名、電話番号などの基本的な情報だけでなく、取り引き内容や商談などの履歴を管理・共有できます。

多くのツールではカスタマイズによって管理したい項目を追加可能です。

・配信機能
メールなどを配信できる機能です。顧客をカテゴリーに分けて配信することも可能なため、アプローチ精度を高められます。また、開封率の検証ができるものもあります。

・問い合わせ管理機能
顧客からの問い合わせ内容を、履歴として保存・共有可能です。問い合わせを適切に管理することにより、返信漏れや二重返信などのトラブルを防げます。

顧客からの問い合わせ内容をまとめ、「よくある質問」として共有することができるものもあります。この項目を見れば解決できることも多いため、作業の手間や担当者の負担を軽減できるでしょう。

 

SFAツール

SFAとは、「Sales Force Automation」の略称です。

日本語では「営業支援システム」と呼ばれています。商談の進捗状況やその結果などを管理・共有できます。

SFAツールは、営業活動の「見える化」に役立つシステムです。顧客情報を一元管理し、リアルタイムで共有することで、営業活動を可視化できます。また最新情報を常にチェックできるので、営業活動をより効率的に行えるようになるのです。

たとえば、営業マンが常に最新の顧客情報をチェックできれば、それをベースに商談ができるでしょう。

また、報告業務の手間が時間の削減につながります。SFAでは商談の内容や、相手の反応具合などの詳細も記録可能です。営業部門や他部門で情報をすぐに共有できるのはもちろん、後から振り返る際も使えます。上司が確認し、問題点などを指摘する際にも使えるでしょう。

インサイドセールスとフィールドセールスで分業する場合、顧客の情報ややりとりを引き継ぐために欠かせないツールです。

 

SFAの機能の一例

SFAは、一般的に以下のような機能が搭載されています。

・案件管理機能
案件管理機能は、商談の進捗状況などを管理できる機能です。「案件が今どんな状況なのか」「商談上の問題はないか」「成約確度はどうか」などを個々の商談ごとに管理できます。

・活動管理機能
顧客とのやりとりを管理する機能です。時系列順に管理することで、どのメンバーがどのような営業活動を行なっているかを確認できます。

営業マンのどのような行動がどれだけ成約など結び付いたのかを確認でき、無駄のない営業活動の実現が期待できます。

・顧客管理機能
顧客情報をステータスごとに管理できます。確度の高い見込み顧客や、「お得意様」ともいえる既存顧客をチェックできるので、優先的にアプローチするなど戦略的な営業が実践できます。

 

SFA/CRMツール「ちきゅう」

「ちきゅう」は、SFA・CRMの両方の機能をあわせ持つツールです。入力や分析だけでなく、項目設定も直感的に行えます。親しみやすいシンプルな画面が特徴で、「設定」「入力」「分析」などの業務をストレスなく行えるので、本来の業務に専念できます。

ちきゅうでは、営業活動を可視化し業務を効率化できるための以下のような機能を搭載しています。

・顧客管理
・商談プロセス管理
・タスク管理
・活動報告
・グラフ作成 
・レポート機能
・名刺管理機能 など

さらにちきゅうでは、ビジネスで使われることの多い、他のツールとの連携も可能です。他ツールと連携することにより、ユーザーの負担を減らし、使い勝手もアップしています。

また、必要な項目と機能を選択することも可能です。1,480~9,800円と企業に合わせたプランを選べます。

 

Web会議ツール

Web会議ツールは、オンライン上で会議や商談を行うためのツールです。

たとえば、指定のURLにアクセスすることで簡単に接続できるものもあり、事前にインストールする手間もありません。

資料なども添付することができるので、あらゆる情報を顧客とリアルタイムで共有できます。そのため、対面での営業に劣らない商談を実現できるでしょう。

対面営業では決裁者が不在の場合、担当者が持ち帰って確認することもありました。Webでは、その場に決裁者を同席してもらうことによって、成約までの時間を大幅に削減できます。Webなら、わざわざ足を運ぶ必要や顧客に来てもらう必要もないため、双方の負担も軽減できるのです。

 

ツールを選ぶときのポイント

ITツールはさまざまな種類があるため、何を選んでよいのか迷う方も多いのではないでしょうか。そこで、ここではツールを選ぶときのポイントについてご紹介します。

 

適切なKPIの設定

適切なKPIの設定も大切です。KPIは、目標の達成度合いを確認するための重要な指標です。営業活動では、以下のようなKPIが設定されます。

・アポイント創出件数
・有効商談化件数
・受注件数

導入する段階では、「アポイント創出件数」か「有効商談化件数」がおすすめです。導入直後では、有効商談化件数が増えれば受注件数も増えるためです。
ある程度インサイドセールスに慣れてきたら、受注件数もKPIに含めるとよいでしょう。

 

自社に必要な機能を洗い出す

まず、自社にどのような機能が必要であるのかを洗い出しましょう。多機能であればそれだけ多くのことができますが、そのぶんコストが上がります。自社にとって不要な機能が多ければ、それだけコストが無駄になってしまうのです。必要な機能だけが搭載されたツールを選ぶためにも、「何が必要なのか」という洗い出しは重要です。

また、導入の際は、上層部の意見だけでなく、現場の意見も取り入れましょう。

ツールによって搭載されている機能は異なるので、現場の声を聞かずに導入してしまうと、必要な機能が搭載されていない可能性があります。不必要な機能が多く使いづらい場合もあるでしょう。

こうした事態に陥れば、せっかく導入しても、定着させるのは難しいでしょう。上層部だけで決めるのではなく、現場の声もしっかりヒアリングすることが大切です。

特にインサイドセールスは、より多くの数を行うことが大切です。できるだけすばやく作業ができるようにシンプルで効率が考えられたツールを選びましょう。

 

ツール担当者を決める

ツールを導入する際は担当者を決めておきましょう。導入時は、社員から多くの質問が寄せられることが予想されます。「入力はどうするのか」「データをどう活用するのか」など使い方に関する疑問などが発生するでしょう。

担当者が決まっていないと、これらを誰に質問していいのか分からず、現場が混乱してしまう可能性があります。

ツールの担当者・チームを決めておき、質問に回答できる環境を整えておけば、比較的スムーズに導入できるでしょう。

 

費用対効果の高いツールを選ぶ

できるだけ費用対効果の高いツールを選ぶようにしましょう。

たとえばツールの導入により見込める増加が粗利額未満あれば、費用対効果が高いといえます。

逆に粗利額が増えても、ツールにそれ以上のコストがかかっているのであれば、費用対効果が低いといえます。

ツールの価格は、商品やプランによって異なります。そのため導入する際は複数のツールの見積もりを取ってから選びましょう。

また、単に価格が安いということだけなく、機能の内容やツールの付属サービスなどもしっかり確認しましょう。

たとえば、サポート体制が手厚いかどうかです。これまでツールを導入したことのない企業は、導入時だけでなく、運用面でもサポートしてくれるツールを選ぶことがおすすめです。

ツールは、導入してすぐに効果を感じにくいものです。導入後にどれだけ社員が使いこなし、継続して使用するかが重要なのです。しかし、導入後は操作に慣れないことも多いでしょう。

その際、ツールの運用や活用方法についてサポートしてくれれば安心です。たとえば操作や機能に関するマニュアルがあるか、トラブルが発生したときにどんな対応をしてくれるのかなどです。

問い合わせ方法も確認しておきましょう。問い合わせ窓口がメールしかない場合、素早い問題解決が望めない可能性があります。問い合わせ方法がメール、電話、チャットなど、複数用意されていれば安心でしょう。

 

操作性は導入前に確認する

ツールの操作性は事前に確認しましょう。必要な機能が搭載されていても、操作性に問題があると営業効率の悪化にもつながりかねません。

ツールによっては無料トライアルを行なっているものも数多くあります。導入前に無料トライアルを試すなどして、操作性をしっかり確認することが大切です。

 

他ツールと連携できるツールを選ぶ

自社内ですでに他のITシステムを使用している場合は、それと連携できるツールを選びましょう。

たとえば、既存で導入しているチャットツールなどと連携できるものを選ぶと、さらなる営業効率の改善が期待できます。

連携できれば、データをリアルタイムで取り込むことが可能です。入力の手間が省け、業務効率化につながることが期待できます。

 

まとめ

インサイドセールスを成功させるには、各種ツールの導入が欠かせません。必要となるツールは業種や扱う商材などによって異なるため、自社に合ったものを選ぶことが大切です。

また、ツール導入時は社内の意思を統一しておきましょう。せっかくツールを導入しても、導入目的や活用方法などを周知できていなければ、うまく活用できない可能性があります。

ツールを活用し、社内全体で情報管理・共有を行うことで、より効率的なインサイドセールスが期待できます。

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