2020.06.05 / ツール紹介 

「営業を効率化したい…」
という悩みはITツールが解決!

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働き方改革が叫ばれる昨今、テレワークなどの多様な働き方の採用や業務の効率化がより重要視されるようになりました。しかし、業務の効率化といっても、実際にはすぐに叶うものではありません。そんな時に役立つのがITを活用した「業務効率化ツール」です。技術が発達した現代だからこそ、顧客の管理や業務の自動化はもちろん、以前は難しかった営業活動もツールを使って簡略化できるようになりました。ITツールを使えば、なかなか進まなかった業務の効率化も早いスピードで実現することができます。 

今回は、業務効率化に役立つITツールについて徹底的にご紹介します。効率の悪い業務に悩んでいる方はぜひご覧ください。

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営業の効率化を手助けしてくれるITツール

営業を効率化するためのITツールにはさまざまなものがありますが、ここでは近年注目が集まっている「SFA」「CRM」「MA」のITツールについてご紹介します。まずは、それぞれの特性をよく理解してみましょう。

 

SFA(営業管理)ツール

SFAとは、「Sales Force Automation」の略で営業支援システムやツールのことです。営業活動で用いる情報を一ヵ所に蓄積することで、業務を効率化できたり、分析に役立てたりできます。SFAツールには、主に顧客管理・案件管理・行動管理・予算管理・分析管理の機能が搭載されています。

顧客管理の機能では、クライアントの企業情報や担当者の名前、メールアドレス、部署などの基本情報の管理が可能です。情報がシステムに蓄積されるため、引き継ぎの際にも役立つでしょう。 

案件管理の機能は、商談の進捗状況や案件の内容を管理する機能です。従来の管理方法では営業担当者に情報が属人化しやすく、商談の進捗や商談で決められた内容がブラックボックス化しやすい欠点がありました。しかし、SFAツールで管理することによって、案件の状況を可視化することができます。そのため、他部署でも案件の進度を確認でき、スムーズな連携が可能です。リモートワークなど、対面をともなわない業務形態で役立つのも魅力の1つでしょう。

行動管理は、営業担当者の商談回数や成約率、受注件数を管理する機能です。数値化して管理できるため、人事評価などに役立ちます。

予算管理の機能は、売上予測や実績数値、目標の達成率を管理できる機能です。こちらも人事評価に役立つ機能で、振返りの際にも役立つことでしょう。

 

SFA(営業管理)ツールの導入すべき企業の特徴

SFAツールを導入した方が良い企業には、いくつか特徴があります。

 1つ目の特徴が、従業員の数が多い中小~大企業です。社員の数が多ければ多いほど、管理にかかる工数も増えますが、SFAツールを導入することで管理工数を大幅に削減することができます。

2つ目の特徴が、管理系統が分断されている企業です。例えば、営業の売上数値や目標達成などの情報と案件管理が個別に管理されていたり、売上管理と業務日報が別々に管理されていたりする場合です。管理場所を一元化することによって、複数のツールを使う手間が減り、コピーして都度一定の場所にまとめ直すといった作業をする必要がなくなります。

 

CRM(顧客管理)ツール

CRMは「Customer Relationship Management」の略で、顧客関係管理と訳されます。顧客関係を強化したり、顧客の情報を管理したりするツールのことをCRMツールと呼びます。

CRMツールの多くにはマーケティング機能や分析機能など管理に役立つ機能が搭載されています。例えば、顧客に紐づけて顧客や企業の情報、役職や購買履歴、行動履歴などさまざまな情報を追加していくことで、顧客のニーズが浮き彫りになります。顧客の興味や関心をしっかりと把握することで、顧客が次に求めるものを先んじて把握して提案することができるでしょう。

また、既存の顧客との関係性を強化し、一介の顧客からロイヤルカスタマーにナーチャリングしていくことで、売上に大きく貢献するユーザーを創出できます。

 

CRM(顧客管理)ツールの導入すべき企業の特徴

CRMツールを導入すべき企業の特徴は、大きく分けて3つあります。

1つ目は顧客の管理が行えていないケースです。製品の利用後にフォローメールを配信したり、商談の後に継続的にヒアリングを重ねたりと小まめなアプローチは顧客との良好な関係を築くうえで非常に大切な作業です。CRMを導入することで複数の情報を確認する手間が省けるため、作業工数が削減できます。

また、CRMツールにはメール配信の機能を持ったものも多く、システム上でメールを作って顧客に配信することも可能です。あらかじめテンプレートなどを作成しておくと、さらに作業効率が高まり、業務が簡略化できるでしょう。 

2つ目は案件の離脱が多いケースです。顧客が根付かずに常に新規顧客を開拓している状況が続くと、営業や顧客開拓の業務が増え、その他の業務に割く時間が減るため効率的ではありません。そこで売上を長期化し、安定化させるためにもCRMツールの導入が効果的です。

3つ目は顧客のニーズが把握できていないケースです。顧客に関する情報が取得できていても、断片的に管理されていることで各々の情報の関連性が見いだせず、潜在的なニーズに気付けていないケースは少なくありません。CRMのデータに基づいて整理し、顧客をより深く理解することで顧客のニーズを紐解き、確度の高いアプローチができるようになるでしょう。

 

MAツール

MAツールとは、「Marketing Automation」と呼ばれる、マーケティングのプロセスを自動化する役割を持ったツールのことです。リードの獲得から段階的なナーチャリングを行って成約に結び付ける、この一連の流れを自動化するプラットフォームや仕組みのことをMAと呼びます。MAはマーケティング機能に特化していて、メールの配信機能やWebページやサイトとの連携機能が多く搭載されています。

多くのMAツールに代表される主な機能として、ステップメール(シナリオ型メール)が挙げられます。これは顧客の興味関心の度合やステータスによって、自動的に複数のメールを出し分ける機能を持ったメールです。ユーザーの状況にパーソナライズしたアプローチを行うことで、効果的なナーチャリングができるとともに、全てのステップを自動化できるため手間がかかりません。

 また、MAは失注顧客の再発掘にも役立ちます。フォローメール配信後、開封率や返信など顧客の行動に応じて次の段階のメールを自動送信し、関心を引き上げます。定期的なアプローチを行うことで、再度案件の受注につなげることが可能です。

さらに、MAツールの中にはサイトの入力フォームと連携したり、A/Bテストが簡単に行えたりするものもあります。入力フォームを手軽に作りたい、製作コストをかけたくない場合は非常に重宝するツールでしょう。

 

MAツールの導入すべき企業の特徴

MAツールを導入すべき企業の特徴は、リードを獲得できていない企業です。リードが獲得できなければ、優良顧客になり得るユーザーも創出できませんし、売上の見通しは立たないままです。 

また、新規顧客を獲得できていない企業の多くは、従来の方式で新規顧客の獲得を行っているがゆえに労働コストが大きく、大量の商談件数をこなせないデメリットがあります。そのため、1度に多数のユーザーにアプローチできて、なおかつその過程を自動化できるMAを導入することで抱えている課題を一挙にクリアすることができます。

 

営業効率化に役立つツールの導入ステップ

ここからは、実際にツールを導入する際のステップとポイントを詳しく確認してみましょう。

 

課題の明確化

ツールを導入するにあたって、最初にやるべきことは自社の課題を明確にすることです。自社の課題が明確になっていないと、ツールを導入することで抱えている課題を実際に解決することができるのか否か、見通しがつきません。

また、課題が明確になっていないと、ツールを選ぶことも難しくなります。例えば、SFAツールを導入しようとしても提供するツールによって機能は異なりますし、似たような機能でも微妙に仕様が違ったり、自社の業態に合わなかったりするケースもあります。まずは、自社の課題を洗い出して可視化したうえで、実際にツールの導入でその課題を解決できるのかどうか、しっかりと精査しましょう。

 

目標決定

課題が明確化したら、次は目標を設定します。ツールを導入したうえで、どれだけの効果が得られるのか、どれだけの利益を生むのか、どれくらいの期間で目標を達成するのかといったことを策定しましょう。どのツールを導入するのにも振返りや改善は必要なので、直近に達成が必要な小さな目標と、長期的に達成が必要な大きな目標をそれぞれ設定するのがおすすめです。

 

営業効率化ツールの選定

続いてはツールの選定です。ツールを選定する際は自社の課題を解決できる機能は搭載されているか否かという観点を前提に選ぶようにしましょう。そのうえで、前段で建てた目標と照らし合せて、導入コストや運用コストを考慮に入れてツールを選定することが大切です。

業務効率を改善して成約率が上がっても、生まれた利益に対して導入費・運用費が上回ってしまったら元も子もありません。そのため、売上とツール費を比較して、1度シミュレーションを作成しておくと安心です。

 

効果検証

ツールは導入がゴールではありません。導入後は運用をしたうえで、定期的に効果検証などの分析業務を行いましょう。導入前に決めた目標設定やスケジュールと付き合わせて、実際の達成率を測定します。業務効率の改善などは数値で可視化できない場合もあるので、従来の方法に必要な工数と、導入後の工数を記録しておくのもいいかもしれません。

 

おすすめの営業効率化ツール「ちきゅう」

ここからは、弊社ジーニーが提供する業務の効率化に役立つツール「ちきゅう」をご紹介します。みなさんも実際に活用して、普段の業務にぜひお役立てください。

 

SFA/CRMツール「ちきゅう」

ちきゅうは、SFAとCRMの機能を持つ成長率No.1の業務効率化ツールです。シンプルな機能を低価格で提供しており、中小企業様を中心に導入いただいています。

ちきゅう最大の魅力は何といっても、成果や業績に貢献する確かな機能です。商談管理や名刺管理、会社によってアレンジ可能なカスタムオブジェクト機能やタスク管理機能など、必要不可欠な機能は全て揃ったうえで、その一つひとつが高性能なのが特徴です。直感的に操作できるUIで、ITツールに詳しくない方でも簡単にご利用いただけます。

 では、実際にちきゅうを導入した企業様がどのように活用し、どのような効果があったか、事例を踏まえてご紹介します。

 

ちきゅうの導入事例

株式会社アソブロック様は、企業の課題にクリエイティブの視点からソリューションを提案するプランニング会社です。導入以前は通常業務の忙しさから、直近の仕事をこなすことに注力するがゆえに、長期的な見通しを持って案件を受注することが困難な課題を抱えていました。

ちきゅう導入後は受注案件の進捗を管理したうえで、月次の売上予測を把握し、広い視点で案件の可視化ができるようになりました。また、チーム全体の状況を広く共有できるようになったことで、メンバー個々人の意識づけにもつながったそうです。営業業務と編集業務という、いわば案件の上流行程と下流行程をきちんと分類し、それぞれの作業内容を数値化することで、公平な評価制度も実現しました。 

以前は、ほかのツールを利用した経験もあったそうですが、機能が多すぎたり、費用の面で不満を抱えていたりと課題がありましたが、ちきゅうはシンプルな機能をリーズナブルな価格で利用できるため、今までの課題を解決することができました。また、直感的に操作できる使いやすさで習慣化もしやすく、社内での定着に成功しました。今後は案件の管理に加えて、クライアントごとの売上データやパイプラインなどを詳細に管理して、さらに有効活用していきたいそうです。

ちきゅう導入事例|アソブロック株式会社

 

ちきゅうでは、30日間無料でお試し利用することができます。ツールをお探しの方は、ぜひちきゅうまでお問い合わせください。

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MAツールをお探しなら…「MAJIN」

MAツールでおすすめなのが、ちきゅうと同じく弊社ジーニーが提供している「MAJIN」です。

主な機能は集客機能や販売促進機能、顧客分析や管理機能といったもので、営業課題や経営課題、マーケターの課題などを一挙に解決してくれます。ちきゅう同様、30日間の無料お試しプランもあるため、詳しく知りたい方は公式HPからお問い合わせください。

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まとめ

今回は、営業を効率化するためのITツールについてご紹介しました。SFAやCRM、MAとさまざまなツールがありますが、大切なのは自社の課題とツールの特性をよく把握したうえで導入することです。

ビジネスやライフスタイルの環境が急速に変わる今の時代だからこそ、最新の技術を上手く活用して効率的な営業活動を行っていきましょう。

 

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