営業日報の書き方は？目的と例文、ポイントや効率化ツールも紹介

各営業パーソンの活動状況を組織内で可視化し、共有するためには、営業マン一人ひとりが日次での活動内容を営業日報や訪問報告として決まったフォーマットで作成し組織内に共有を行う必要があります。現状を正確に報告し、自身の成長を促すには、どのような日報を書けばよいのでしょうか。本記事では、訪問報告や営業日報の書き方の基礎知識から、如何にして日報の目的を逸することなく且つ効率的に営業マンが活動内容を共有できるか、それに役立つ効率化ツールについてもご紹介します。ぜひ参考にお読みください。

営業マンに必要とされる5つの能力とスキルアップを目指すために必要なこと

営業日報を書く目的

営業日報とは、営業パーソンが1日の業務内容を社内で共有するために書く報告文のことです。一般的に、営業部門は社外で活動する機会が多く、かつ各自が単独で訪問や商談などの行動を取る傾向にあります。こうした背景から、営業日報は一人ひとりの活動を組織へ報告するために役立てられているのです。

また、営業日報は営業パーソンの立場ごとに、それぞれ異なる目的もあります。営業チームに所属する部下にとって、営業日報は自身の営業活動を振り返る貴重な場といえるでしょう。日々PDCAサイクルを回すことで、営業スキルに磨きをかけられます。一方で、営業チームを率いる上司は部下からの報告を受けて、成長を促すフィードバックを提供可能です。さらに経営層は営業部門の日報を確認することで、自社の現状や課題を把握できるようになるでしょう。営業日報から読み取れる情報は、経営戦略においても重要な意味合いがあります。

営業日報を書くことは、営業パーソンの大切な業務の一つです。適切な書き方を身に着けて、組織に成果をもたらす営業管理を目指しましょう。

営業日報の書き方と例文

営業日報は具体的にどのように記載すればよいのでしょうか。ここでは、基本の書き方や例文をご紹介します。

営業日報に記載する項目

営業日報で基本的に記載すべき情報は、当日の営業目標・業務内容・スケジュール・成果・所感などです。まずは、各項目の概要を確認してみましょう。

営業目標

当日の営業活動で達成すべき目標を記載します。その際は、営業パーソンの個人的な目標に留まらず、営業部門全体の目標やビジョンの達成にも寄与できるよう、視野を広げられると理想的です。営業日報に記載する際は、「◯件のアポイントメント」といった形で具体的な数値を挙げながら、成果が明確になるよう設定しましょう。

業務内容

当日の営業活動で取り組んだことを、もれなく記載します。内容は短文で簡潔にまとめ、報告を読んだ上司が1日の行動を端的に把握できると望ましいでしょう。たとえば「〇〇株式会社　2回目訪問」や「新規開拓　電話営業30件」といった形で、どんな内容にどれだけ取り組んだのかを明らかにします。また、書き方には箇条書きにする方法や、タイムスケジュールと併せて時系列で並べる方法があるため、自社の形式に合わせてお選びください。

タイムスケジュール

当日の営業活動の流れを、具体的な時間帯や所要時間などと併せて記載します。限られた業務時間の範囲で、自分がどのように時間を使っているのかを明らかにする項目です。「9:30-10:00　第一営業部MTG」といった形で時系列を記載する方法や、「新規オープン店舗のチラシ配布　2時間（14:00-16:00）」といった形で所要時間を記載する方法があります。自社の形式に合わせて記録に残しましょう。

成果

当日の営業活動を経て、得られた成果を記載します。ほかの項目と同様に、内容を簡潔にまとめ、数値を盛り込みつつ具体的に報告することが大切です。当日の訪問や電話営業などの業務内容に対応させて、得られた結果を記載しましょう。「〇〇株式会社　契約」「アポイントメント獲得　◯件」といった形式で書くのが一般的です。

所感

営業日報の所感とは、当日の営業活動に対する考えのことです。その日に起こった事象に対して、自分自身がどのように考えたかを振り返り、今後の成果につなげられるように記載します。たとえば営業活動で想定外の事態に陥った場合も「〇〇の業務に予想より多くの時間がかかってしまい、目標であった◯件に達しませんでした。次回は〇〇の作業を〇〇の方法で改善し、効率化に努めます」と記載できます。より良い結果を出すための戦略や、結果を出せなかった場合の原因と対策などを盛り込むと良いでしょう。所感の項目を適切に記載できれば、報告を受けた上司も的確なフィードバックを与えやすくなります。

営業日報の例文

20XX年◯月◯日（◯曜）　第一営業部　氏名

【営業目標】

・〇〇株式会社の契約を獲得する

・電話営業で◯件のアポイントメントを獲得する

・〇〇株式会社で担当〇〇様との関係構築を進める

【業務内容】

[9:00-9:30]第一営業部チームMTG

[9:30-10:00]メール対応・移動

[10:00-11:30]〇〇株式会社　3回目訪問

～～（省略）～～

【成果】

・〇〇株式会社　商談獲得（◯月◯日）

・電話営業　アポイントメント1件獲得

【所感】

・〇〇株式会社の担当〇〇様は、初回訪問時には他社サービスを主に検討されていましたが、今回の訪問で〇〇の機能をご紹介したところ、当社サービスも候補に入れていただけました。◯月◯日に行う次回の訪問では、さらに〇〇や〇〇の部分も含めてアピールし、契約の決め手を探っていきます。

～～（省略）～～

営業日報を書くポイント

営業日報は、営業部門を成果アップへと導ける可能性がある一方で、蓄積された情報を適切に活用できない場合には、形骸化してしまうおそれがあります。以下のポイントを押さえて、活用につながる営業日報を作成しましょう。

簡潔で読みやすい文章を心がける

営業日報は報告文であるため、文章は読む人の視点に立ち、正確な事実を端的に伝える必要があります。そこで意識したいのが、1文を短くすることです。日報を書き始めるときは、まず当日の営業活動の要点を押さえて、必要最低限の情報にまとめることから取り組むと良いでしょう。また、結論や重要な事項を最初に述べてから、以降で関連する情報を補足していく形式にすると、効率良く読みやすい文章になります。

「所感」と「感想」の違いを押さえておく

営業日報の項目の一つである「所感」は、一般的な「感想」とは異なります。感想では、自分の心に浮かんだことを感じたままに書き取りますが、所感には振り返りや、今後の改善へ向けた展望などの視点が必要です。営業日報からこれらの観点が抜け落ちると、次のアクションを期待できない文章となってしまいます。所感と感想の違いを押さえて、自身の成長を後押しする営業日報を目指しましょう。

ただ、書き方がわかっても営業マンや組織にとってメリットがないとなかなか続きません。

またデメリットは何でしょうか。双方把握しておきたいと思います。

営業日報を書くメリット

メリットとしては以下のようなことが考えられます。

1. 業績の可視化と分析: 営業日報は、日々の営業活動や成果を記録するための重要なツールです。営業担当者が毎日の活動内容や進捗状況、売上などを記録することで、業績を可視化し、分析することができます。これにより、売上動向や課題の把握、改善点の特定などに役立ちます。

2. コミュニケーションと情報共有: 営業日報は、営業担当者間や上司とのコミュニケーションと情報共有に大きな役割を果たします。日報を通じて、営業担当者同士が情報やノウハウを共有し、チーム全体の知識や経験を蓄積することができます。また、上司が営業日報を確認することで、現場の状況把握やサポート、フィードバックがスムーズに行えます。

3. 目標達成の追跡とモチベーション向上: 営業日報は、個々の目標達成状況を追跡するための重要な手段です。日々の成果や進捗を記録し、目標との比較や振り返りを行うことで、自身の成績や課題を把握することができます。また、成果を可視化することでモチベーションを高め、目標に向かって努力を継続することができます。

営業日報を書くデメリット

1. 時間と手間の負担: 営業日報を書くためには、日々の活動内容や成果を記録し整理する必要があります。この作業には一定の時間と手間がかかります。繁忙な営業日程の中で日報を書くことが負担となり、営業活動への時間とエネルギーの割り当てに影響を与えることがあります。

2. 内容の重複や煩雑さ: 営業日報は毎日書くことが求められますが、日常的な業務や活動が同じであれば、内容が重複してしまうことがあります。また、膨大な情報を記録する必要があるため、日報が煩雑になりやすく、必要な情報の把握や分析が困難になる場合があります。

3. 情報漏洩のリスク: 営業日報には社内の営業活動に関する情報が含まれるため、情報漏洩のリスクが懸念されます。特に機密情報や競合他社との関係性など、秘匿性の高い情報が含まれる場合には、営業日報の管理や共有に細心の注意が必要です。情報漏洩が起きると企業や個人の信頼性に損害を与える可能性があります。

主に挙げられるデメリットは上記の３点、特に書くための工数や時間捻出が必要な点、部署や報告先によって重複記載や二重報告等無駄が発生する点、最後にExcelやメールなどを使うことで万が一の誤送信や情報漏えい、転職時の持ち出しなどセキュリティ観点での問題点に集約されます。

特に昨今では政府主導の働き方改革によって、社員の残業は制限される傾向にあります。そんな中旧来の日報のやり方を行っていては一向に社員の無駄な残業は減らず、業務効率化は図れません。

それらの課題をまとめて解決可能なツールが昨今、国内の大手企業だけでなく中小企業や旧態依然とした業界にまで導入が進んでいる営業管理ツール（SFA：SalesforceAutomation）となります。

業務報告や活動内容のデータを意味のある情報として組織として共通のプラットフォームに集積し活用することでデータが会社の資産として活かすことができる画期的なツールとなります。

営業日報を効率化するおすすめツール

ここまで、営業日報の書き方を解説しました。近年では、営業活動を効率化するために、営業部門の業務へITツールの導入が始まっています。たとえば、その代表例である「SFA（営業支援システム）」には、営業日報の入力機能が搭載されているのが特徴です。SFAではシステム上で簡単かつ効率的に日報を入力できるほか、移動時間を利用してオンラインで報告を済ませることもできます。従来の書類やExcelファイルでの日報作成から、便利なSFAへの移行を検討してみてはいかがでしょうか。

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