営業効率を飛躍的に高めるには？営業支援ツールの選び方

更新日：2024.05.30　/　SFA

現在、営業担当者の作業をサポートするツールが市場にあふれています。正しく使えば役立つものの、ツールに振り回されて逆に効率が悪くなってしまうことも。ここでは、便利な業務支援ツールの紹介と、自社に合ったツールの選び方のポイントを解説します。ツールをうまく活用して無駄な労働時間を減らしながら、業績を向上させましょう。

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営業支援ツールのあれこれ

営業は数値に直結する部分だけに、企業にとって営業の強化は重要な課題です。その方法、アプローチの仕方はさまざまですが、単に人を増やせば良いという話ではありません。まずは、「営業の効率化を図り、生産性を高める」というのが王道でしょう。そこで重要なキーとなるのが営業支援です。

営業支援というと多くの人がイメージするのが、各種のツールやシステムでしょう。広い意味でいえばインサイドセールスの様な営業代行の導入などの人的支援も含まれます。ですが、「現状の業務をより効率化し、生産性を高める方策」という切り口で考えると、営業支援ツール、あるいはそれに関連するツールやシステムを活用するというのが早道です。

「営業支援」という概念が一般に普及する前、まだ、営業支援ツールなど誰も想像していなかった時代には、営業とは個人の経験とスキルで行うものでした。そしてそれぞれの企業には「トップセールスマン」がいて、そのうちの何人かは業界を超えた「営業の神様」などの称号で呼ばれていました。

彼らは自分の経験と思考、さらに試行錯誤を繰り返すことで自分なりのメソッドを作り上げ、それに沿った営業管理を行うことでそのポジションを得たのです。そしてそのテクニックは、まさに門外不出ともいえる様な扱いをされてきました。

ですが、現在、営業業務は科学的に分析され、考察され、さらに検証されています。そうした中から有効な理論や方法が生まれ、実践されて、実績が重ねられてきました。もちろん、独自の方法で突出した成績を上げ続ける営業マンは今も存在しますが、業務の効率をより高め、生産性を上げていく手法自体は、誰にとっても手の届くものとなっています。

そしてそうした営業業務をサポートしてくれるのが、各種の営業支援ツールなのです。

SFAツール、CRMツール

厳密にはそれぞれ異なる概念を表す言葉ですが、現在の日本では「SFAツール」と「CRMツール」は、ほぼ同じものを指します。いずれも営業業務の詳細な内容を記録し、分析するための顧客管理を中心としたシステムです。各顧客固有の情報と数値目標と実績数値、顧客または見込み顧客とのコミュニケーション履歴などを詳細にデータベース化できます。そしてそれらのデータをさまざまなフィルタリングによって抽出し、営業戦略の構築や日々の営業活動に活用します。

インサイドセールスを導入するのなら、これらのツールの利用は必須でしょう。数多くの製品がクラウドで提供されていますから、インサイドセールスが入力・更新した情報をリアルタイムでフィールドセールスがチェックすることで、即座に顧客対応に向かうことができます。

以下のコラムでは、SFAツールについて基本からツールの選び方まで幅広く解説しています。SFAツールの導入をお考えの方は、ぜひこちらもご一読ください。

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マーケティングオートメーション

「MA」という略称で呼ばれることもあり、メール配信やWeb解析、登録フォームなど、マーケティングに関するあらゆる機能を備えたソフトウェアです。

マーケティング分野には、これまでにも多くのツールが存在していましたが、それらを統合したものと考えれば良いでしょう。企業にとって必要なマーケティング関連の機能を保有しており、それぞれの機能と結果を関連づけて業務の自動化を図ることもできます。

潜在的な見込み客のニーズを掘り起こし、マーケティングの段階での生産性を高め、セールスを経て売上に繋げていきます。

数年ほど前から耳にするようになった言葉ですが、日本では徐々に導入され、事例も多く上がってきています。

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目的に応じて営業支援に活用できるツールたち

前述したものは統合型のサポートツールですが、その他にも営業支援に活用できるツールは多々あります。それらについても、お話ししておくことにしましょう。

チャットツール

「LINE」のようなリアルタイムのメッセージのやりとりができるツールです。「営業チーム内でのコミュニケーションをチャットにする」「顧客とのやり取りをチャットにする」など、用途に応じてさまざまな製品があります。Excelなどのファイルを送付したり、API連携にて他のツールと連動させることも可能になります。

Web会議システム

「オンライン商談」などの名称でサービスが提供されています。Skypeのように事前準備が不要で、相手先と顔を合わせての商談ができます。ライブ映像の配信だけでなく、資料ファイルをダウンロードしたりメモを共有できたりといった付加機能を持つものもあります。主に契約へ至る前までのプロセスで活用できるでしょう。

ビジネスグループウェア

Google Appsに代表される様なグループウェアです。チャットやビデオ会議などのコミュニケーションツール、業務管理のためのツール、それにデータ保管のためのストレージなどがパッケージになっています。社内業務を管理し、各スタッフとの連携をスムーズにするためには有用です。

CTI

電話とPCを連携させたシステムです。外部から着電があると、顧客情報のデータベースから該当する顧客情報を呼び出し、PCに表示させます。携帯電話のナンバーディスプレイ機能と同様のものです。導入している企業はあまり多くはないと思われますが、コールセンターでは不可欠のものです。継続顧客のケア、フォローアップに活用できるでしょう。

グループメーラー

複数人で共有するメールソフトです。企業の共通アドレスやキャンペーン用アドレスなどには大量のメールが届きますが、それを複数人で対応すると重複や対応漏れが起こりやすくなります。そうしたトラブルを防ぐためのシステムです。

営業支援ツールを導入する前に準備すること

営業支援専門のツールや、それ以外の営業支援に活用できるものまで、営業効率化ツールの選択肢は実に多岐にわたります。

ツールを導入することで営業効率化を図ったのに、うまく活用できずに失敗に終わってしまうといった事態を避けるためには、数多くの選択肢の中からきちんと自社にあったツールを選び取る必要があります。そこで、まずは営業支援ツールを導入する前に、準備しておくべきことを見ていきましょう。

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課題を明確にする

自社に必要な機能を持ったツールを見定めるうえで、現状の営業活動における課題を把握しておくことは欠かせません。

例えば、新規顧客の数に伸び悩みを感じていて、潜在顧客の発掘をもっと積極的に行う必要があるのであれば、Web解析や自動のメール配信といった機能を持ったMAツールの導入が有効であると考えられます。

このように、抱えている課題を明確にしておくことで、自社の営業改善のために本当に必要な機能がわかります。解決したい課題とツールの導入目的がはっきりしてさえいれば、必要以上に多機能なツールを導入してしまい、ツールの扱いの煩雑さからかえって営業効率が悪化するというようなこともなくなるでしょう。

社内の運用体制を整える

導入後の運用をスムーズに進めていくために、前もって社内のツール運用体制を整えておくようにしましょう。

ある日突然ツールを導入してしまっては、現場の混乱を招くだけです。

混乱を防ぐためには、あらかじめマネジメントだけでなく、現場の営業マンにも導入目的や活用方法をよく理解しておいてもらう必要があります。ツールの目的や便利さが理解できていないと、営業マンは自分なりのメソッドに重きを置いてしまい、ツールを導入した成果が得られないどころか、むしろ慣れないツールによる業務が負担になってしまうおそれもあるでしょう。

また、ツールを扱う専任の担当者を任命する場合には、ツールの特性に合わせた人材を選ぶことが重要です。たとえば、MAツールの担当者であれば、メール配信やWebコンテンツの作成からセミナーや展示会の運営まで幅広い業務に対応できるスキルが要求されます。

運用ルールを決めておく

ツールの統一された運用ルールを決めておいて周知しておけば、営業改善にともなう現場の混乱を防ぎ、社員の労力も減らすことができます。

CRMツールの入力は、システムを使用する社員全員が行うため、顧客名の入力ルールなどが定められていないことで生じる表記ゆれにより同じ顧客企業が2重に登録されてしまうなど、データの品質にかかわるミスにつながり、ツール導入前よりも営業効率が悪化してしまう可能性もあります。

何をもって案件化と見なすのか、受注確度の高さなどのメンバー間で認識のギャップがあることが多い言葉についても、チームで明確に定義しておくようにしましょう。共通の定義にもとづいて入力されていなければ、正確にデータを集計・管理することはできません。1度ルールを定めた後も、運用が進むのに合わせて定期的にルールを見直し、実際の営業活動とのすり合わせを行うことも忘れないようにしましょう。

営業支援ツールを比較点

営業支援ツールを導入する前に自社の課題を確認したら、その課題を解決できるツールの導入を検討していくことになりますが、現在営業改善に活用できるツールは数多く存在し、どれを選ぶべきなのかなかなか判断できないかもしれません。ここからは、自社に合った営業支援ツールを見つけるために比較すべきポイントを5つ紹介します。

機能性

自社の現状の課題に鑑みてSFAツール・CRMツール・MAツールなど、導入する営業改善ツールの種類に大まかな目星が付いたら、次はそのタイプのツールそれぞれの搭載している機能の違いに注目してみましょう。

たとえば同じSFAツールであっても、基本的な営業支援のシステムに加えて取引先の名刺管理や地図機能が充実しているものや、財務・製造管理の機能をあわせ持っているものなど、ツールによって搭載している機能には大きな違いがあります。

営業改善ツールの導入効果を最大限に発揮するためには、課題のほかに自社の取扱う商品・サービスの特性や、営業スタイルなどについても詳細な分析を実施し、それを元に細かい機能の選別をしていく必要があります。

価格

ツールの利用料金もツールを選ぶうえで重要となるポイントです。基本的にはクラウド型のツールのほうがオンプレミス型のツールよりもコスト面では優れていますが、オンプレミス型のツールには機能のカスタマイズ性に優れるメリットがあります。コストに見合った効果が得られると考えるのであれば、オンプレミス型も十分視野に入るでしょう。

クラウド型はすでに機能や価格が設定されたものから、できるだけ自社の目的や予算に合ったツールを選ぶことになります。ツールによっては利用者の事業規模に応じて大企業向け、中小企業向け、個人～小規模事業者向けに異なる料金プランを提供しているものもあるので、必要十分な機能をリーズナブルに利用したい場合には有用です。ここでも、やはり自社が必要としている機能をきちんと把握しておくことが大切になります。

操作性

PCやソフトの扱いに疎い社員がいた場合に、操作の仕方がわかりづらいツールでは、せっかく導入したツールをほとんど利用してもらえず、営業改善の成果も上がってこないという事態も起こりかねません。しかし、直感的に操作が理解できる操作性に優れた営業支援ツールを選択すれば、導入後の社員の混乱や不要な労力を減らして、ツール導入の効果も十分に発揮できるでしょう。

また、ツールによっては顧客情報の入力の際に小さな入力ミスや表記ゆれがあったとしても、ツールが保有している企業データベースを元にミスを修正してくれるものもあるので、ルールを決めたりデータをチェックしたりする手間をかけずにデータの質を保つことができます。

サポートサービスの有無

営業支援ツールを導入するにあたって陥りがちなのが、コストをかけてツールを導入したのに思うような効果が得られず、結局定着しなかったという問題です。そこで重要となるのが、ツールそれぞれのサポートサービスの有無です。

ツール導入時から企業の現状の課題分析と効果的な運用方法の提案をしてくれるツールや、運用開始後の機能・操作の理解、営業改善のための高度な活用法までを段階的に併走しながらサポートしてくれるようなツールなど、運用後の成果を上げ、定着を助けるサポート体制が非常に充実したものもあります。そういったツールを選ぶようにすれば、定着に対する懸念は不要です。

無料トライアル期間の有無

無料トライアル期間があるツールであれば、ツールの実際の使い勝手や、顧客管理・営業管理といった機能の効果をある程度実感してから利用を開始できるので、導入で失敗することが少なくなります。もしも気に入らなかった場合でも利用料金はかからず、ほとんどリスクがありません。まずは無料トライアル期間のある営業支援ツールを選んで試してみると良いでしょう。

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