RFP（提案依頼書）とは？作り方の注意点・手順を解説【無料サンプル提供】

更新日：2024.02.20　/　ビジネス戦略

今回は、システム導入にあたって用意すべきRFP（システム提案依頼書）について解説していきます。「RFPとは？」、「RFPの作り方は？」、「何に気を付ければいいんだろう？」という疑問を解消出来る内容となっております。RFPのサンプルをジーニーでは、ご提供しているため、気になる方はぜひお問い合わせください！

SFA/CRM導入のためのRFP（提案依頼書）作成方法

〇キーワード

・RFP（「Request for Proposal）は、「提案依頼書」という意味。

・RFP作成のポイントは、「システム導入目的の明確化」と「会社の意見を全て集約するための体制作り」

・システムベンダー決定まので7つの工程

本記事では、累計導入社数6,300社以上の実績を誇る「GENIEE SFA/CRM」を販売・開発している株式会社GENIEEが独自の目線で徹底解説致します。

営業DXを成功させるためのRFP（提案依頼書）サンプルを無料ダウンロード

RFP（システム提案依頼書）とは

RFPとは「Request for Proposal」の頭文字をとった言葉で「提案依頼書」という意味。
SFA、CRM、RPAなどの開発会社向けに「このような内容で提案して欲しい」と依頼する
ために、システム化したい機能や要件、解決したい課題などを記入した資料のこと。

【RFPの活用シーン】

・営業マンの生産性向上を実現するためのSFA/CRM導入を検討中
・単純作業の自動化を目的としたRPAを導入したい
・既存システムから、乗り換えを検討したい
・発注側と受注側で要件の認識を正確にすり合わせたい
・発注の要件がまとまっていてシステム開発会社に伝わる資料をつくりたい

RFI（情報提供依頼書）との違いは？

RFPとは「Request for Information」の頭文字をとった言葉で「情報提供依頼書」という意味。
RFP（Request for Proposal）とRFI（Request for Information）は、ビジネスプロセスの一部としてサプライヤーやベンダーからの情報や提案を求めるための文書ですが、目的や内容が異なります。以下が主な違いです。

■目的

・RFI (Request for Information): 一般的には、市場の調査やベンダーの能力の初期評価を目的としています。企業が特定のプロジェクトや製品の概要をまだ明確にしていない段階で、利用可能なオプションやソリューションを探るために使用されます。
・RFP (Request for Proposal): 企業が特定のプロジェクトやサービスに対する具体的な提案をベンダーから求める際に使用します。RFPには、プロジェクトの詳細、期待する成果、タイムラインなどが明示されています。

■内容:

・RFI: 市場の状況、利用可能な技術、ベンダーの能力や経験、参考価格等の基本的な情報を求めることが多い。
・RFP: 具体的なプロジェクトの実施に関する提案を求めます。これには、ソリューションの詳細、コスト、実施のタイムライン、リソースの要件などが含まれることが多い。

RFPの必要性

RFPて何に役立つの？

●RFPを作成することで、システム導入の工数削減や成果物の精度向上が見込めます。

具体的には以下のようなメリットです。

・業者に自社の要求を説明する手間が省ける
・自社の課題が明確になり工程の負担が減る
・複数業者から効率よく提案を募ることができる
・業者の提案の質が一定レベル以上保障される
・提案を評価する際の軸となる
・「言った・言わない」トラブルを防ぐ

●RFPができてないと何が起きるのか？

①コミュニケーションによる手戻り
→「全然進まない。。。」

②必要な要件が不足し、定着しない
→「言ったものと全然違うから使いものにならないよ！」

③特定の決済権者の一声でベンダーが決まる
→「うちの部署で使いたかった機能が全然入ってない。。。」

RFP作成の手順と注意点

RFPの主な中身としては以下のようなものとなります。

・自社概要
・システム導入の背景／現状の課題
・プロジェクトのゴール
・成果物
・機能要件・非機能要件／可用性／機能・拡張性／運用・保守性／移行性／セキュリティ
・予算／スケジュール

RFPの作成でよくあるNG例と問題を防ぐためにしっかりと作成手順を意識しましょう。

〇よくあるNGなRFPの例

・機能のみ記載、導入の目的書かれていない
・解決したい課題が具体的に書かれていない

〇そのまま進むと、こんなことが起きます。。。

・現行システムとの役割が重複してしまう所が出てしまう
・機能比較になってしまい選定がしづらくなる
・社内で共通見解が持てず、各自の発言がバラバラになる

作成手順としては、まず下記の2つを実施しましょう。

①システム導入目的の明確化

②組織の合意を得るための体制作り

システム導入目的の明確化

目的を明確にするメリット

目的を定量的に定めることで要件の方針が定まり、導入後に成果に結びつきやすくなります。目的をあいまいなままシステムを導入すると、意図した成果を得られず、無駄な工数やコストを消費してしまうことになりかねません。現状と目標を整理して、そのGAPである課題を埋めるための必要なサービス要件を項目化していくことが重要です。

・課題の可視化
– 現状の課題、現行システムの非効率な部分の整理

・必要機能の洗い出し
– 目的達成のために必要な機能の洗い出し（MustとWantがポイント）

自社だけで目的の明確化を定めるのが難しい場合は、外部のシステムコンサルタントや導入検討をしているサービスの企業に相談してみるのもよいかもしれません。

会社の意見を全て集約するための体制作り

RFPを正しく作るには社内の体制作りも重要です。

下記3点の動きを取ることで各セクションの意見を効率よくRFPに反映できる体制作りとなり、最終的な機能漏れや使いにくさを防止できます

①決裁権者の推進合意を取る
②各セクションのキーパーソンをプロジェクトに巻き込む
③キーパーソンに各セクションの意見を集約してもらう

これらの動きをやらずに進めると、以下のような問題が発生。

・決裁権者の推進合意をとらずに進め、最終段階でプロジェクト自体が頓挫
・企画・営業・情報システム部門などシステム運用に携わる部門の課題を反映しきれず機能漏れやトラブルが発生
・各セクションの意見が集約できていないと部門間連携がスムーズにできず、コミュニケーションエラーや出戻りが頻発

考慮漏れなく円滑にプロジェクトが進む体制作りを意識していきましょう。

RFP作成後のベンダー決定までの動きをここではご紹介致します。

一つのジャンルのシステムをとってもいろんな特徴を持つベンダーがいるためしっかりと、見極めて一番自社の目的を達成できるシステムを選定しましょう。

システムベンダーの比較方法

各ベンダー問い合わせ

RFP作成が完了し、自社の要件を満たすシステムの情報を収集するところからベンダー選定を開始となります。現代では、ネットでの情報収集が容易ですので、ネット検索から直接ベンダーのサイトへ行き、資料請求をすることができます。またオフラインの展示会へ行き、一気に複数社のお話を直接聞くのも効率がよくおすすめです。

情報収集の後、比較検討をしたい数社にRFPをベンダーに渡し、何月何日まで提案書の提出をしてくださいと依頼をします。この日付を守れないようなベンダーに関してはこの時点で検討から除外をすることを推奨します。

提案書受理・内容検証/質問整理

各社から提案書を受理したら、内容の検証をシステム導入推進のプロジェクトメンバー全員で目を通していきます。各社、提案に特徴があるので内容の検証・整理をし、機能・価格・サポート・スケジュールなど各項目で気になる点があれば質問リストも作成しておきましょう。注意すべきは、自社の要件と照らし合わせてどこに差分となるのかを各社ごとに確認しておくことです。

各社からのプレゼンテーションを受ける前に重要項目を決めておき、感覚的な選定になることだけは避けましょう。

プレゼンテーション・回答確認

提案書の確認が出来たら、プレゼンテーションの時間・場所・方法・参加者をベンダーに共有し、段取りを計画します。
ここでのポイントは、長くとも3日間程度にまとめて各ベンダーのプレゼンテーションを受けることです。なるべく間を空けないことで各社の違いを比較しやすくなります。

提案内容もそうですが、ベンダー側の参加者やプレゼンテーションの熱量も見ておきましょう。システム導入後も長くお付き合いするに値するかの見定めも重要です。
事前にまとめておいた質問も確認し、出来る出来ないのチェックをしておきます。

ベンダー評価・ベンダー決定

全ベンダーからのプレゼンテーションを終えた後、評価項目をもとにベンダー評価をしていきます。この際も、決裁権者・各部門長・現場担当の意見も集約した上で、評価を進めていくことで納得感のある意思決定が実現できます。評価を進めていく中で2～3社まで絞った後に、同じくらいの評価になった場合は、評価項目のなかで優先順位が高いもので比較してベンダー決定をしましょう。

ベンダー決定後、発注作業を進め、システム導入～定着までの動きを両社で議論し、目的達成のスタートとなります。