お悩み13 「営業会議を効率化したい」

「GENIEE SFA/CRM」のちえぶくろ  悩み13

Q

毎週1回、場合によっては週2回の頻度で営業会議を行っています。ですが会議とはいいながら、半ば惰性で行っているような節があり、その内容についても効率的とはいえないところがあります。営業会議を短縮・効率化し、より有意義なものにしたいのですが、どのような方法がありますか？

A

まずは会議の目的を明確にすることが第一です。営業会議であれば「目標達成のための各自のタスクを期限付きで明確にする」ということを目的とすれば、一気に効率が上がります。CRMの活用でメンバー全員が常に現状を把握できるようにしておけば、会議を「行動決定のための協議の場」にすることができます。

解説

会議というと、「会議のための会議」などと揶揄されたり、参加メンバーからも「いらない会議が多すぎる」などと不満が聞こえてきたり。良い印象で語られることは少ないように思えます。

ですが、そうした会議が多いのは会議そのものの目的が明確でないことに原因があります。目的を明確に設定しておき、そのために会議で何をするのかを参加者全員が認識しておけば、短時間で充実した会議にすることができます。

ご質問の営業会議では、目標達成のためにどのような行動をとるか……具体的には、「誰が、いつまでに、何をするのか」を決定することが第一でしょう。そして次回の会議では、その課題が達成できたかどうかを確認するのです。

そのうえで行動決定の基礎となる現状の数値については事前にチェックしておき、その上で目標に近づけるためのアイデアを各自が用意しておくことです。すると、会議が始まった時点から現状の課題やそれに対する施策などについて意見を交わすことができ、よりスピーディで充実した会議が実現します。

たとえば、メンバー各自の受注状況がひと目でわかるようにCRMのダッシュボードを活用すれば、営業上の課題と対策について、日常的に考えを巡らすこともできるでしょう。

会議は、参加する複数のメンバーを一定時間、拘束するものです。短時間で効率良く済ますことができれば、それに越したことはありません。現状報告などは、会議前に各自がCRMで確認・把握しておくなどして省力化し、行動決定にエネルギーを集中させましょう。

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