チーム単位での振り返りを導入してボトムアップな改善を行った話

2022 12.12

: ジーニー

技術トピック

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こんにちは、R＆D本部2019年卒エンジニアの増田です。
マーケティングテクノロジー開発部SFA開発チームでチームリーダーをしています。

増田　航／早稲田大学大学院卒業後、2019年入社。GENIEE SFA/CRM事業本部プロダクト開発部GENIEE SFA/CRMグループGENIEE SFA/CRM開発チーム2　リーダー

今回は15~20人の中規模な開発チームにおいて、どのように振り返りの活動を導入して定着させていったかについて話そうと思います。

振り返りを導入した経緯

SFA開発チームでは2年ほど前からスクラムでの開発フローを導入し始めました。ただ、導入して3ヶ月の間はスプリントレトロスペクティブと呼ばれる振り返りのイベントがなかったため、開発体制などに関して問題点を議論して改善をするプロセスがありませんでした。ちょうどそのタイミングで、前職でスクラムでの開発を長く指揮していた経験のある新しいマネージャーの方が参画したため、その方と当時のリーダー陣で相談をして振り返りのイベントを設けることにしました。

導入にあたって考慮したこと

前提として弊社の開発部署は一つのプロダクトに対して、2~4程度のチームで構成され、さらにチームはリーダーと2~4人のメンバーで構成されています。
私が新卒で配属された部署でも振り返りのイベントが四半期に一度ほど行れていたのですが、個人的に以下のような点で問題があると感じていました。

リーダー、マネージャー、PMでの議論だっため、決定事項を伝える際にメンバーの納得感が薄かった
開催頻度が少なかったため、開発フローをガラッと変えるような大きな改善になっていた
改善アクションが多く、全てを実行することが困難だった

これらを考慮した上でSFAチームでの導入の際には、以下のように開催ルールを工夫した上で導入を開始しました。

メンバーとリーダーのみの場とすることでメンバーからの率直な意見が出やすいようにした
開催頻度を四半期に一度から隔週に増やし、改善のためのアクションの個数を絞ったり、すぐに始められるような簡単なアクションを設定することで、改善のハードルを下げた

	前部署	SFAチーム
参加メンバー	リーダー、MGR、PM、部長	リーダー、メンバー
開催頻度	四半期に一度	隔週
改善アクションの個数	優先度の高いものは全て	1-2個
改善アクションの粒度	部署内で行えるもの	チーム内で行えるもの
振り返りのフレームワーク	KPT	KPT

導入後の課題

導入後1ヶ月ほど運用をしてみて、いくつか課題が上がってきたため、3つほど紹介したいと思います。

１.チーム内で解決できないような課題も意見として挙がってくる
一つめの課題は例えばプロダクト内でテストコードをどう運用していくかといった、プロダクトチーム全体で共通認識を持って行うことや、組織体制に関わることなど、チームの中だけでは解決できないような課題が振り返りで意見として出てくるというものです。これについてはチームの振り返りとは別でリーダー以上で組織改善定例を行っており、そこに議題として持っていくことでプロダクト全体への周知を行っていました。

2.毎週よかった点や問題点を挙げるのが大変
二つめの課題は開催頻度を多くしたために出てきた課題で、自分も同じことを導入時に考えていました。これについては記載のハードルを下げて個人的なことでもなんでもいいから書いてもらうようにしました。また、最近では振り返りのフレームワークをもう少し雑談形式にして日々のつぶやきのような形でフランクに話せるように工夫をしています。一年以上続けていますが、意外と毎週色々な意見が聞けています。

3.プロダクトや組織の愚痴になってしまう
三つめの課題は、問題点の議論がプロダクトや組織や個人に対する愚痴になってしまうといったものです。振り返りの場で愚痴が多くなってしまうとチームの雰囲気も悪くなってしまうため、ファシリテーターがうまく本質的な課題だけを抽出したりしてコントロールする必要があります。

具体的にどのような改善ができたか

最後に具体的に振り返りの中で出てきたアクションでどのような改善に繋がったかをご紹介します。
数として多かったのは、ドキュメントやコードの管理の改善でした。機能改修に当たってドキュメントが少なかったので仕様調査・機能改修と一緒にドキュメントを整理するといったことや、プロダクトコードとは直接関係がないような作業自動化のコードなどのGitでの管理などです。
次に多かったのは、リリースや本番での作業、問い合わせ等に関するフローの見直しでした。これはチーム内で完結できないことも多いですが、現場の意見として他チームや他部署にも問題提起することで全体での改善が行えていたと思います。
また、情報共有という面で、メンバーが直面した課題や作業効率化のためのツールの設定などを他のメンバーと共有して効率化を図ることも振り返りの中で行えていました。

まとめ

振り返り自体は多くのチームが行っているかと思いますが、実際の改善に繋がらなかったり、現場の意見をうまく吸い上げられなかったりと課題があるかと思います。振り返りを行っても実際の改善が行われないと開催の意義がなくなってしまうため、まずはチーム内ですぐに始められる改善から徐々に進めていくのが良いと思います。

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