強い営業組織へ! 営業プロセスの標準化で営業の効率化を目指す

2018.01.01 / 営業ノウハウ 

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営業マンはみな、自分の営業スタイルを持っています。新規開拓が得意な人、クロージングが得意な人、アップセルが得意な人…。それぞれのメンバーの長所をチームに還元し、「標準化した営業スタイル」を確立すれば、組織としての営業力が向上します。
さらに、標準化によって各自の行動を指数化できるので、PDCAサイクルが回しやすくなります。
それでは、どうすれば営業プロセスを標準化できるのか考えていきましょう。

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営業プロセスとは?

営業プロセスとは?

営業プロセスとは、顧客との初めての接点から契約が成立するまでの過程のことです。また、どのように成約まで至ったのかを整理したものを指すこともあります。

主に、以下のような項目が使われることが多いです。

・訪問リスト
・アポイント
・訪問
・提案
・商談
・成約

この項目や営業プロセスは、企業によって異なります。企業規模はもちろん、取り扱っている製品やサービスが違うからです。

 

営業メンバー全員の共通の基準を作っておく

営業という業務は、非常に属人性が高いものです。営業チーム内のメンバーは、自分なりの経験に基づいた営業スタイルを持ち、それぞれのやり方で成果を上げていきます。「営業は結果が全て。数字が上がるならそれで良い」というのも1つの価値観ですが、それでは本人任せの営業になってしまい、組織として営業力を高めることができません。それに、メンバーが異動・退職・転職した場合、戦力をどう補うかで苦しむことになってしまいます。

また、営業手法に改善を加えて成果を高めようと思っても、そもそも標準プロセスがなければ、何を基準にすべきかも分かりません。ですから、まずはチーム内での共通言語となる「基準」を作っておきます。営業の役割を定義して「うちの営業は、こういう戦い方でいく」という、ガイドラインを作っておくのです。そしてそれを、自社の営業の標準プロセスとするのです。

標準化されたプロセスは、メートル原器のような「基準指標」となります。もちろん、そこにカスタマイズを加えるのもOKです。カスタマイズした結果、標準以上の成果を上げられたとしたら、それを新たな基準にすればいいのです。今以上の成果を出す、今以上の効率化を果たす。それは、「現状からの変化を実現する」ということです。そのためには、まず現在のスタンダードが定義されていなければなりません。その基準を作るために、まず営業プロセスの標準化が必要なのです。

 

プロセスを標準化して、個人戦から組織戦に移行する

営業組織 強化方法

営業プロセスが標準化されており、しかも、各プロセスの実績が正確な数値として記録されていれば、それを各プロセスの指数化を行い、指数を管理に結び付けて評価し、改善を図ることもできます。営業マネージャーがモニタリングすることで「君の弱点は、ここだ」と明確に示し、それを改善するにはどうすればいいかという、具体的で建設的な議論ができるのです。その結果、メンバーの作業量と成果が、比例するようになります。また、営業プロセスを標準化することで、営業チームとしてのPDCAをスムーズに回すことができます。多くの企業で見られる「営業をなんとかしたいが、どこをどうすればいいのか…」という悩みの本質が明らかになれば、効率良く改善でき、その結果を基にさらに改善を図るという好循環が生まれます。

営業は、とかく営業メンバー個人の能力に依存しがちです。しかし、プロセスを標準化してメンバー個々の問題点を可視化し、改善していけば、チームとしての地力を底上げすることができます。つまり、それまで個人で戦ってきた営業という業務を、組織戦に移行させることができるのです。

 

営業プロセスを標準化するときの流れ

営業プロセスの標準化では、現在の営業活動を見直し、より効率的な営業方法を組織全体で考えます。

「時間がかかりそう」と思われがちですが、すべて一度に変えなくても標準化は行えます。ここでは、営業プロセスを標準化する際の主な流れについてご紹介します。

 

目的を明確化する

営業プロセスのどの部分を改善したいのかをまず明確化しましょう。営業プロセスにはさまざまな過程があり、課題は企業ごとに異なります。

どのプロセスを改善するのかを明確にすることで、実際の業務をよりイメージしやすくなります。

例えば、新規顧客の問い合わせ対応からのフローや、電話営業からのフローなどがあります。その中から、自社が標準化したい部分を明確化しましょう。

 

現在の営業活動を把握する

次に現在の営業活動を把握します。営業メンバーが、どのような活動を行っているのかをチェックしましょう。電話やメールの内容だけでなく、「営業メンバーの対応のフロー」と「顧客の反応」もチェックすることが大切です。

例えば、以下のような営業活動に注目してみましょう。

・営業担当者が電話してつながらなかった際に、他の方法でフォローをしているか
・電話がつながった時でも、後から電話の内容をまとめたものをメールで送っているか
・提案書を送ったままにしてないか

営業メンバーの業務範囲は幅広いため、一つひとつ丁寧に対応できないこともあります。ある程度仕方ないことですが、それによって見込み顧客を失ってしまうことにもなりかねません。目の前の見込み顧客だけでなく、これまで管理していた顧客にも目を向けてみましょう。

営業プロセスを標準化すると、対応の流れを明確化できるため、対応の漏れを防ぐことにもつながります。

その際に、メールの開封率やリンクのクリック数、閲覧履歴などを把握できるツールを利用するのもおすすめです。反応が一目で見て分かるので、効果がありそうなところに的を絞り営業をかけられます。

 

改善点の発見

目的が明確化され、現在の営業活動を把握したところで、次に行うのは改善点の発見です。現在の営業プロセスを見直すことで、無駄を削減し、より効率の良いやり方を取り入れていきます。

例えば営業担当者が、自身の営業活動の中で無駄だと感じるところ、それほど重要ではないと感じる部分を確認します。具体的には、「なかなか電話に出ない顧客に何度も電話をかけていた」「メールの返信が来るまでひたすら待っていた」などです。

そして、その無駄な部分を改善するには、どうすればいいのかを考えます。

このとき、組織全体で改善策を考えることが重要です。営業担当者が一人で考えていても、狭い範囲内でしか改善策を出せません。しかし組織全体で話し合うことで、過去の経験や他のメンバーが実際に試して効果があったことなどが分かり、有効な改善策を導き出せるでしょう。

 

改善策の実施

改善策が出たら、早速それを実践します。改善策をすべて実施しようとすると組織全体に大きな負担がかかるため、まずは最も効果がありそうかつ、小さな改善策から始めてみましょう。

 

適切なツールの選択で改善スピードを高速化する

営業プロセスの標準化と、その後のKPI管理。ここで考えなくてはならないのが、改善サイクルの効率化です。せっかく弱点が見えるようになっても、改善して成果に反映させるまでに時間が掛かってしまっては、PDCAは回っていきません。重要なのは、数値管理のためにどのようなツールを選び、どのように使うのかということです。

ここで、ある企業の例を挙げましょう。そこでは、営業プロセスの標準化は、ほぼ問題なく実践できていました。営業プロセスの各段階での指標数値を記録しており、営業メンバーそれぞれがスプレッドシートに記録するスタイルを採っていました。しかし、集計作業は3時間近くかかり、全員の数値を集計するのは「月に1度」という頻度でした。つまり、当月の結果が出るのが1ヵ月後、それから改善をして、成果が見られるのはさらに1ヵ月後ということになります。これでは、あまりに時間が掛かりすぎです。

ところが、CRM(顧客管理システム)を導入したところ、この問題は劇的に改善されました。問題を見つけ、検討し改善するまでのスピードが飛躍的に高まったのです。営業プロセスの標準化は、営業組織に多くのメリットを与えます。その上で、適したツールを選択することで改善スピードを高速化し、全体の成果を厚くしていくことが可能になります。

 

おすすめのツールは?

前述した通り、営業ツールを使うことで、プロセスの標準化はかなり楽になるでしょう。

ここでは、おすすめのSFA/CRMツール「ちきゅう」についてご紹介します。

 

圧倒的に成果を出せる「ちきゅう」

ちきゅうは、企業の営業力や競争力を強化し、業績向上に貢献するSFA/CRMツールです。誰もが使いやすいシンプルなインターフェースが特徴で、初めての方でも直感的に使うことができます。また、入力作業も簡単に行えるので、営業効率を最大化できます。

新規顧客一覧や商談リスト、売上予測、実績など、営業活動に必要な情報の一元管理が可能です。また、レポートやグラフによって情報が一目瞭然なので、工数削減と売上向上が期待できます。

 

使いやすい価格設定

ちきゅうでは、利用状況に合わせた4つのプランを用意されています(※1)(※2)。

・ライト 1,480円
・スタンダード 2,980円
・プロ 4,980円 
・エンタープライズ 9,800円

多くの予算を確保できないという企業にも嬉しい低価格で利用することができます。

(※1)2020年4月現在の金額です
(※2)最低10ユーザーからの契約で、契約期間は1年です

 

ちきゅうの導入事例

ちきゅうは、国内のさまざまな企業で導入されています。ここでは、株式会社ALBERTの事例をご紹介します。株式会社ALBERTは、システムソリューションとアナリティクス・コンサルティングを行っている企業です。

 

導入前の課題

当初は、案件の確度や進捗状況を把握する「営業管理」ではなく、いかに顧客の声を蓄積し、スピーディーに社内で共有できるかということに課題を感じていました。

以前はエクセルなどを使っていましたが、使いづらくカスタマイズなどの手間がかかっていたそうです。そこで、シンプルながらも必要な機能が搭載され、低価格で利用できるちきゅうの導入に踏み切りました。

 

導入後の効果

毎月多くある問い合わせを、窓口となっている社員が精査し、商談化するものをちきゅうに入力して営業担当者に振り分けます。そして、営業担当者が一次訪問を行い、そこで得た情報をさらに記録しているそうです。

以前は、チャットなどを使って案件を振り分けていました。しかし、それだと個別に連絡する手間が発生し非効率的でしたが、ちきゅうの導入により初期フローがかなりスムーズになりました。

さらに、チャットツールであるSlackを使いメンバーと情報を共有できるので、案件の動きをリアルタイムで確認できるようになったそうです。

 

下記のページでは、ちきゅうの製品資料を無料でダウンロードいただけます。ぜひ、一度チェックしてみてください。

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個人ではなく組織全体を強化する

営業活動の標準化で効率的な営業が確立し、個人ではなく組織として戦えるようになります。
その効率的な営業をサポートするのが、リアルタイムのKPI測定を可能にするCRMツールです。
強い組織が有効なツールを使ってスピーディなPDCAサイクルを回す。それが理想的な組織の形ではないでしょうか。

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