業務管理とは？基本の説明から業務管理システムの種類、SFA・CRMの活用事例までご紹介

業務の状況や進捗を適切に管理するのは、企業活動をスムーズに進めていくために大切なことです。しかし、企業の規模や部署の数、従業員の数によっては、業務の管理が困難なケースもあります。また、Excelやメール、電話などの非効率な方法にストレスを感じている人が多いのも事実です。こうした背景から、ビジネスでは業務に合わせたシステムが求められるようになりました。

こちらでは、業務管理の概要から現在のビジネスで普及している業務システムの例、活用事例をご紹介します。既存業務をシステムによって改善したいと考えている場合は、ぜひ参考としてお読みください。

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業務管理とは

業務管理とは、企業において発生する業務を効率化し、「ヒト」「モノ」「カネ」という企業の資源活用を最適化する取り組みです。

企業での業務として、人事、経理・会計、製造、販売、在庫管理、マーケティング、営業などが挙げられます。それぞれに独立した部署が設けられていますが、互いに無関係ではありません。情報共有が求められる場面も多く、ひとつの業務の結果が別の業務に影響することもあります。

したがって、各業務で独立したシステムを利用していると不都合が生じるケースは少なくありません。多くの企業では各業務を一元管理できるシステムや、他のシステムと連携可能なシステムが導入されています。

「ERP（Enterprise Resource Planning）」は、代表的な業務管理システムです。日本語では「統合基幹業務システム」や「基幹システム」と訳されます。企業において例外なく発生する、会計・人事・生産・物流・販売といった基幹業務を自動化・効率化するシステムです。

他にも、顧客の情報管理を効率化する「CRM（Customer Relationship Management）」や、営業活動を管理・サポートする「SFA（Sales Force Automation）」が利用されています。

業務管理はなぜ必要？

業務管理は、部署によって管理されている業務の状況をひとつにまとめ、一元管理するために不可欠な取り組みです。業務管理を行うことで、各業務の状況が「見える化」され、状況把握の手間が削減されるほか、部署間の情報共有も容易になります。

さらに、企業分析に活用できる点もポイントです。小・中規模の企業では、書類やファイルの提出、報告や連絡といった方法でも、各業務の状況を把握できます。しかし、大きな企業では部門が多くなるほか、各部門で処理している業務も多岐にわたるため、こうした人的リソースに依存した方法では処理が困難です。無理にこうした方法で業務状況を把握しようと試みると、誤った企業分析をしてしまう可能性があります。

また、会社法で一部の企業に導入が義務付けられている内部統制システムも業務管理システムのひとつです。内部統制システムを利用することで、不祥事のリスクを低減し、損失を回避することにつながります。コンプライアンスやガバナンスを対外的にアピールすることも可能です。

このように、「ヒト」「モノ」「カネ」の活用状況を把握して、企業分析が正確になることや法律面に対応する目的から、多くの企業で業務管理システムが導入されています。

業務管理システムの種類

業務管理システムには多くの種類があります。それぞれ機能や導入すべき部署が異なるため、事前に把握しておくことをおすすめします。以下では、代表的な業務管理システムの種類をご紹介します。

営業管理システム

営業管理システム（SFA：Sales Force Automation）は、その名のとおり営業活動の進捗管理に利用されます。営業支援システムという名称も一般的です。

顧客情報の管理、営業日報の作成、訪問スケジュール管理など、営業活動を支援する機能が多数搭載されています。モバイル端末で利用できる製品も多いため、外出が多い営業パーソンにとっては役立つシステムです。各営業パーソンの稼働状況が確認でき、必要に応じてすぐ指示を送れるため、マネージャーにとってもメリットがあります。

Excelによる日報提出や電話や来社による報告業務など、営業活動には非効率な業務が残されているケースが少なくありません。営業管理システムを導入し、モバイル端末での営業活動管理を常態化すれば、営業パーソンの直行直帰も可能です。

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顧客管理システム

顧客管理システムは、顧客情報を管理するためのシステムです。「CRM（Customer Relationship Management）」という名称が普及しています。具体的には氏名、連絡先、購買履歴、過去のアクション（Webサイト訪問、問い合わせ）といった情報を管理します。また、メール配信などでコミュニケーションを取る機能も搭載されています。

CRMとSFAは同一視されることも少なくありません。しかし、実際にはそれぞれ独立した役割を持つシステムです。CRMは顧客情報の管理に、SFAは営業活動の支援に特化しています。

CRMとSFAを連携して利用することも一般的です。営業活動ではどちらも役立つシステムです。双方向的に情報を共有できるシステムを揃えることをおすすめします。

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ERPシステム

ERP（Enterprise Resources Planning）は、「基幹業務管理システム」と訳されます。あらゆる企業で発生する基幹業務を広範囲でカバーするシステムです。

複数の業務を統合するため、情報が一元化されます。業務ごとに独立したシステムを導入する場合に対して、情報をスムーズに共有、活用できる点がメリットです。

ひとつのデータを複数のシステムから分析することで、新しい事実や課題が見えてくることがあります。今や、データをさまざまな側面から分析することは企業にとって必須といえる時代です。資産として所持しているデータの可用性を広げるために、各業務で導入していたシステムからERPに切り替える企業が増えてきています。

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会計管理システム

会計管理システムは、会計処理業務で使用されるシステムです。帳票作成やキャッシュフローの管理、財務諸表の作成といった業務を処理できます。

紙で処理していた業務をシステムに移行できるため、ペーパーレス化につながる点が大きなメリットです。会計情報はデータとして蓄積されるため、検索性が向上します。クラウドの会計管理システムを利用している場合は、関連法規の改正時などもアップデートで簡単に対応できます。

一方で、クラウド型の会計管理システムはセキュリティ面を不安視する声も少なくありません。しかし、各ベンダーは通信の暗号化などでセキュリティ体制を強化しているため、近年は自社システムよりも安全といえます。適切に運用すれば、システム起因の情報漏えいや改ざんなどを懸念する必要はほとんどありません。

販売管理システム

販売管理システムは、受注から出荷、請求といった一連のプロセスの管理に用いられるシステムです。製品によっては、仕入れや入荷の管理が可能な在庫管理システムを内蔵しています。製造業や卸売業では広く導入されているシステムです。

システム上では売上や利益といったデータが可視化されるため、スピーディーな経営判断に役立ちます。棚卸しや請求管理、納品管理などの業務を効率化できる点も大きなメリットです。各工程の進捗が一元管理できるため、管理コストが削減されます。

飲食店や小売店などでは、「POS（Point Of Sales）」のシステムが広く導入されています。従来のレジに代替するシステムであり、販売履歴や在庫、売上をデータで管理可能です。多くの製品はキャッシュレス決済にも対応しています。

生産管理システム

生産管理システムは、工場など製造の最前線で導入されているシステムです。原価、製造コスト、納期、品質などの情報をシステム上で管理します。人員配置の機能を内蔵している製品も少なくありません。

システムの性質上、販売管理システムと連携させるケースも一般的です。また、最初から販売管理や在庫管理の機能を搭載した生産管理システムもあります。導入することで、サプライチェーン全体の管理が可能です。

人事管理システム

人事管理システムは、社員の情報管理に用いられるシステムの総称です。社員の氏名や年齢、社員番号といった基本情報に入社年次、給与、異動歴などを紐付けて管理します。製品によっては、給与計算や勤怠管理などの業務も処理できます。

勤怠管理は、人事管理システムの機能のなかでも特に使われることが多い機能です。紙のタイムカードの代わりとして利用できるほか、勤怠情報がデータとして残るため管理が容易になります。近年普及しているテレワークでも利用されることが多い機能です。

給与計算機能も多くの企業で活用されています。上述した勤怠情報と紐付けることで、給与が自動計算されます。このことにより、経理担当の工数が大幅に削減されます。

秘匿性が高い情報を扱うことから、クラウド型の人事管理システム導入を先送りにしている企業は多いようです。しかし、多くのベンダーがセキュリティ体制を強化しているため、セキュリティに関してはほぼ問題ないと言えるレベルに到達しています。給与管理、勤怠管理など機能を限定しているシステムも多いため、まずはスモールスタートで導入してみるのもひとつの選択肢です。

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、社員の出退勤を管理するシステムです。残業時間や有給休暇、休日出勤などの情報を扱います。上述した人事管理システムに組み込まれていますが、単体で利用されることも少なくありません。

多くの場合、ブラウザ上のボタンを押すような簡単な操作で出勤、退勤を申告できます。有給休暇などもシステム上で申請可能です。こうした申請に対して許可を出す機能もシステム上に完備されています。

給与計算にも利用できるため、経理部門にとっても恩恵が大きいシステムです。また、他のシステムとの連携により、シフト作成やスケジュール管理を行っている企業もあります。

SFA・CRMの活用事例

上述した業務管理システムのなかでも、SFAとCRMは特に普及しています。企業での活用事例をご紹介しましょう。

ある企業は、アウトバウンド型営業からインバウンド型営業への移行に際して、自社のWebサイトを設立しました。コンバージョン測定や見込み客の情報管理のために、CRMを導入しています。問い合わせフォームで情報を獲得した見込み客に対しては、積極的にメルマガで情報を配信しました。

結果的に、営業担当に訪問対象として引き渡せる見込み客の数が増加。すでに自社商材に興味を持っているユーザーに対してアプローチしていくことになるため、成約率も大幅に向上。さらに、顧客とのコミュニケーションが増加したことにより、エンゲージメントも高まっています。

また、別の企業では、営業活動の見える化、ならびに報告業務の効率化のためにSFAを導入しました。成績が良い営業パーソンがどのような行動をとっているのか明確に把握できるため、ナレッジとして蓄積することで営業部門全体を成長させられます。日報を移動時間に処理できるため、営業パーソンの負担が大きく軽減されました。

また、営業活動の状況がリアルタイムで把握できるため、マネージャーの管理業務も最適化されています。各営業担当が求めているタイミングで、スピーディーに指示を出せるようになりました。この点から、成約率も向上しています。

すでに多くの企業で活用され、成果をあげているSFA（営業管理システム）やCRM（顧客管理システム）。営業部門への業務管理システムの導入を検討されているご担当者様は、ぜひSFAやCRMを選択肢に入れてみてください。

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まとめ

業務管理の基礎知識をお伝えしました。適切な業務管理システムを導入することで、業務の負担を大幅に軽減できます。効率化によってリソースに余裕が生まれれば、より価値のある業務にリソースを充てることも可能です。また、蓄積しているデータを分析できるシステムを利用すれば、経営判断にも役立ちます。

自社でどんな業務がボトルネックになっているのか、検討してみましょう。当たり前のように処理している業務のなかにも、システムによる効率化の余地が残されている場合があります。まずは、会計管理システムや勤怠管理システムなど、ピンポイントな業務改善につながるシステムを利用してみてはいかがでしょうか。システム導入による恩恵を感じた場合は、SFAやCRMなどの導入も必要に応じて検討しましょう。