2019.08.23 / SFA 

【解決】sfaにログインできない!業務がストップするのを防ぐ解決策とは?

SFAにログインできないときの解決策イメージ
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SFAは、営業活動を効率化する非常に便利なツールです。しかし、個人情報がたくさん含まれているので、ログインしないと使えない仕様になっています。もしログインできないと業務自体がストップしてしまうという点は問題です。そこで、この記事ではログインできない4つの原因と、ログインできなかったときにとれる対策について解説していきます。

1.SFAにログインできない4つの原因

SFAにログインできない主な原因は4つです。

1.ユーザー名が間違っている
2.パスワードが間違っている
3.パスワードの有効期限が切れている
4.時間帯や端末の制限がかかっている

SFAは、セキュリティを高めるためにちょっとしたことで、ログインできないようになっています。具体的にどのような理由があるのでしょうか。

そして、質の高いコミュニケーションを実現するには、Slackのようなツールが最適です。変化に対してメンバー間で頻繁に対話を重ね、より洗練された結論へと短時間で到達することができるからです。 顧客からの要望・問い合わせや、商談の内容を共有し、短時間で洗練された回答や提案をする。これは、提案価値を高めることにほかなりません。

原因1.ユーザー名が間違っている

SFAにログインできない理由の1つとして、「ユーザー名が間違っていること」が考えられます。一般的にSFAのユーザー名は、メールアドレスが使われるケースが多い傾向です。SFAではそれぞれのパソコンで利用できる機能が制限されていることもあるため、ユーザーを正しく把握するためにログイン画面で正確にユーザー名を入力しなければなりません。急いで入力していると文字や記号の過不足があったり、小文字が大文字になっていたりして、ログインできないことがよくあります。

正確に入力できていることが確認できてもログインできないときは、そもそもユーザー名を登録したときに間違いがある可能性が高いです。
正しくユーザー名が登録できているか、担当者に内容を確認しましょう。また、ブラウザの自動入力機能に頼っている場合もログインできなくなるときがあります。ブラウザの自動入力機能は、過去にログインしたユーザー名を自動的に表示してくれるので非常に便利ですが、間違った情報を入力するとそのまま残ってしまう点はデメリットです。一度、手入力してログインできるかどうか確認することをおすすめします。

そのほかにも、ユーザーが複数の組織に所属している場合、実際に登録したメールアドレスと、ユーザー名として利用する予定のメールアドレスが一部だけ異なるケースもあります。なぜなら、企業によっては部署ごとでメールアドレスの末尾を変更しているところがあるからです。部署異動や、本来の組織とは別の組織で、SFAにログインしようとしているときは気を付けましょう。

原因2.パスワードが間違っている

ユーザー名と同じようにパスワードが間違っている場合もセキュリティ上の関係でログインできません。一般的にパスワードは、第三者に見られないようにアスタリスクや黒丸で隠されているので、入力間違いがあっても気づきにくい傾向です。そのため、パスワードの入力間違いでログインできないケースもよくあります。まずは、もう一度、ゆっくりと大文字、小文字に注意しながら正しく入力しなおしてみましょう。また、見落としがちなのは、Caps Lockのオンオフです。
正しく入力してもログインできない場合、登録時のパスワードと違っている可能性があります。この場合、システム管理者などに相談して登録内容を確認するのも方法の1つです。

また、ユーザー名同様にブラウザに記憶させているパスワードが間違っている場合もあります。
よくある事例としては「パスワードを変更したあとにブラウザに記憶されている情報を更新しておらずログインできない」といったケースです。

ユーザー名と違ってパスワードは一般的に定期的な更新が求められます。新しいパスワードでログインしたことがなければ、ブラウザに記憶されることはありません。少し手間はかかりますが、パスワードを更新した場合は手入力して更新することを忘れないようにしましょう。

なお、ユーザー名と違ってパスワードは入力間違いを繰り返すと「ロックアウト」という事象が発生します。ロックアウトが起こると一定期間はログインできなくなってしまい、顧客に大きな迷惑をかけてしまう恐れがあるので要注意です。

原因3.パスワードの有効期限が切れている

SFAにログインできない理由の3つ目として挙げられるのは「パスワードの有効期限切れ」です。

パスワードはセキュリティを高めるために必須ですが、常に同じパスワードを使用していると、第三者に盗まれるリスクが高まります。基本的には、ユーザーが任意のタイミングで変更するのが望ましいですが、仕事が忙しいとついつい忘れてしまいがちです。そのため、SFAではパスワードを一定期間で更新するように指導されることが多くなっており、ユーザーが変更を忘れないように有効期限が設けられています。有効期限を過ぎたパスワードは使用不可となり、変更しない限りログインできない仕様です。有効期限が過ぎている場合は、変更してから再度ログインを試みましょう。

なお、ログインパスワードの設定には「有効期間」と「有効期限」の2つがありますが、それぞれで若干言葉の意味が違います。有効期間は一定期間終了後でも、1度だけは従来のパスワードでログイン可能で、そのときに強制的に新しいパスワードに変更する仕組みです。一方で、有効期限は期限を過ぎたあとは、パスワードを変更してもログインすることはできません。有効期限が切れた時点でログインアクセス権を失ってしまうので、こまめなパスワードの変更が必要です。
パスワード 有効期限

原因4.時間帯や端末の制限にかかっている

導入しているSFAによっては、アクセスできる時間帯や端末に制限がかけられているケースもあります。

「残業時間の管理や外部からのアクセスを防ぐ」というセキュリティ上の観点から、このような制限がかけられているのが理由です。勤務中に会社から貸与する端末からのみアクセスできるように制限がかかっているケースがあり、個人持ちのパソコンやスマートフォンからではログインできない場合があります。アクセスできる時間帯や端末については、あらかじめ職場のルールを確認しておきましょう。

また、同様にセキュリティ上の観点から特定のネットワーク以外からのアクセスはできないようになっているケースもあります。これは、部外者の不正アクセスを防ぐことが目的です。そのため、時間帯や端末に問題がないのに自宅やカフェなどのWi-Fiを利用するとログインできない場合はネットワーク制限に引っかかっている可能性が考えられます。システム管理者にネットワーク制限について質問してみると良いでしょう。いずれにしても、SFAは設定の自由度が高く、会社によって制限の仕方は異なりますので、職場のログインルールを使用前に確認しておくことが大事だといえます。

2.ログイントラブルの解決方法は?

ログイントラブルで最も多い事例は、ユーザー名やパスワードの入力ミスです。

そのため、まずは入力内容が正しいかどうか、よく確認することが大前提です。入力内容が正しい場合は、ユーザー名やパスワードが正しく登録されていない可能性が考えられます。システム管理者に問い合わせるなどして、確認してみましょう。入力担当者が間違えて登録すると営業活動に大きな支障を与えることが考えられます。ユーザー名を登録するときは、間違いがないかどうか複数の目でチェックすることが大切です。

時間外に個人の端末からログインする可能性があるときは、管理者とあらかじめ交渉して端末や時間の制限を外してもらうことも必要になります。
ただし、一般的にはセキュリティを強化する目的で制限をかけているので、システム管理者としても正当な理由がないと制限の解除に同意できない場合も考えられます。そのような場合は、営業の現場として「なぜ制限がかかると困るのか」を論理的に説明して納得してもらわなければいけません。客観的な事実を証明できるものがあれば、用意して交渉すると良いです。

何度もログインを失敗してしまうとロックアウトがかかり、その後は正しいユーザー名やパスワードを入力してもログインできなくなってしまいます。基本的にログイントラブルが起きた場合は、すぐにシステム管理者に問い合わせて原因を確認してもらうようにしましょう。

3.少しの手間と注意でトラブルは回避できる

ログインできない原因のほとんどが人為的ミスで、登録時や入力時に注意を払うなど、少しの手間をかけるだけで解決できる問題が多いです。

SFAは、営業効率を高めるために有効なツールですが、個人情報を含んでいるのでセキュリティ上の観点からルールを決めるのも重要だといえます。システム管理者と営業担当者が意見を交換し、ログインのしやすさとセキュリティ上の問題の双方を考慮しながら最適なバランスを見出していきましょう。

SFA/CRMちきゅう

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