2019.12.10 / SFA 

セールスフォースでToDoを使用したい!使い方や機能を解説!

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セールスフォースのToDoは、タスクやスケジュールを管理する際に便利な機能です。しかし、機能が豊富ですべてを知るのも大変なので、まずは基本的な使い方だけでも知りたいという人もいるのではないでしょうか。ここでは、セールスフォースのToDoについて、基本的な使い方や行動との違い、そのほかにも便利な活用方法について紹介していきます。

1.タスク管理に便利!セールスフォースのToDoとは?

ここでは、タスク管理に便利なセールスフォースの「ToDo」について紹介します。具体的には「ToDo」の役割について、タスク管理でどんな役割があるのか、また、「行動」との違いについて解説していきます。ToDoと行動は似ているところもあるので、2つの違いが何なのか、よく分からないという人もいるでしょう。それぞれの違いを知って活用してみてください。

1-1.ToDoの役割

セールスフォースのToDoの基本的な役割として、やらなければならないタスクを一つずつ登録し、管理する機能が挙げられます。タスクには、提案書を作成するといった日常的な事務作業や、申請手続きを完了させるといった継続的なものまでさまざまありますが、それらの内容を登録できるのが特徴です。なお、タスクは進捗状況に応じて「未着手」「進行中」「完了」などとラベリングできるので、万が一設定した期日を過ぎても、未完了のものが自動的にクローズになって漏れてしまう心配もありません。また、セールスフォースでは、取引先企業や担当者といった企業・人物主体とToDoを結びつけることも可能です。

さらに、キャンペーンやリード(問い合わせ)、商談といったアクションと紐づけることもできます。セールスフォースではToDoを一覧表示することや、他ユーザーとの紐づけも容易なので、タスク管理で重宝するといえるでしょう。

1-2.行動との違い

ToDoと行動はどちらも「いつかやるべきこと」という点では共通していて混同されやすくなっています。しかし、ToDoはあくまでもタスクや作業そのものを管理するのが目的で、商談やリードなどのアクションあるいは顧客・取引先担当者といった主体と結びつくものです。一方、行動とは打ち合わせや取引先訪問のように予定を管理するのが目的で、必ず日時と結びつけて扱います。行動はカレンダーにも自動的に表示され、設定した期日が過ぎると自動的にクローズされる仕組みになっています。そのため、ToDoのようにあらかじめ設定した期日に対して「完了」や「未着手」などの進行状況を管理する機能はついていません。

万が一、完了していないタスクがあったとしても、設定した期日が過ぎると自動的にクローズになってしまうのです。具体的な使用例としては、翌日に顧客との会議という予定があれば日時や場所を「行動」として管理し、会議に向けて必要な見積もり作業や資料作りなどは「ToDo」として紐づけて管理すると良いでしょう。

2.ToDoの基本的な使い方とは?新規作成・編集・紐づけの方法

豊富な機能が備わっているToDoですが、まずは基本的な使い方を知りたいという人もいるでしょう。ここでは、ToDoの基本的な使い方として、新規作成や編集、案件との紐づけ方法を解説していきます。使い方が複雑でよく分からないという人も、ここで紹介する基本的な使い方を覚えてみてください。

2-1.新規ToDoを登録する

まず、新規でToDoを登録する方法に関してですが、セールスフォース「Lightning Experience」(現在主流のバージョン)を使用している場合は、画面上部「グローバルアクションメニュー」から「新規ToDo」を選択してください。ToDo作成画面では、まず基本情報として「件名」や「日時」を入力します。件名は「企画書作成」や「会議」など、タスク名を簡潔に記述すると良いでしょう。日時は、開始時と終了時とを選択できるので、それぞれの時間を入力してください。また、「名前」はToDoに関連付けられている取引先責任者またはリードの名前を選択しましょう。

取引先責任者またはリードの名前を入力することで、どの案件に紐づけるかを指定できるようになります。「関連先」には取引先や商談などの情報のなかから選択します。「任命先」の欄では、あとで自分が担当しているToDoを一覧で確認したり、関係者に割り振りをしたりできるのです。

2-2.既存のToDoを管理・編集する

既存のToDoを一覧表示して管理したり、編集する方法としては、「Lightning Experience」の場合、「私のToDo」で「すべて表示」をクリックしましょう。クリックするとToDoリストを表示することができます。ToDoリストでは、左側にToDoの簡単な概要が一覧表示されていて、どれかのToDoをクリックすると、その詳しい内容が右側に大きく表示される仕組みとなっています。そのように大きく表示された画面で内容の確認や編集、削除ができます。ToDoリストを多く作った場合でも、埋もれてしまう心配がありません。また、活動タイムラインというビュー機能があるのも特徴です。

活動タイムラインの画面は「次のステップ」と「過去の活動」を一覧で表示することができるほか、そこから編集を行うことも可能となっています。これからやらなくてはいけないものや、終わったタスクを簡単に確認できるでしょう。

2-3.ToDoを案件と紐づけする

ToDoを顧客情報やアクションと紐づけて管理する方法については、セールスフォースはもともとCRMなので顧客管理が軸になっていて、ToDo管理も取引先や案件情報と関連させて管理する方法が取られています。ToDoは、それ単独で管理するのではなく、「名前」や「関連先」でクライアント企業、リードなどを指定するようになっており、自動で紐づけが行われる仕組みになっているのです。ToDoと案件が紐づけされていれば、取引先や予定されているイベント情報を確認する際に、まとめて管理できるでしょう。

たとえば、ToDoで「名前」にクライアントA社の担当者名を選択すれば、A社情報を閲覧したときに、そのToDoが関連するタスクとして表示されるため、管理がしやすくなっているのです。

3.ToDoで便利なその他の機能とは?

ToDoには、ここで紹介したような基本的な機能だけでなく、その他にも役立つ機能が豊富にあります。そのなかからピックアップすると、たとえばアラーム機能が挙げられます。アラーム機能では、あらかじめ設定しておいた期日になるとアラームウィンドウを表示したり音で通知させたりすることができるのです。また、ToDoを繰り返す機能も備わっています。日数や特定のタスク完了後に自動で繰り返すことができ、定期的に行うタスクがある場合などに活用できるでしょう。やらなければいけない仕事が多いと、つい忘れてしまう可能性もあります。アラーム機能で適宜タスクを知らせてもらうことにより、ミスを減らせるかもしれません。

さらに、ToDoの優先度を指定できる機能もあります。優先度には高、中、低などの種類があり、システム管理者は選択肢リストの種類をカスタマイズすることも可能です。優先度を設定しておけば、どの案件が優先度が高いのかを一目で判断することができ、作業効率を上げることもできるでしょう。ほかにも、ToDoにはコメントを記述することができ、選択だけでは伝えきれない留意事項も共有することが可能です。コメントを記載しておくことで、細かい情報の伝達漏れを減らすことができるでしょう。

ほかにもToDoには仕事を効率的に行ううえで役に立つ機能が備わっています。まずは基本的な使い方をマスターして、慣れてきたら色々な機能を試してみると良いでしょう。

タスク管理はシンプルなツールもおすすめ

セールスフォースはToDoについても豊富な機能が備わっているため、顧客や案件情報と紐づけてタスクを管理することができて便利でしょう。しかし、高機能すぎて使いこなせない人や、もっとシンプルにタスク管理を行いたいというケースもあるかもしれません。そのような人には、シンプルなSFA/CRM「ちきゅう」がおすすめです。入力も管理方法も簡潔で使いやすいので、興味があれば資料の確認や問い合わせをしてみてください。

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