2020.06.05 / SFA 

営業支援(SFA)システムを
導入すべき企業の特徴とは?

Pocket

皆さんは、「営業支援システム」という言葉を聞いたことがあるでしょうか。
「Sales Force Automation」の頭文字を取ってSFAとも呼ばれ、営業の支援を目的としたシステムを指します。今までの運・勘・根性・経験と言われた営業を、テクノロジーで自動化するものとして、1995年頃にアメリカから日本に導入されました。

具体的には、顧客情報管理、案件管理、行動管理、予実管理、レポート管理などの営業活動全般における業務プロセスを自動化でき、営業担当の管理情報をデータ化・共有することによって、業務効率化や売上増加が期待できます。

本記事では、営業管理システムの特徴や比較ポイント、おすすめの営業支援(SFA)システムなどについてご紹介します。

>> 成長率No.1!SFA/CRMツール「ちきゅう」はこちら <<

 

営業支援(SFA)システムを導入すべき企業の特徴

ここでは、営業支援(SFA)システムを導入すべき企業の特徴をご紹介します。

 

営業管理が煩雑化している

創業して日が浅く、顧客の数も社員も少ない会社の場合は、営業支援(SFA)システムに頼らなくても営業担当者が口頭やメモで報告し、商談のステータスを社内で共有することは、さして難しいことではないでしょう。

しかし、会社が発展して顧客の数が増え、営業にかかわる人間の数も増えてくると、営業管理が煩雑化してきます。新規開拓先が広がってくると顧客管理や案件管理がおろそかになり、うっかりして顧客に連絡するのを忘れて失注するといった機会損失を招きかねません。

また、営業の活動状況の現状が把握できず、営業リソースをどこにどれだけ割り当てたらいいのかといった分析ができず、場当たり的なマネージメントになってしまい、効率的な営業管理ができません。このような場合に営業支援(SFA)システムを導入すれば営業プロセスを明確化し、営業管理情報を統合して取るべきアクションとそのタイミングを適切に判断することができます。

 

営業管理が属人化している

従来の営業は往々にして個人の力量や経験に負うところが大きく、営業管理の属人化してしまっているケースが多々あります。属人化する原因としては、営業ノウハウを共有すると他の人が売り上げをアップさせて自分の成果を取られてしまうと考えてしまう、情報を共有することによって自分のミスまでも知られることを嫌うといったことが考えられます。

 属人化の弊害として、営業担当者が長年かけて蓄積してきた営業のノウハウを社内で共有できないことや、営業活動を客観的に分析して課題を洗い出し、その対応策や改善策を講じることができないことが挙げられます。その他にも、個人のスキルによって営業プロセスが成り立っているので新人の教育ができないこと、また、営業担当者が異動したり退職したりすると引き継ぎができず、既存顧客の管理がきちんとできなくなることなどがあります。このような状態では組織力を発揮することはできないでしょう。

 

営業効率が悪化している

顧客情報や案件情報を、営業担当者が個別に管理していると、社内で情報の共有ができず、新規にマーケティング活動を行う際に既存顧客に重複してアプローチしてしまったり、新しい顧客開拓のための情報収集に時間を浪費したりして営業効率が悪化します。

また、商談の進捗状況をタイムリーに把握できないため、営業管理者や経営陣がマネージメントできず、組織としての統率が取れません。それに、営業担当者が月次の売り上げ実績を記入した報告書を上司に提出しても、直近の実績と比較してすぐに傾向を読み取ることは困難ですし、グラフ化して分析するのは時間と手間がかかります。最新情報を正しく把握できていない状態で、上司が的確な判断や予測を下すのは難しいものです。

営業担当者にしてみても、報告書や日報の作成は面倒で時間が取られるため、ついつい後回しにしてしまいがちで、結果として組織としての営業効率の悪化につながります。

 

営業ナレッジを共有できていない

営業の現場では、営業担当者が個人で営業情報を抱えがちで、営業ナレッジの共有ができていないケースが多々く見受けられます。営業担当者は外回りが多いことから、社員同士のコミュニケーションが取れておらず、また仕事を1人で抱えているケースも多いでしょう。共有する習慣が根付いていないと、緊急事態が発生した時に他の人では対応できず、社員が営業ナレッジを共有することでお互いに自分の苦手とする分野を補完し合うという体制も育ちにくいといえます。

商談の成功事例や営業ノウハウを共有すれば、他の営業担当者がノウハウを参考にして、受注確度が上がる可能性があります。そのため、営業ナレッジを共有できていないことはビジネスチャンスを逃すという観点から避けたいものです。

 

営業と他部署間で連携がとれていない

営業情報を共有する仕組みがないと、営業部署内は当然のこと、他部署間とも連携が取れません。

例えば、マーケティング部門が潜在的な顧客のセグメントを分析する際には、営業部門とどれだけ連携できるかが重要となります。顧客がどのようなサービス・商品を購入したのか、購入した数量はいくらか、リピート率はどうか、予算はいくらか、次の購入見込みはあるのかといった営業情報がなければ、営業を展開すべきマーケットがどこにあるのかを適切に判断することができません。

また、コールセンター部門においても、顧客から寄せられる声を商品開発・サービス開発に反映させ、営業現場にフィードバックするためには、部署をまたいだ連携が必要です。そうすることによって、初めて商品やサービスの問題点を共有・改善し、売り上げの向上、顧客満足度の向上が図れるでしょう。営業と他部署の間で連携を取ることは、企業活動の活性化につながるひとつのキーといえるでしょう。

 

営業支援(SFA)システムの比較ポイント

ここでは、営業支援システムの比較ポイントを解説します。

 

機能面

営業支援システムは、各社からさまざまなものが提供されておりシステムによって色々な機能を備えています。

基本的な機能としては、案件管理、顧客情報管理、行動管理、日報管理、進捗管理、名刺管理、通知機能、メール配信機能などが備わっています。他には予算と実績を比較・管理する予実管理機能、案件の進捗状況を管理する案件管理機能、営業活動のステータスを管理する営業活動管理機能などです。

また、多くの営業支援システムにはレポート機能が備わっており、エクセルに入力・集計しなくてもクリックするだけで売り上げの実績や予測が確認できるようになっています。

ただし、機能が豊富すぎても実際にシステムを利用する社員が使いこなせないと、思ったような効果を得ることはできません。そのため、導入前に候補となっているツールに搭載されている機能をよく確認し、本当に必要な機能は何なのかを見極める必要があります。

また、すでに社内に導入しているソフトウェアと連携ができるかも確認しておきましょう。

 

操作性

営業支援システムは多くの社員が使うため、誰でも直感的に操作できるシンプルなものであることが、重要なポイントとなります。

分かり易いインターフェースで、入力作業は最小限で済むなど、操作性に優れたシステムを選ぶことが大切です。操作性がよくないシステムを導入してしまうと、入力などに時間がかかり、業務効率に悪影響を与えてしまう可能性があります。

また、入力項目は会社によって変わることが多いので、自社にあった入力項目にカスタマイズできるかどうかも確認しておく必要があります。さらに、操作が分からない時に参照できるマニュアルが分かり易い内容かどうかも確認しましょう。

 操作性は、実際に使ってみないと分からないものであるため、無料トライアルを積極的に利用して、社内でシミュレーションを行うことをおすすめします。

 

費用面

システムの導入にあたって、やはり費用面が気になることでしょう。

料金体系はシステムによってさまざまですが、基本的には導入時にかかる初期費用と毎月の運用にかかる月額費用がかかるということが多いようです。初期費用が高く月額費用が安価なものと、初期費用が無料で月額費用が比較的高いものの2タイプに大別されます。

 前者の場合、相場としては初期費用10万円位から、月額費用は5,000円位からというものが多いです。後者の場合の月額費用は1万円から5万円位が相場です。いずれの場合もカスタマイズをすると、別途で費用が発生することがあります。

月額費用に関しては、「1ユーザーあたりいくら」という料金体系になっているものが多いため、想定される利用者数を把握してトータルでいくらになるか確認しておきましょう。中にはユーザー数は無制限で、月次ごとの利用容量に応じて課金する従量課金制のものもあります。

 

おすすめの営業支援(SFA)システム「ちきゅう」

ここでは、おすすめの営業支援システム「ちきゅう」をご紹介します。

 

ちきゅうの特徴

「ちきゅう」は、シンプルで分かり易いユーザーインターフェースで誰でも直感的に操作できるのでマニュアルがありません。日本国内向けに特化して開発されたシステムで、日本の企業での使い勝手の良さにこだわって設計されています。従業員が100人から500人程度の中小企業に多く導入されています。営業支援システムは入力が面倒、分析が難しいと思っている企業にこそおすすめのツールです。最小限の入力作業で最大限の営業効率を実現します。 

検索エンジンとして広く使われているGoogleや、ビジネス向けチャットツールとして利用が拡大しているSlackといったビジネスに不可欠なツールとの連携が可能で、データの一元的な管理ができます。料金も1ユーザーあたり月額1,480円からと低価格です。

また、30日間無料でお試し利用することができるため、「導入してみたけど自社に合わなかった…」ということも防ぐことができます。

>>「ちきゅう」の無料トライアルお申し込みはこちら

 

ちきゅうの機能

ここでは、「ちきゅう」の機能を一部紹介します。

商談を一覧で閲覧できる商談管理ビューでは、全ての商談のステータスを直感的に把握できます。それぞれの商談はドラッグ&ドロップでフェーズを変更でき、全ての商談を1つの画面で管理できるので便利です。

 売上実績や受注予想、予算達成率を表示するキャンバス(グラフ作成機能)では、棒グラフや円グラフで予実管理、進捗率、受注率などが直感的に把握できます。

登録したデータを任意の条件でエクスポートできるレポート機能では、確認したいデータをすぐに抽出可能です。また、名刺をちきゅうアプリでスキャンする名刺管理機能では、自動で顧客データを登録することができ、入力工数を削減します。他にも入力項目のカスタマイズ機能などが装備されています。

 

ちきゅうの導入事例

ここでは「ちきゅう」の導入例をご紹介します。 

通信販売を行う企業のコールセンター事業を中心に、ダイレクトマーケティング支援を行っているダーウィンズ社は、2017年に「ちきゅう」を導入し、商談情報の管理を行っています。

ちきゅう導入前は、営業チームの営業進捗を週に1度ミーティングで確認し、各チームが実績をエクセルに入力したものを集計して全体管理をしていました。この方法では入力する側も管理する側も工数がかかり、精度にばらつきが出てしまうので、売上実績や営業進捗の管理を効率的にできる方法を探していました。 

そんな時、Webベースで利用できて、社員がお互いに確認し合うことでコミュ二ケーションが取れるツールとして「ちきゅう」を試用してみたところ、ドラッグ&ドロップで会社の項目の付け足しができる高い操作性で、誰でも利用できるという利点から、導入が決まりました。導入後は数字をリアルタイムで見ながら話ができるようになり、余計な確認作業や更新作業がなくなったことで工数削減につながりました。

 

まとめ

少子高齢化で人材が不足し、さらに不況が長引いて市場が停滞していることもあり、個人のスキルに頼っていた従来の属人的な営業が通用しなくなってきました。営業の最終的なゴールである売上の達成・利益確保を目指すには、案件を増やし、顧客単価を上げ、営業コストを引き下げることが必要です。

それを実現するためのツールとしてIT技術を使った営業支援システムが注目されています。アメリカで誕生したシステムですが、日本に導入されてから20年以上経ち、日本の営業スタイルに合ったものに進化しました。現在では、単なる仕事の補助ツールではなく、組織を横断的につなげて営業プロセスを最適化し、会社全体の営業力を強化するものとして捉えられています。

営業支援システムを活用して業務の効率化を図りたい企業は、ぜひ、「ちきゅう」の導入を検討してみてください。

 

SFA 簡単

SFAに関連する記事

新着記事

ページ上部へ戻る