2019.12.05 / ツール紹介 

「CAMCARD」の特徴から考えるこれからの名刺管理に必要な機能とは?

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名刺の数も増えてくると、アナログでもデジタルでの管理にしても整理するのは大変です。名刺のデータが埋もれてしまう前に、社内で共有できたらと思うことも多いのではないでしょうか。「CAMCARD(キャムカード)」は、名刺データの管理ができるツールです。本記事では、CAMCARDの特徴を紹介しながら、名刺管理に必要な本当の機能とは何かについて説明します。

1.名刺管理のトレンドはクラウド化

「クラウド」とはもちろん、インターネット上のデータを共有するサービスを意味します。
名刺そのものをクリアファイルや名刺スタンドで整理、保管していた時代は、何がどこにあるのかなど調べるといった検索性も低く、名刺データが社内で共有されないことも多かったのではないでしょうか。しかし、パソコンやスマートフォンなどのIT技術の発展とともに、名刺管理ソフトが使われるようになり、検索性も向上しています。
クラウド型の名刺管理も珍しいものではなくなり、名刺データを社内の共有資産として活用することが簡単になりました。名刺管理の方法は、時代とともに変化しているのです。

2.名刺管理に強い「CAMCARD」の特徴

CAMCARDは、クラウドを活用して名刺の整理と共有を行えるサービスです。ここでは、その内容や特徴について簡単に紹介します。

2-1.名刺データを手間なく正確に取り込める

マイクロソフトのソフトとして、一般的に広く使われているものにExcelがあります。Excelもデータの管理を得意とするソフトなので、accessではなくExcelを使用している方も多いのではないでしょうか。ここでは、accessとExcelの違いを見ていきましょう。Excelは、データの作成、更新、削除の自由度が高いということが特徴です。さらに、自動で計算をしたりマクロを使用したりすることができるため、データの分析をするのに優れているといえるでしょう。しかし、顧客管理をするという観点から考えると、誤操作によりデータの書き換えや表のレイアウトを崩してしまう可能性があるというデメリットがあります。

CAMCARDというアプリは、スマートフォンのカメラやスキャナを使って、紙の名刺を読み込ませることができます。文字認識(OCR)機能を備えているので、手入力の必要もなく名刺情報のデータ化が可能です。OCRも進化してきているので、精度もかなり上がっています。すでに、利用している人であれば周知の事実でしょう。操作も簡単で、とても手軽にデータを蓄積することが可能です。また、日本語のほかにも英語や中国語などの外国語にも対応しており、その数は17カ国語にもおよびます。

専任のオペレーターが名刺データを目視チェックして、入力エラーを防いでくれるサービスも提供されていることも特徴です。複数の人間が確認することによって、データ精度を100%に近づけることに成功しているので、信頼性の高いアプリといえるでしょう。

2-2.名刺データの共有に力を発揮

CAMCARDに取り込んだ名刺データは、クラウドサービスを利用しているため、会社内で容易に共有できます。名刺データが必要になったときも、インターネットで検索するのと何ら変わりません。CAMCARDは、調べたいキーワードによる検索と閲覧が可能なので、誰でも簡単に利用できます。パソコンだけではなく、スマートフォンにも対応しているため、営業先で名刺データを参照できるという点もメリットの一つです。CAMCARDには、名刺に関連する情報を紐付けて記録する機能があり、営業タスクの簡易的な共有もできます。

時には、あいまいな情報管理が原因となって業務に支障をきたすこともあるでしょう。しかし、CAMCARDの利用によって情報の共有が安定すれば、効率よく営業活動に取り組めます。

3.これからの名刺管理に必要なこととは

名刺管理はそれなりに手間がかかるものです。何のために行うのかを考えることや、行うことでどのようなメリットが生じるのかを、しっかり認識することがとても重要になってきます。

3-1.名刺データは活用してこそ意味がある

名刺管理とは、単に名刺を整理、保管することではありません。
名刺データを活用するためのものだと考えて、初めて意味を持ちます。名刺スタンドの中に眠ったままでは、資源としての価値を持たず、利益にはつながっていきません。名刺交換は、営業活動の起点になるものです。そのため、名刺データとは有効な見込み客の顧客情報だといえるでしょう。担当者個人の判断で見込み客を放置してしまうのは、非常に残念なことです。名刺データは、組織的に活用して会社の財産にすれば、利益として返ってくる可能性が広がります。

そのためには、名刺データをリスト化して社内で共有することが第一歩となります。まず、名刺データの利用方法について目を向けていきましょう。

3-2.名刺データの管理に必要なのはCRMツール

名刺データも、顧客管理の一環として管理するのがおすすめです。
名刺データとともに、管理したい顧客情報としては、「誰が営業担当者なのか」「どんな営業をする予定なのか」「営業活動の進捗状況がどうなっているか」などが考えられます。そのため、顧客情報を管理するためには、CRM(Customer Relationship Management)ツールが適しているでしょう。

CRMとは、一言で表すと顧客管理ツールのことです。名刺データをCRMで管理することは、社内で見込み客の情報を共有し、営業の放置やミスを減らすことができるという大きなメリットにつながります。

ただし、CRMツールの中には非常に多機能でも使いにくいツールも少なくありません。そのため、効率的な営業をしていくうえでは使いやすいCRMツールを選ぶのがおすすめです。

4.名刺データも活用できるSFA/CRMツール「ちきゅう」

「ちきゅう」は、クラウドを活用して名刺データから顧客情報の管理や、営業活動の効率化までできる統合的なサービスです。ここからは、「ちきゅう」の特徴とメリットについて紹介していきます。

4-1.顧客情報を社内で一元管理

「ちきゅう」は、見込み客も既存顧客もまとめて管理できる、非常に便利なCRMツールです。すでにある名刺データを取り込んで顧客情報とすることもできるため、顧客のあらゆる情報をまとめる大元の部分である「データベース」を自由に設計できます。そのため、名刺データの名前や社名、電話番号などスタンダードなものはもちろんのこと、顧客のロイヤリティレベルなど自社独自のルールがあった場合も、自由にカスタマイズができるのです。
さらに、「ちきゅう」には柔軟な検索機能があります。例えば、「同じ地区」で「同じ業種」といった複数の条件での検索もできるため、条件に一致する見込み客のリストをいつでも取り出すことが可能です。

目的のデータを、より早く調べることができれば業務の効率もアップするでしょう。日々の営業活動とともに、顧客データは増大していくかもしれません。会社の実績に応じて従業員数も増えていくこともあるでしょう。「ちきゅう」であれば、大幅に事業規模が拡大した際にも、あわてることなく柔軟に対応していくことが期待できます。

4-2.商談の管理と共有に力を発揮

「ちきゅう」は、営業活動の支援にもずば抜けて強みを発揮します。「ちきゅう」の顧客情報には、営業活動に関する記録を紐付けて管理できる機能があることが特徴です。例えば、「何月何日、該当の顧客との商談が成功」という事実があったとしても、顧客名からすぐに関連情報を確認することができます。そのため、見込み客との商談の情報を記録すれば、最新状況を営業チーム内で共有できるのです。担当者が変わったときも、過去の記録を時系列でたどれるので、今後の商談もスムーズに進められるでしょう。前任者にいちいち確認することもなく、効率的に営業展開ができるというわけです。

ほかにも、「ちきゅう」には各商品の単価や数量を登録する機能があり、商談ごとに設定を変更することもできるため、営業現場で利用できるので便利でしょう。また、「やること(to do)リスト」機能を搭載することによって、「誰がいつまでにどんな営業活動をするのか」をチーム全体で管理できるので、仕事のミスを防ぐだけではなく仕事全体を統率することができます。

3-4.フォームの作成【その2】

一度フォームを作成しても、その作成したフォームを調整する必要が出てくることもあります。ここでは、作成したフォームのさまざまな調整方法を確認していきましょう。テキストボックスの幅を調整するには、「ホーム」タブの中の「表示」ボタンを選択し、「レイアウトビュー」をクリックして設定します。フォームのタイトル部分の大きさが気になる場合には、タイトル下部を上方向にドラッグすることで適切な大きさに調整することが可能です。他にも、データベースに住所を入力する必要がある場合には、自動入力機能を利用することができます。

その際、自動入力された住所が誤って修正されないよう、自動入力項目を使用不可に設定しておくといいでしょう。完成したフォームを確認するためには、「デザイン」タブの中の表示ボタン、下向きの黒三角を選択します。次に、「フォームビュー」をクリックすることで、表示させることが可能です。

4-3.営業活動をスピードアップ

「ちきゅう」には、営業活動を効率化するSFA(Sales Force Automation)としての役割があります。SFAとは、一言で表すと営業管理ツールのことです。「ちきゅう」の「キャンバス機能」は、確認したいデータをグラフ化して視覚的に表示できるので、営業の状況を正しく理解しやすいというメリットがあります。キャンバス機能とは、絵画を描くキャンバスをイメージしたもので、いろいろなデータを視覚化し、わかりやすい「絵」や「図」などで表示させる機能です。売上の途中経過もすぐに反映してグラフ化できるので、視覚的に確認して迅速に今後の目標を立てることができます。

「ちきゅう」の操作性は、視覚的にも簡略化されています。必要なデータも一目でわかるので、確認してすぐ行動に移すことが可能です。「ちきゅう」は、いたるところで仕事の効率を配慮した作りになっています。ほかのアプリケーションとの連携機能も備えているため、例えばチャットツールの「Slack(スラック)」を利用すれば、各営業先における現場の進捗状況などの連絡も簡単です。営業先で起こっている出来事もSlackを通じてリアルタイムで知ることができます。「ちきゅう」は、文字で連絡を取り合うだけでなく、写真などの画像ファイルやデータファイルも送り合うこともできるので、文字だけでは伝わりにくいケースでも安心です。

例えば、実際の商品画像をすぐアップロードすることで、営業活動をサポートすることができます。また、離れた場所で意見を交換できるので、複数の承諾が必要な事項などもすぐ決定することができて、より業務のスピード化を図ることができるでしょう。状況を素早く正確に知ることは、PDCAサイクル(計画、実行、確認、改善)を短いスパンで回して、より早い段階で営業活動を改善していくのにも役立ちます。「ちきゅう」は、CRMとSFAの両方の機能を持っているので、営業活動の強力な武器になるでしょう。

4-4.既存の名刺管理からも移行可能

すでに、CRMやSAFなどのツールを利用していた場合も、「ちきゅう」への移行は問題ありません。「ちきゅう」には、顧客情報をCSVファイルからインポートする機能があります。CSVファイルとは、テキストデータからなる容量の軽いデータの形式です。Excelのファイルよりもサイズが小さく、互換性も高いという特徴があります。ほとんどの管理ツールのデータ形式として広く利用されているので、データ移行もほぼ問題ないでしょう。

顧客情報は、Excelなどの表計算ソフトに入っていることも多い傾向です。Excelの機能で、簡単にCSVに変換できるので、「ちきゅう」での管理もすぐに始められるでしょう。よって、すでに使用中の名刺管理ツールからのデータの取り込みも、名刺管理ツールがデータのエクスポート機能(データ取り出し機能)を備えていればスムーズにできるはずです。CAMCARDもデータのエクスポートが可能なので、「ちきゅう」へ問題なく移行できます。

営業活動に役立つ名刺管理をはじめよう

名刺データは、営業活動に役立てることで初めて価値を持ちます。
「ちきゅう」であれば、名刺データを取り込むことによって、営業の効率化が可能です。社員が手にした名刺が会社全体の共有資源になり、営業戦略の大きな武器へと成長していく期待が持てるでしょう。「ちきゅう」は、30日間の無料トライアルが可能なので一度試してみてはいかがでしょうか。

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