営業管理とは？効率的に管理できるコツやシステムをご紹介

日々の営業活動で、売上向上や業務効率化に関して課題を感じていないでしょうか。また営業組織内においては特定のトップ営業マンに依存した売上構成やトップ営業マンの手法が型化できておらず他の営業マンが真似できない状態、つまり属人性の高い組織になってしまっている。平準化されていないといった課題を多くの日本企業が抱えています。そんなときは、営業管理への取り組みを始めまてはいかがでしょうか。営業を細分化し可視化することで営業スキルの底上げや、属人化の解消、社内連携の強化といった多くの効果が期待できます。

ここからは、営業部門における「営業管理」の基礎知識や、営業管理を推進するシステムについて解説していきます。おすすめのSFA/CRMツールについてもご紹介するため、ぜひ営業部門の業務改善へお役立てください。

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営業管理とは？

近年、営業部門のマネジメントにおいて話題にのぼる機会が多い「営業管理」というキーワード。そんな営業管理とは、営業部門の業務に関する多種多様な情報を適切に管理し、チームの売上向上や生産性アップにつなげていくことを指します。

営業管理が注目される背景

営業部門では、日々の営業活動で膨大な量の情報を取り扱っています。たとえば、大切な顧客の情報はもちろん、各担当者のスケジュールや売上目標、個別の案件の進捗状況なども重要なデータといえるでしょう。蓄積されたデータを分析すれば、ハイパフォーマーの行動から成果をあげるためのヒントを得たり、組織課題の改善へ役立てたりと、多くのメリットが期待できます。ところが、従来の管理方法ではこれらの情報を十分に活用することができませんでした。営業部門のデータを有効活用するためにも、新たな管理システムが求められています。また、営業活動ではチームの連携不足やヒューマンエラーによって情報共有が滞りやすく、深刻なミスの発生にもつながりかねません。その際、管理方法を最適化することで社内の情報共有を推進すれば、営業部門からカスタマーサポート部門までがスムーズに連携し、組織全体で売上向上や生産性アップへ取り組めると考えられます。こうした背景から、営業部門のマネジメントに営業管理を導入する企業が多くなっているのです。

営業管理システムにより期待できる効果

営業管理を導入すると、営業部門に限らず組織全体に望ましい効果がもたらされます。ここでは、主に期待できる効果をご紹介します。

社内の営業スキルの底上げ

営業管理によりハイパフォーマーの行動が可視化され、成果をあげる営業のノウハウが共有されると、ほかの営業パーソンのスキル向上に役立ちます。社内の営業スキルの底上げが実現され、営業部門全体の強化が可能です。さらには、営業部門の新人教育を効率化する効果も期待できるでしょう。

業務の属人化の解消

一般的に、営業部門では業務の属人化が起こりやすいといわれます。商談や客先訪問といった場面では単独で行動することが多く、顧客データを担当者が各自で管理しているケースも珍しくありません。営業管理によって幅広い情報を共有できるようになることで、業務の属人化を解消しやすくなります。

社内連携の強化

営業管理では、営業部門やカスタマーサポート部門の連携を促し、組織的に営業活動へ取り組む体制を整えられます。顧客情報を社内で共有することでサポートを充実させたり、問い合わせやクレーム対応で速やかなフォローを実現したりできます。顧客満足度の向上という観点でも効果的です。

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営業管理の基本の管理項目

営業管理では、具体的にどのような項目の管理が必要なのでしょうか。ここでは、営業管理において特に重要性の高い、代表的な5つの項目をご紹介します。自社の営業部門を成長へ導くために、ぜひ組織運営の参考にしてみてください。

1.案件管理

案件管理とは、商談が発生してから契約に至るまで、各案件の発生や進捗を管理することを指します。また、過去の案件データに基づいた受注確率や売上予測なども取り扱います。従来の営業部門では、各担当者が個別に案件を管理するケースが多くありました。こうした背景から、顧客と担当者との関係性が不透明になることも。もし破談の原因が不明なまま放置されるようなことがあれば、課題を発見できず社内に営業活動のノウハウが蓄積されません。それに対して、営業管理では案件データを組織的に管理します。案件の進捗が可視化されることで、商談成立までのプロセスをチームで把握し、営業パーソンやカスタマーサポート部門のスタッフが連携しやすくなるのがメリットです。こうした案件管理の強みを生かすためには、SFAなど専用のシステムを導入し、リアルタイムで情報を共有することが大切です。

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2.行動管理

行動管理とは、営業パーソンの具体的な行動を数値化して管理する方法です。営業パーソンは日頃の業務において社外で個別に活動する機会が多く、個人の行動が見えにくい傾向にあります。そこで、営業活動を記録して数値として可視化し、管理する手法が登場しました。行動管理で数値化されるのは、顧客へのアポイント数・コール数・新規訪問数・商談数などの項目です。各項目をデータ化し、分析することで成果に結びつきやすい営業活動の傾向を明らかにできます。また、ハイパフォーマーとその他の営業パーソンの行動を比較すれば、効率的な社員の育成にも役立つでしょう。従来はマネジメント層の経験に頼らざるを得なかった営業部門の指導を、客観的なデータに基づいて行えるようになります。各自が自らの行動を振り返り、PDCAサイクルを回すことで、結果につながる営業活動を推進します。

3.顧客管理

顧客管理とは、営業部門が保有している顧客情報を一元管理し、より良いサービスの提供に役立てることです。多くの企業の営業部門が、膨大な顧客データを保有しながら、それらを十分に活用できていないという課題を抱えています。顧客の氏名や住所といった基本情報のほか、購買履歴や売上金額といったデータは、マーケティングで活用すれば売上向上に寄与する可能性があります。こうした情報から一人ひとりの顧客のニーズを読み取り、営業活動の成果へつなげるためにも、顧客管理が求められているのです。なお、近年では既存顧客にアプローチするマーケティング手法が注目を集めています。既存顧客をターゲットにした施策は、新規顧客を獲得する場合と比較してコストが低く、高い成果をあげやすいと考えられているためです。CRMなど専門のシステムには、顧客データを最大限に活用する分析機能が搭載されています。

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4.目標管理

目標管理は、組織マネジメントの手法の一つであり、営業パーソンの目標達成をサポートすることを指します。営業パーソンが結果を出すためには、個人の能力に応じた適切な目標を立て、ゴールへ向けて着実に取り組み続けることが重要です。目標管理が不適切な場合には、多くのデメリットが懸念されます。高すぎる目標を立ててしまったり、目標とは無関係の事柄に尽力してしまったり、結果が出るまでに時間がかかりすぎてしまったりすることも。目標を達成できない状況が続けば、メンバーの意欲低下を招き、チームの成長が停滞する事態にもつながりかねません。こうした失敗を避けるためにも、一人ひとりの目標を的確な方法で管理する必要があります。営業部門のマネジメントに目標管理を導入すれば、営業パーソンをゴールへと導くサポートによって、成果をあげられる組織づくりを実現できます。

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5.モチベーション管理

モチベーション管理とは、営業パーソンのモチベーションが高い状態を維持し、生産性アップを目指すことです。モチベーションが高い状態にあると、営業パーソンが自ら進んで物事へ取り組み、熱意をもって自分の仕事へ関わるようになります。営業部門のチームに対して愛着や帰属意識を持ち、組織への貢献を積極的に考えて行動できるのが、モチベーションの高い人の特徴です。チーム全体のモチベーションが高まれば、相互作用による効果も期待できます。モチベーションの高い営業パーソンを増やすには、現状よりもモチベーションを高めたり、高い状態で維持したりするための管理方法が必要です。そのためには、専用のシステムを導入することで営業部門のコミュニケーションを充実させ、社内の連携を促す施策も有効とされています。

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効率的な営業管理のポイント

効率的な営業管理を成功させるには、どのような点を意識するべきでしょうか。

まず重要なのは、社内の仕組みを整備することです。営業管理の施策を中心的に進める担当者を決めておきます。さらに、営業管理を組織に浸透させるために、事前にスタッフへのヒアリングおよび周知を行ったうえで必要な設備を見極めましょう。たとえば、SFA/CRMなどの専門システムや、営業パーソンが外出先で使用するモバイル端末などです。こうした設備を導入すると初期費用が発生するだけでなく、営業管理の取り組みが定着するまでに一定の時間がかかることも。長い目で見て営業管理の効率化を実現できるよう、入念に準備を行いましょう。

また、営業管理システムを導入する目的を明確にすることも重要なポイントです。近年では多くの企業が営業管理への取り組みを始めていますが、目的が曖昧な状態で施策に取り組んでも、却って営業パーソンの工数を増やすのみに留まってしまいます。効率的な営業管理のためにも、導入した設備を活用してどのような結果へつなげるか、事前に明確にしておくことが必要です。そのために、現状の営業部門にはどのような課題があるかマネジメント層と現場が話し合い、互いの認識をすり合わせる機会を設けると良いでしょう。特に、ITシステムの導入では、利用者である現場スタッフの意見が不可欠となります。なぜ営業管理を始めるのか、営業管理を通じて解決したい課題は何か、現場の納得につながる目的を共有しましょう。

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営業管理に役立つSFA/CRMとは？

ここまで、営業管理について解説しました。営業管理を行うにあたり、専門のシステムを導入する選択肢もあります。そこで、多くの企業で利用されているのが「SFA（営業支援システム）」や「CRM（顧客管理システム）」です。ここでは、SFAとCRMの特徴についてそれぞれご紹介します。

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SFAとは

「SFA（営業支援システム）」とは、社内の営業情報を一元管理するシステムです。日々の営業活動で生じるデータを数値化し、一元管理することによって営業活動をサポートします。SFAの代表的な機能として挙げられるのは、「案件管理機能」「行動管理機能」「顧客管理機能」「スケジュール管理機能」「日報管理機能」「タスク管理機能」などです。案件管理機能は、社内で抱えている案件情報を共有し、連携強化に役立てられます。行動管理機能では、営業パーソンの行動を数値化し、課題発見につなげられます。搭載されている機能はサービスによって異なるため、自社で必要な機能を有するシステムを選びましょう。SFAの導入によって、前述の基本的な営業管理の大部分をカバーできるようになります。営業パーソンのサポートに特化したシステムのため、リードの案件化から新規顧客獲得の強化が期待できるでしょう。

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CRMとは

「CRM（顧客管理システム）」とは、顧客情報を効率的に管理し、マーケティングに活用するシステムです。CRMのシステム上では、顧客の氏名・会社名・購買商品・購買日・問い合わせ履歴といった多数の情報を詳細に管理できます。また、こうした属性によって顧客をグループに分類して分析したり、分類別にまとめてアプローチしたりすることも可能です。昨今では、消費者行動の変化や市場の縮小といった背景から、ビジネスシーンにおいてダイレクトマーケティングが注目されています。そこでCRMを導入すれば、一人ひとりの顧客のニーズを汲み取りながらも、効率的なマーケティング施策を実施できるのが魅力です。CRMは前述の営業管理のなかでも、特に顧客管理での活躍が期待できます。顧客関係管理に特化しているため、営業部門とカスタマーサポート部門の連携を強化しやすくなります。

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SFA/CRMで営業管理を効率化するコツ

営業管理に役立つ「SFA（営業支援システム）」と「CRM（顧客管理システム）」。これらの導入によって営業管理を効率化させるには、いくつかのコツがあります。導入を検討中のご担当者様は、以下のポイントを参考にしてみてください。

1.自社の営業管理に適したシステムを選ぶ

現状、SFAやCRMは多くのベンダーから発売されており、多彩な機能や料金プランの選択肢があります。なかには基本的な機能に加えて独自機能やオプション機能が充実したSFA/CRMも存在しますが、必ずしも多機能なシステムのほうが好ましいとは限りません。高機能なシステムは初期費用やランニングコストが高くなりやすい点に留意しましょう。SFA/CRMを導入する目的は、あくまで営業管理の効果を最大化させることです。自社の営業部門の規模や、必要な機能などを考慮したうえで予算をご検討ください。導入したSFA/CRMのコストパフォーマンスが悪い場合、将来的にシステムの入れ替えなどの大きな負担が発生するおそれがあります。長い目で見て、自社の営業管理に適したシステムの選定を心がけましょう。中小企業の営業部門への導入では、人数が少ない分シンプルなシステムを選ぶのも一つの手です。

2.営業管理の項目は必要最低限に絞り込む

営業管理で取り扱うべき項目は、各企業で異なります。より多くの情報をSFA/CRMに登録すれば、多様な観点でのデータ分析が可能となりますが、一方で現場の負担が大きくなる点に注意が必要です。SFA/CRMに入力する項目が多くなるほど、その分営業パーソンがシステム上でやるべき作業も増えることになります。こうして蓄積されたデータを十分にマーケティングで活用できなければ、結果として無駄な入力作業が増えるのみとなってしまうでしょう。こうした事情から、SFA/CRMで営業管理を行う際は、項目数を必要最低限に絞り込むことが大切です。まずは重要性の高い項目から順に営業管理へ導入し、その後は現場からフィードバックを受けて検討する方法も考えられます。万が一、営業パーソンの業務負担が多すぎる場合には、項目数を減らすなどの対策を行い、社内での定着を優先させると良いでしょう。

3.営業管理に関係する他部門とも連携する

営業管理のためのシステムは、営業部門への導入に加えて、関連する他部門にも導入するのが望ましいといえます。たとえば、営業活動を強化するマーケティング部門や、顧客へのフォローを行うカスタマーサポート部門などです。営業部門とこれらの部門が連携することで、顧客へ効果的なアプローチを行って売上獲得へつなげたり、サービス品質を向上させて満足度を高めたりする効果が期待できます。そのためにも、SFA/CRMを全社的に導入し、営業管理に関わる情報をスムーズに共有できる体制を整えるのがポイントです。営業管理システムを利用して他部門と連携すれば、社内の情報共有のコストが削減され、業務効率化に役立ちます。さらには、自社の営業活動のデータをマネジメント層に共有し、経営で有効活用することも可能です。部門の垣根を越えた連携が、さらなる効率化を実現します。

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SFA/CRMを営業管理に利用する3つのメリット

効率的な営業管理を目的として導入される、SFA/CRMなどの専門システム。企業によっては、Microsoft社の表計算ソフト「Excel」などで自社専用の管理ファイルを作成し、営業管理を行っているケースもあるようです。こうした管理ファイルは気軽に利用できる一方で、専門システムを導入した場合と比べると、実現できることに大きな差が出ることも。最後に、SFA/CRMを営業管理に利用するメリットを確認してみましょう。

【メリット1】データを一元管理できる

SFA/CRMなどの専門システムを導入すれば、営業に関する社内の全てのデータを一つのシステムで管理できるようになります。営業パーソンが多数のデータを入力・閲覧する際も、わざわざ複数のファイルを探して開くような手間がかかりません。SFA/CRMなら、既存顧客の詳細情報から各営業パーソンのスケジュール、商談の進捗状況まで、幅広い情報をたった一箇所で管理できます。営業部門はもちろん、営業パーソンとの連携が必要な他部署にもデータの共有が可能です。さらに、入力したデータはリアルタイムでデータベースに反映されるため、社内では速やかに現状を把握できるようになります。営業活動においては、わずかなタイムラグが顧客へのアプローチの後れを招き、機会損失につながることも。SFA/CRMなどの専門システムは入力もスムーズなため、営業パーソンとの素早い情報共有を叶えられます。

【メリット2】詳細なデータ分析が可能

多くのSFA/CRMには、データ分析機能が搭載されています。データ分析機能では、システム上に蓄積された多様なデータを自動的に集計し、簡単な操作のみで出力することが可能です。分析結果はその場でわかりやすいグラフ表示ができるため、短時間で営業活動のレポートを作成できます。営業パーソンの事務作業の工数を削減し、業務負担を抑えることにつながります。その際、ファイル管理したデータのように、自分で集計したりグラフに加工したりする必要はありません。営業パーソンがこうした事務作業から解放されれば、より多くのリソースをアポイントや商談のために使い、売上向上へつなげられます。また、詳細なデータ分析によって営業部門の課題を早期に発見し、目標達成へ向けて改善を行うことも可能です。SFA/CRMの導入により、日頃の営業活動で蓄積されたデータを最大限に活用できるようになります。

【メリット3】ベンダーのサポートを受けられる

SFA/CRMを初めて導入するにあたり、社内の担当部門では導入準備から運用開始までに多くの負担が発生します。SFA/CRMのベンダーによっては、こうした導入～運用時に手厚いサポートを受けられます。たとえば、「具体的にどの項目をシステム上で管理するべきか？」「実際の業務ではどのような流れで運用するべきか？」といった多くの疑問や不安を、経験豊富な担当者にフォローしてもらえる点で安心です。また、ベンダーのなかには運用後のサポートを重視しているサービスもあります。システムに関する問い合わせ対応はもちろん、担当者から運用改善のアドバイスを受けられるなど、営業活動で成果をあげるためのサポートがあると理想的です。SFA/CRMは、導入して以降の運用で効果を出すことがもっとも重要といえます。信頼できるベンダーからの協力を得られるのも、SFA/CRMを利用するメリットの一つです。

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まとめ

今回は、多くの企業が取り組みを始めている「営業管理」について解説しました。営業管理によって、社内の営業スキルの底上げ・業務の属人化の解消・社内連携の強化といった効果が期待できます。管理する項目は、営業部門で抱える案件から営業パーソンの行動、顧客データまでさまざまです。こうした営業管理では、SFAやCRMといった専門のシステムが活躍します。膨大なデータを一元管理し、詳細な分析を実現できるほか、ベンダーのサポートを受けられる点も魅力といえます。営業管理へ取り組むうえで、ぜひSFA/CRMの導入をご検討ください。

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