2019.09.26 / 営業管理・顧客管理 

SFAとは?なぜSFAを導入するのか?SFAとCRMの違いや関連するシステムを解説

SFAとは?イメージ画像
Pocket

働き方改革やIT化などの流れによって、「SFA」を導入検討する企業が増えています。本記事では、「そもそもSFAとは?」から「SFAのトレンド」「SFA導入のメリット」や「導入時のポイント」まで、SFAにまつわることがすべてわかります。

SFAとCRMについて

SFAとは、Sales Force Automationの略で、営業支援を目的としたシステムになります。

企業の営業担当や営業担当の管理をする管理者、経営者が生産性や業績向上を目的として活用するシステムとなります。1990年代にアメリカからはじまり、世界中に広がっており、日本でも活用をする企業が急激に増加していっています。

日本では近年特に働き方改革の流れのもと、業績向上、営業生産性の向上や残業の削減のために大手企業だけでなく、中小企業まで幅広く活用が進んでいっています。

主な機能として、顧客情報を管理・分析するための機能、商談情報を管理・分析する機能、営業の行動を管理・分析する機能があります。顧客情報を扱うシステムをCRM(Customer Relationship Management)と言いますが、SFAはCRMの機能を包含している場合が大半です。CRMが持つ顧客情報を基礎的なデータとし、営業活動の情報、商談情報が紐づいていきます。

営業の管理者の方はSFAを活用することで、予算と比較した時の現在の商談の達成状況の管理、商談のスタータス管理、部下の提案や行動管理、商談のフローを管理したり、過去の顧客との対応履歴の把握など業績を達成するで必要な商談や営業の管理をすることができます。

SFAを導入しない場合の問題点

SFAが未導入の日本の企業はSFAが担うべく商談管理をエクセルや紙、ホワイトボートで行っている企業が多いです。

1.過去の履歴が残らず、自由に追加と削除ができてしまう

エクセルでの情報管理の場合は、営業定例や経営会議、戦略策定のための会議などにデータを集計するのにとても時間がかかります。同じような用途で活用するのにも関わらず、それぞれ毎に整形したり集計する必要があります。ある会社では毎四半期行われる重要会議のために、資料を作成するチームが土日に働き集計作業を行っておりました。

2.業績を管理するためにデータの集計に手間がかかり、多角的な分析ができない

名刺管理専用ツールではありませんが、完全無料で任意の項目で管理できるのが特徴です。また項目やシートの作り方によっては、商談管理なども併せて実現できることができます。ただし名刺のデータ入力を手作業もしくは、別サービスにてデータ化しなければならず、工数がかかってしまうのが難点です。

3.入力をするのが必然的にPCからになる

エクセルでの管理の場合には、顧客情報を入力するのは必然的にPCが必要になってきます。そのため営業の方はオフィスに一度帰社するなりして情報を記入をされているケースが大半となります。昨今働き方改革が叫ばれておりますが、より効率的な作業の仕方が求められてきています。

SFAを導入する主なステップ

1.SFA導入の目的の整理

まずはSFAを導入する目的を整理します。特に成果として重視する項目を決めるのも良いでしょう。営業の働き方の改善のような広いものから、管理表のオンライン化をまずしてみたい、名刺や顧客の情報を蓄積・可視化したいなど、さまざまな目的が考えられます。SFAは多様な使い方ができますが導入により達成したいことを決めると導入の設計やプロジェクトがスムーズに進むでしょう。

2.導入SFAの決定

後述の一覧などを参考にして、いくつもあるSFAから自社の規模や用途にあったSFAを選定します。

3.現在の管理方法のSFAへの移行

現在の管理方法で必要な情報や項目をSFAに移します。営業管理のフォーマットをSFAに移したり、自社で販売している商品の情報や目標・予算の情報をSFAに登録したり、会議で見る資料をSFAに再現させ実際の業務がSFAのみで運用できるように設定をしていきます。

4.SFAの活用の勉強会

実際に活用される営業の方に導入のための説明会を開いたり、マニュアルを提供します。実際に定着するまで繰り返し伝えたり、指摘をするのも大切です。使い方でわからないことがあった場合はSFAの会社のサポートに聞きましょう。

SFAを導入する主なメリット

1.経営者の方へのSFA導入のメリット

何より会社の業績達成能力が向上します。SFAを用いることで企業の売上を作る生命線である営業の管理と商談の管理の質が向上します。営業の行動件数、予算との差異分析、業績見通しの把握など経営者の方が日々把握されたい情報をシステム化が即時で、自動的に可視化し提供してくれることで企業全体の業績達成能力が向上します。また、営業管理が優れた会社の営業マネジメント、分析ノウハウをSFAに実装することで会社のさらなる成功が見込めます。また従業員の皆さまの生産性の向上が見込まれます。

2.営業責任者(マネージャー・管理職)の方のSFA導入のメリット

業績の向上以外に、顧客や商談の管理が今まで以上にはるかに効率的になります。エクセルや紙での管理の場合はどうしても過去の履歴が追えなかったり、行動管理も煩雑になりがちです。そもそも管理をあまりしてきていない場合は、勘や経験に頼って管理をしてしまうこともあるかもしれません。そういった場合はデータを活用することで科学的な営業管理のアプローチが使えます。SFAのシステムのサポートで顧客や商談管理が効率的になることで案件のアドバイスや部下の育成に集中できます。また会議の準備についても、管理者の方が見たいレポートや抑えたいポイントをシステムが自動的に可視化してくれるので会議時間の準備も大幅に短縮できます。

3.営業の方のSFA導入のメリット

自身の目標達成まで道のりが可視化されることで効率的な営業活動を行えます。それだけでなく社内での顧客の過去の応対履歴やつながりが可視化されることで受注率があがったり、顧客の引継ぎがスムーズに行えたりします。また最近のSFAは営業活動にまつわる各種社内の作業の手間をシステムが肩代わりしてくれることで業務を削減してます。

最近のSFAのトレンド

1.クラウドサービスの利用が当たり前になってきている

SFAのシステムはクラウドサービスを利用することが主流になってきています。オンプレミスの時代ではソフトウェアがアップデートされるたびにインストールしなおしが必要だったり、外部から必要な情報にアクセスできませんでした。クラウドが主流になったことでセキュリティを担保しながらもどこからも情報にアクセスできるようになり、またソフトウェアのアップデートのわづらわしさから解消されました。

2.営業の方の情報入力がより簡単に便利になってきている

SFAを活用する前の会社の場合は、商談情報を営業担当の方が帰社後だったり、一週間後だったりまとめてエクセルなどに顧客情報を記入している場合も多いでしょう。そういった場合は情報の抜け漏れが増えてしまったりもします。
昨今では国産のプラットフォームを中心にSFAの情報入力のインターフェイス(画面)がより洗練されてより利用者が入力しやすくなってきています。例えば移動中にスマホで入力ができるようなってきているシステムが増えてきています。また、グループウェア(Gmailなど)と連携をして営業の方のメールをそのまま取り込むことで顧客情報の入力の手間を減らしているものもあります。選択式で機能や入力補完(予測)機能も充実してきております。一昔前は顧客情報の入力も情報を入力するのは一手間でしたが、名刺をシステムで読み込みSFAにそのまま情報を展開する事で入力の手間を減らすも方法も一般的になってきております。
営業の方の残業時間を減らしより、生産性を高めるためにテクノロジーが活用されSFAの導入後の定着率があがってきています。管理者からだけでなく営業担当からも喜ばれるシステムになってきています。

3.より便利に高機能化していっている

SFAが出現した当初は商談を管理するだけのシステムでしたが、昨今は営業の方の営業活動全体をサポートするように様々な機能開発がなされていっています。また、働き方改革の流れもあり、他のシステムとの連携も増えています。例えば、社内のチャット(SlackやChatwork)と連携をすることで、案件の確認なども会議を開かなくても上司と部下のやりとりがオンラインでできるようになってきています。営業の行動管理のリマインドをメールだけでなくSlackなどにも飛ばすようなこともできます。見積り・請求書のテンプレートシステムとも連携することで、営業の方がSFAに入力した情報から見積り・請求書が作成でき、そのまま顧客に送付し、履歴も保存されるようになってきています。また、後述のMA(マーケティングオートメーション)と連携すること、見込み客のWeb上での興味情報や活動情報を可視化したり、顧客への案内のメールを自動化したり、失注した顧客を定期的に掘り起こすような活動を自動化することもできます。
もちろん、すべての機能をいきなり使う必要はありませんがそういったテクノロジーを活用することで令和時代の営業の働き方を実現することができます。

SFAを選ぶ際のポイント

これからSFAを導入される方のために選定のポイントを解説させて頂きます。

1.使いやすいこと

SFAは商談情報、顧客情報がきちんと入力されてこそ、精度の高い分析や管理ができるシステムとなっています。ユーザーの営業担当の方は基本的には毎日活用するシステムのため使いやすさがとても大切です。また管理者の方は部下の行動管理や分析、目標管理をSFAを使って行いますが、管理者の方が見たい項目が簡単に分析できたり、簡単に活用できることが導入を検討する上で重要なポイントになってきます。

2.サポートが充実している

SFAは使い始める時に、組織情報や顧客情報を登録し、普段エクセルなどで管理されている項目をSFAで再現する必要があります。また営業チーム、組織の変更や、戦略変更、商材変更などがあったときにも一定の設定の変更が必要となってきます。きちんと使いこなしていくためには、システムに慣れるまでのサポートが重要になってきます。昨今では電話対応だけでなく、チャットを使ったサポートなども行っている企業も増えてきています。

3.テクノロジー・将来性

1990年の登場から比べてSFAは格段に進化しています。当初は商談情報の把握や管理からスタートしたSFAも、昨今のテクノロジーの進化と合わせて営業の働き方改革を実現するための強い味方にもなってきています。これからも技術は進化していきますが、時代と共に進化していくSFAを選ぶのが良いでしょう。

国内のSFAツール紹介

ちきゅう

ジーニーが提供する国産のSFAツール。使いやすさが特徴でベンチャー企業から創業100年の企業まで幅広く活用されています。アドテクノロジーNo,1のジーニーがテクノロジーを進化させて高機能化が進んでいます。
月額 4,980円〜

SalesCloude

アメリカのSalesforce社が提供する。世界的に知名度の高い営業支援システムです。appexchangeというアプリのストアがあり様々なシステムと連携が必要です。
強力なワークフロー設計システムを保持しており、設計次第で多様な業務に対応ができます。
月額 18,000円〜 (Lightning Enterprise)

ナレッジスイート

SFAだけでなくカレンダー機能をはじめとしてグループウェアの機能ももっています。
月額 6,000円〜 https://knowledgesuite.jp/

e-sles マネージャー

国産の会社。古くからあり機能が多岐にわたっており、クラウドとオンプレミスと両方の対応が可能です。
月額 6,000円〜 (eセールスマネージャー Remiz Cloud スタンダード) https://www.e-sales.jp/

SFAと連携する他のシステム

SFAは他のシステムと連携をすることで、より営業活動の効率を高めることができます。SFAが連携するシステムの代表的な例を説明させて頂きます。

名刺管理ソフト

名刺管理システムとは名刺情報を組織で一元管理し、社内の人脈を可視化するツールになります。名刺管理をことで企業が取引している企業の担当者の情報を可視化できます。代表するサービスとしては、Sansanがあげられます。最近のSFAは名刺管理ソフトを内包しているツールも増えております。

マーケティングオートメーション

マーケティングオートメーションとは、マーケティング活動を可視化・自動化するツールのことです。SFAと連携することで、顧客ステージごとのナーチャリングを自動化することが可能です。代表的なツールだとマルケト、パードット、MAJINがあります。

グループウェア

グループウェアはネットワークを使用し、情報共有やコミュニケーションを行い業務効率を上げるツールの総称です。スケジュール管理、メール、社内の方法共有システムなどの機能が1つのシステムに統合されています。SFAと連携をすることで商談のスケジュールの連携、顧客とのメールやファイルの蓄積などができます。

ビジネスチャット

ビジネスチャットとは、不特定多数の人とやりとりするためのチャットと違い、社内のスタッフがやりとりするためのチャットになります。メールよりもくだけた表現でやりとりができたりスレッド型でプロジェクト毎に議論をすることができます。代表的なツールではSlack、MicrosoftのTeams、Chatworkがあります。SFAはチャットツールと連携することで案件についてのチャット上で議論ができたり、更新情報の通知ができます。

終わりに、、、

ここまで読んで頂いてありがとうございました。SFAは営業の商談を管理するツールから始まりました。業績の向上のために世界中の企業で導入が進んできました。最近では利用者により配慮するシステムになったり、商談管理だけでなく営業の生産性を全体を底上げするシステムに進化していっています。

営業管理・顧客管理に関連する記事

新着記事

ページ上部へ戻る